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数字档案馆模式研究(一)
作者:傅荣校  陈荣红  更新时间:2011-4-22

       数字档案馆模式研究()

 

——现阶段不可能有统一模式

 

 [  ] 本文认为数字档案馆现阶段不可能有统一的建设模式,其原因一是数字档案馆的建设主体——各实体档案馆承担的功能、服务范围和资源组织重心有很大的差别;二是实际部门基本上不可能复制一种模式;三是根据各地的工作基础、资金投入、技术运用与人才准备等方面条件的差异,不可能根据理想的模式,一揽子解决所有问题;四是数字档案馆有着从个体到群体的建设发展阶段,个体发展时期很难统一模式。

 

[关键词] 个体数字档案馆 群体数字档案馆 模式差异

 

引言

 

数字档案馆从九十年代产生以来,档案界对此研究骤然升温,成为档案学研究中一个重大的热点问题。目前可以检索到的有关数字档案馆研究的文章,多达百余篇[1],研究角度与侧重也各有千秋,有从概念入手分析、有从技术入手、而有的从信息资源组织与建设方面入手,分别对于数字馆进行了探讨;另外,档案部门也出现了一些数字档案馆的建设实践,使得数字档案馆成为理论与实践发展两重增长点。在数字档案馆理论与实践发展方面,有三个值得注意的标记性事项:一是国家档案局出台了档案信息化发展规划,标志国家档案事业新的发展战略的确立;二是深圳市2000年始建设我国第一个数字档案馆,200212 月国家档案局在深圳召开档案信息化现场演示会,给各地数字档案馆建设起着一定的示范作用;三是我国第一本有关数字档案馆的专著——《数字档案馆概论》2003年出版(李国庆主编),这是在深圳数字档案馆建设经验基础上写作而成,对于我国档案界研究数字档案馆问题有着相当好的启示意义。

 

近年来笔者对于数字档案馆予以比较大的关注,在学校的本科生与研究生教学中也开设数字档案馆课程,曾赴北京、天津、青岛等地进行过一些实践调研,与实际部门一起探讨并设计过数字档案馆的建设思路,同时参加与有关数字档案馆项目的鉴定、论证会,深感数字档案馆建设实践中,有一些问题急需解释、澄清并解决之。在本文,我们针对国内一些出现的数字档案馆类型,另外结合国外数字档案馆的一些认识,从模式角度探索如何因地制宜地建设数字档案馆。

 

本文从模式研究入手,主要是想说明一点:即在现有条件下,不可能有建设数字档案馆的统一模式。我们这个结论源于以下几个方面的认识。

 

(一)由建设主体的差异性决定

 

现阶段数字档案馆的建设,必须以单个数字档案馆为依托开展,因而,建设主体的差异,必然使数字档案馆呈现出不同的模式。

 

我国目前主要存在三种档案馆类型,即各级综合档案馆、专业档案馆和企事业单位档案馆。相应地,从档案馆作为主体构建各种各类数字档案馆,数字档案馆建设也可以分三类。这三者在服务对象、信息资源建设重心和实现目的方面是有一定差异的。

 

从服务对象上看,综合档案馆的服务面向社会公众,专业档案馆则以某专业系统服务为主,而企事业单位档案馆的服务对象主要是单位自身,三者承担责任的社会性也因而有较大差异。综合性档案馆承担服务社会的职责,具有很强的社会性,档案馆是利用档案史料的利用中心,主要体现在综合性档案馆身上。专业性档案馆和企事业单位档案馆相对来说,其服务社会的功能较差,不可能具有综合性档案馆的服务对象类型、规模和范围,因而,这三者的数字化之后的功能仍然有着很大的差别。

 

从信息资源建设重心看,综合数字档案馆收藏的主要是反映国家或某一区域历史发展进程的档案信息,需要在传承社会记忆方面发挥主要功能,专业档案馆则主要收藏具有交流意义的科技档案信息,而企事业单位档案馆所面对的信息类型主要是本单位形成的,但它们具有很强的动态性,要求有较好的信息收集、处理和更新功能,以便为企事业单位的业务工作服务。

 

从实现目的上看,企事业单位数字档案馆建设注重经济效益。而相比较而言,在经济条件许可的情况下,综合性档案馆的数字化建设更注重于社会效益,更讲究为社会服务,其存在的目的是为了保存社会记忆、承传人类文明。这方面的差异将导致企业单位档案馆和综合档案馆在数字档案馆的总体规划、实施步骤、投入产出效益等方面存在明显的不同。

 

(二)由实际部门的工作思路所决定

 

目前在数字档案馆建设上,档案界理论与实际部门有两种不同的心态值得注意与思考。

 

从档案学研究角度上看,我们表现出来一种相当理想化的心态。一是很想设计出一种通用模式或者理想化方案,囊括所有因素,探讨设计一个功能齐全的系统,以适用所有实际部门的数字档案馆建设;二是希望现有数字档案馆建设根据理想方案,毕其功于一役,一并解决设施、技术、标准与信息资源组织问题。当然,在本文里我们并不是批评这种理想化的心态,而是赞赏这种追求完善的研究态度,应该说,这是未来的一种发展趋势。

 

但是我们回到实际部门,就会发现推广这种标准模式或理想化方案并不太现实。事实上,实际部门在设计数字档案馆建设步骤与功能中,总是与我们设想的标准模式与理想化方案,有不少的差异,实际部门总是希望能够在某一点获得突破,以强调特色。

 

出现这种反差,一度也令笔者很困惑。初时以为是实际部门对于数字档案馆的理解问题,但经过一段时间的调研与交流,发现原因并不在此。事实上真正的原因在于实际部门对于工作思路的理解问题。对于实际部门而言,重复或复制一种标准化模式,意味着工作没有创新点。因而,设计一种标准化的模式,对于理论研究有意义,但对于现阶段的数字档案馆建设的指导意义,不能作过高期望。

 

(三)现阶段数字档案馆建设不可能一揽子解决所有问题

 

跟国外现有的数字档案馆建设相比,我国数字档案馆建设具有一种毕其功于一役的趋向,希望一揽子解决问题。

 

国外数字档案馆建设一般分两种相对独立的领域开展:一是档案数字化建设,早期主要体现于把馆藏历史档案数字化,依托数字图书馆等系统提供利用;另一是电子文件管理,出现了主要针对电子文件管理的相对独立的数字档案馆系统。由此,国外的数字档案馆及其建设项目主要可以划分为两种类型:一种是依托于数字图书馆项目的数字档案馆;另一种则是针对电子文件管理的相对独立的数字档案馆。

 

在国外,档案工作者有与图书馆工作者合作的良好传统,而图书馆在走向现代化的过程中具备了较为成熟的技能和社会化经验。所以,数字档案馆依托数字图书馆进行建设是顺理成章的事。越来越多的档案馆馆藏信息加入到国际联机检索系统中。目前有近百个档案馆将许许多多的全宗和收藏加入研究图书馆信息网络系统(RLIN)及联机自动化图书编目系统(OCLC)。”[2]若把数字档案馆翻译成“Digit al Archives”,并以此为检索词在因特网上进行搜索。检索的结果表明:“Digit alArchives”的含义更接近于数字档案数字化档案。如在罗斯福总统图书馆的主页上,有专门的“Digit al Archives”栏目,这个栏目发表了10000份与罗斯福总统相关的数字化档案。这些数字化档案的形式有文本的、图像的、照片的、音频的、视频的等;再如斯威士兰数字档案Swaziland Digit alArchives),就是提供有关斯威士兰历史照片的数字副本(Digit al Copy)以供利用的。[3]

 

数字档案与数字图书在原始性、保密性等方面有很大的差异。由此,数字档案管理在软件和硬件方面、在信息系统的设计过程中会有一些特殊的要求,特别是对那些由电子文件转化而来的电子档案的管理而言。在条件适可的情况下,档案馆或文件管理部门有必要开发相对独立的数字档案馆项目。在国外,与此相关的最具代表性的相对独立的数字档案馆项目要数美国国家文件和档案管理局(NARA)组建的电子文件档案馆(ERAElectronic Records Archives) NARA开展的电子文件档案馆项目始于2000年,旨在建立一个自动化程度很高的集成系统,在提供数字资源服务的同时,管理、维护各种类型的电子文件,并保证其真实性、完整性和长期可读性。为此,NARA资助了很多项目,包括著名的Inter PARES项目。

 

我国对于数字档案馆的研究与实际建立模式,是从全方位角度考虑的。在前些年,笔者与实际部门共同探讨有关数字档案馆的功能设计问题,提出过一个比较综合的功能方案,认为建立数字档案馆应该包括以下功能子系统[4]:综合档案业务管理子系统;电子文档管理子系统;档案数字化子系统;Web 查询与信息收集、发布子系统;系统管理与维护子系统等。

 

杨公之主编的《档案信息化建设实务》中,则把数字档案馆的功能定义为四大方面[5]:一是档案接收,内容包括:归档文件的接收、传统档案的数字化、公众网数字信息采集;二是档案管理,内容主要包括:数字档案标准化,元数据著录、多媒体档案标引、目录管理、档案鉴定、档案迁移、报表打印、信息统计等;三是档案利用,内容主要包括:档案信息开发、综合智能查询、网站信息发布和光盘发布。四是系统维护,内容包括:数据转移和备份恢复、病毒防范、身份鉴别和访问控制、信息加密和完整性校验。

 

李国庆主编的《数字档案馆概论》中,也相应地提出过目前数字档案馆建设应该完成以下业务[6]

 

1)接收应归档的电子文件及其元数据,并对电子政府和立档单位的电子档案、文件实行卸载报盘接收和网络在线接收,以及时获取电子文件,防止重要文件的流失;

 

2)将现有馆藏档案数字化,实现数字化档案资源的网上发布和传递;

 

3)支持对馆藏各种档案实体的自动化管理;

 

4)支持以网络连接行业、政府信息资源库及不同档案馆的数字化馆藏,能够提供分散于不同地区的档案信息资源,实现档案信息资源共享;

 

5)组织对数据的有效访问和查询,使用户可以通过网络对数字化档案信息(包括目录、索引和全文)进行查阅。

 

从以上数字档案馆承担的业务上可以看出,我国档案界在数字档案馆的理论设计与实际建设过程中,是不同于国外档案数字化建设与电子文件管理两条腿走路的模式,我们是尽可能从一揽子解决问题的角度,提出相应的功能设计。但在实际建设中,由于技术运用、资金投入、人才支持等因素的影响,完整体现这些功能的模式几乎不存在。一些初步建成或在建的数字档案馆,基本上是数字化方面做了比较大的工作,而且这一块工作往往有点不计成本;在电子文件的接收方面,由于有关标准、规范的缺乏或电子文件管理系统的不完善,也几乎没有真正的开展。另外,由于有些档案馆原先的现代化基础与数据准备工作比较差,基本上还是处于一种补课还债状态,需要花很多时间向数据库中输入条目。因而,在这种工作状态与技术运用情况下,想要解决所有问题的方案并不可行,在我们所了解的一些数字档案馆方案中,觉得解决某些单项业务,比总体一并解决所有问题,更显得可行。

 

(四)数字档案馆从个体到群体的模式

 

数字档案馆,根本上说是档案管理现代化发展到一定阶段的产物。90年代以来,我国档案管理现代化,有着四个比较明显的发展阶段,即:

 

1)档案馆的自动化阶段:主要表现为档案的自动编目和检索、档案的自动标引、计算机局域网与档案信息共享以及档案库房保护技术的现代化,包括档案库房温湿度自动控制、档案库房防火、防盗、自动监测、报警。[7]

 

2)档案馆上网阶段:19992月,在中国电信联合国家40多家部委(办、局)的信息部门共同倡议发动政府上网工程之后,各级各类档案馆以极大的热情投入到与国际互联网相连的工作中。目前,已有几百个中央级、省(市)级、县级和学校、企业等档案馆在互联网上建立了主页,基本设置了局馆简介、馆藏资源、馆内业务、行政执法、行政管理、档案学会等栏目,在档案部门的宣传、服务和交流等工作方面起到了很大的作用。

 

3)资源组织与建设阶段:这主要表现在各类档案信息资源数据库的建设上,特别是完成目录数据库建设,如我国档案事业发展规划,争取在·期间将目录数据完成数字化工作。

 

4)基于电子政务平台的数字档案馆建设阶段:把数字档案馆建设有机地融入电子政务平台化建设中,通过三网一库,使其包含于统一的国家电子政务平台。

 

从数字档案馆的建设现状看,有的处于现代化发展的第三个阶段状态,有的则到了第四阶段的状况,但无论处于哪一阶段,数字档案馆都有一个从个体到群体的发展,有一个现代化管理逐步递进的过程;无论是对于档案管理现代化的补课,还是在现代化基础上的突进,从建立个体数字档案馆开始,进而向群体数字档案馆推进,应该是我国档案部门借助于电子政务平台化建设的发展战略。为此,数字档案馆建设大体上可分两个阶段进行:第一个阶段是以各级各类档案馆为主体组建各类个体数字档案馆,达到个体管理的现代化;第二个阶段是各类个体数字档案馆之间的互联和资源共享,达到建立国家档案信息资源网的目的。

 

我们赞同数字档案馆应该有狭义和广义之区分[8]。狭义的数字档案馆指其中的个体档案馆,其含义除了馆藏档案数字化的工作外,还涉及档案信息的采集、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定、统计等全过程,代表的是一种信息环境和基础设施的构建(如软、硬件系统的设计和组织实体的建立)。

 

狭义数字档案馆以个体档案馆为概念主体和行为主体,是随着计算机网络技术、数据库技术、多媒体技术发展而产生的,是传统档案馆依赖数字化技术,把文字、声音和图像转化为数字形式,以数字方式进行档案信息的存储、传输和处理,实现馆藏信息资源和管理职能数字化的一种新的档案馆形态。其工作过程是:接收来的档案整理后,经过数据加工,分解出元数据和对象数据,并分别集成为元数据库和对象数据库。其中,元数据库用于查询系统,汇集到数字档案馆中心;对象数据库用于具体检索,分散保存在各地档案资源库中。当特定用户通过本地终端查询元数据后,需要进一步检索对象数据时,由对象数据系统确认了各自的权利和义务后,在受控的条件下将对象数据传送给用户。每一个对象数据在数字档案馆系统中应具有惟一的调度码,根据调度码定位其在档案资源库中的位置。这样,调度系统就解决了如何调度对象数据到用户的问题。再通过统一所有档案资源系统的查询条件,就能解决不同系统之间的检索条件共享问题,实现档案数据共享。

 

而广义数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间,是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体,是一种基于网络环境下的数字化信息共建共享的社会档案馆系统,是一个以有序的信息空间和开放的信息环境为特征的,面向对象的分布式网状结构模式。因而,广义的数字档案馆从理论上说,可以是一个国家档案信息网络。

 

总而言之,从狭义数字档案馆到广义数字档案馆,未来的数字档案馆建设会涵盖方方面面。但就目前而言,我们应该根据现实情况,作有步骤、分阶段的推进。数字档案馆模式及其建设应该包括三种类型、两个阶段,并涵盖文件管理全过程。数字档案馆模式的三种类型是指综合档案馆的数字档案馆模式、专业档案馆的数字档案馆模式和企事业档案馆的数字档案馆模式。数字档案馆建设的两个阶段是指:一是各类个体数字档案馆建设;二是各类个体数字档案馆之间的互联,实现资源共享。涵盖文件管理全过程是指各类个体数字档案馆不只着眼于对档案的收集、管理和提供服务,还应按照文件生命周期理论和文件连续体理论,遵循一定的管理原则,对文件从产生、现行使用到最终处置的整个过程进行管理,当然,要做到这一点,可能我们还要做更多的努力。

 

 

 

注释:

 

[1] 在全国学术期刊网,输入数据档案馆词条,检索可得在1994年到2004年之间, 有关数字档案馆的文章为194 篇。

 

[2] (美)威廉·W·莫斯:《档案利用服务》,载《外国档案工作动态》19985):2

 

[3] 赵屹、陈晓晖:《对数字档案馆的简单认识》,载《档案学通讯》20035):38

 

[4] 傅荣校著:《档案管理现代化——档案管理中技术革命的动态审视》,浙江大学出版社,2002 年,第349页。

 

[5] 杨公之主编:《档案信息化建设实务》20038月,中国档案出版社出版,第256-259页。

 

[6] 李国庆主编:《数字档案馆概论》,北京:中国档案出版社,2003年,第10页。

 

[7] 傅荣校:《关于数字档案馆的思考》, 载《档案学通讯》20015):27

 

[8] 李国庆主编:《数字档案馆概论》,北京:中国档案出版社,2003年,第10页。

 

作者 浙江大学信息资源管理系  傅荣校  陈荣红)

 

 

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