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数字档案馆模式研究(二)
作者:傅荣校  陈荣红  更新时间:2011-4-22

数字档案馆模式研究(二)

 

——现阶段综合性数字档案馆建设模式初步介绍

 

 

 

 [  ] 基于对数字档案馆的基本认识,本文以综合性档案馆组建的个体数字档案馆实践,初步评述深圳市、青岛市、杭州市及萧山区等大中、小型综合数字档案馆模式,说明它们不同特色及其不同的适用性,试图从更微观的角度认识各种各类数字档案馆。

 

[关键词] 数字档案馆建设模式 深圳模式青岛模式杭州模式萧山模式

 

(一)大中型综合数字档案馆模式

 

     1、深圳模式

 

     跟经济发展中的深圳模式一样,在数字档案馆建设中的深圳模式也是相当典型与有代表性的,其创新与前卫发展思想,在档案工作理论与实践中,有着重大意义。

 

 20005月,国家档案局把数字档案馆工程研究与开发作为该年度全国重点档案科技攻关计划,下达给深圳市档案局与国家档案局科研所共同承担,并将其纳入国家档案局的十五规划,这是我国第一个数字档案馆的研究与开发项目。[1]2002 12 8 日,国家档案局在深圳召开了档案信息化建设现场演示会,深圳市档案局馆向与会代表成功地演示了深圳数字档案馆应用系统的各项主要功能,这标志着深圳数字档案馆系统工程建设项目已经取得了阶段性成果。[2]

 

     深圳市档案馆把所建的数字档案馆定位于国家综合性数字档案馆,归属于电子政务系统,并把它作为政府信息的综合发布平台,主要完成以下几个方面的工作:一是基础设施的构建,如建立局域网、政务网和公众网三个层次的网络环境,以及相应的软硬件基础设施;二是进行档案信息资源建设,包括馆藏档案的数字化、各立档单位档案文件材料的接收、各种具有档案性质的专题信息资源库里的档案信息的采集,以及互联网上具有档案价值的信息的搜集;三是应用系统的开发,包括建立信息的采集、管理、利用和维护模块;四是进行标准规范建设,如制定各类管理性、业务性和技术性标准规范;五是进行人才队伍建设。

 

 根据深圳市数字档案馆建设的设想和总体架构,深圳市数字档案馆由文件管理系统、文档管理系统、档案管理系统、目录中心管理系统四个部分组成,分三阶段实施,近期规划实现馆藏的数字化和馆务的自动化,即建立档案管理子系统;中期规划实现文档管理系统和目录中心管理系统;远期规划实现文件管理系统。[3]”

 

     当前,深圳市数字档案馆建设的近期规划已实现,即基本实现了馆藏的数字化和馆务的自动化。同时,深圳市在建的集行政中心、文化中心和商务中心为一体的市民中心即将完工,届时将有20多个政府部门集中在该中心办公。按照国外惯例,市政府在市民中心专门划拨给档案局一万平方米,供统一管理各部门文件使用。深圳市档案局拟在市民中心建立文件中心。文件中心建立后将实行党政机关和事业单位办理完毕文件的集中管理,除不适宜集中和国家有特殊规定的文件档案外,政府各部门原则上不再单独设立档案室,以利于政府信息资源的共建共享,提高行政效率和水平。[4]”

 

     深圳市数字档案馆规划比较全面,规模大、投资大,同时数字档案馆包括文件中心这一实体,并以此解决机关单位的档案管理问题,这既有文件管理的传统特征,又有数字化之后的现代化特征,这是深圳模式领先于其他地区档案信息化与数字档案馆建设的基础,也是其突出特色。

 

2、青岛模式[5]

 

    青岛市档案馆于2001年下半年正式启动数字档案馆工程,把数字档案馆概括为运用数字设备和技术收集、管理并提供利用数字档案信息的系统。其数字档案馆工程包括三方面的内容:

 

     一是配备了数字档案馆建设所必须的设备体系。主要包括服务器、交换机、缩微胶片数字化设备、视频音频信息采集设备、数码摄像机、扫描仪及相关的编辑、喷绘、光盘刻录等设备,还专门铺设了连接市委、市政府计算机中心及国际互联网的光缆。

 

     二是实施了档案数字化和数据库建设。

 

三是按照数字档案馆建设要求,研制开发了一整套数字档案信息管理系统。数字档案信息管理系统主要包括:档案信息接收、采集系统、管理存储系统和开发利用系统。

 

     从青岛市数字档案馆建设实践的三方面内容来看,第二方面内容,即档案数字化和数据库建设,是青岛模式的鲜明特色。青岛市数字档案馆档案信息资源建设的特色是构建了实时性很强的多媒体档案信息数据库,对重大活动、重大项目和重大事件进行了及时的记录。从20033月起,青岛市档案馆每天通过网络接收青岛电视新闻及部分专题节目,形成数量较大的多媒体档案信息,并随时对接收的多媒体档案信息进行著录;同时,还加快了音像档案的收集、拍摄进度,除了接收各单位移交的音像档案外,直接参与了全市重大活动、重大项目、重大事件的拍摄工作;同时,青岛市档案馆还实施了城市记忆工程,拟将青岛市的基本面貌拍摄一遍,为后人留下宝贵的反映城市历史面貌的音像档案资料。

 

     3、杭州模式

 

     杭州市数字档案馆项目称为杭州市网上档案馆,正如这个名称所反映的那样,杭州市网上档案馆建设目标就是要为市政府各机关和市民提供方便快捷的信息服务,使其足不出户、轻点鼠标就可以浏览到开放档案信息和现行文件中心的信息。与深圳市、青岛市数字档案馆项目一样,杭州市网上档案馆的一期工程主要是配备计算机软硬件设备体系、进行纸质档案的数字化加工、构建各种档案信息资源数据库、开发数字档案信息管理系统等。20031225,杭州市网上档案馆项目(一期)进入试运行阶段。200410月,杭州市网上档案馆二期项目系统建设开始招标。二期项目的建设内容主要是在网上档案馆一期的基础上,完善杭州市档案局(馆)存储、网络、安全、数据等平台,并进行系统集成以及杭州市档案局(馆)门户网站建设。

 

     与深圳市、青岛市数字档案馆项目相比,杭州市网上档案馆一期项目的开展主要有以下几个特点:一是投入较大。杭州市网上档案馆总共设计投资近千万,一期项目投入约305万,主要用于软硬件建设及部分传统档案数字化;二期将投入89万用于杭州市档案局(馆)门户网站建设,还有三期后续项目需要开展。二是在网上档案馆项目开展过程中,档案局(馆)与市政府信息部门合作良好。杭州市网上档案馆项目不仅是杭州市政府电子政务建设的重要工程之一,还是由杭州市档案局和杭州市政府办公厅信息处理中心联合建设的。[6]并于2004年在部分市级机关单位进行电子文件归档试点工作,提出抓好OA 电子文件与网上档案馆衔接的档案软件改版升级的数据交换系统,以满足目前信息化发展的要求。[7]”三是开发了功能非常齐全的档案信息管理系统。杭州市网上档案馆档案信息管理系统各功能模块主要有档案采集系统、档案资源管理系统、档案资源利用管理系统和档案局() 办公智能化系统(OA 系统) ,比较好地实现了档案的现代化管理。

 

 

 

     (二)小型综合数字档案馆模式:萧山模式[8]

 

     杭州市萧山区数字档案馆主要面向萧山区政府各机关单位以及下属的三个镇和若干行政村,是个典型的区域性数字档案馆。萧山档案馆的档案信息化建设开始于1998年,第一个五年规划的主要任务是进行档案数据库建设,目标是实现传统的手工检索向计算机检索过渡。现已形成一个由馆藏档案数据库(170万条)为核心、各基层档案室数据库(40万条)为补充的区域档案数据库中心,共建数据库记录210万条,为萧山区档案信息化建设提供了很好的数据基础。概括而言,萧山区数字档案信息资源建设主要有以下几个特点:

 

 一是数字档案信息资源有特色。萧山档案馆以利用为本,建立了以文件级数据库为基石、专题数据库为补充的电子检索体系。专题数据库是萧山档案信息资源建设的重要特色。因其,一方面显示了资源的特色;另一方面使得这些数据库小而活,可以适应多方面的需求;再一方面,基于用户需求产生的专题数据库使得数字档案馆更贴近百姓的生活。

 

     二是数字档案信息资源建设有方法。对于一个区域性综合档案馆来说,人力、物力、财力都是有限的,要在较短的时间内完成档案数据库的建设并非一件轻而易举的事。为此,萧山区档案馆对档案信息资源的建设进行了很好的组织分工,即由档案馆制定各种数据格式、开发各种专题数据库模板并负责数据库的维护等技术性工作,资源录入则采用共建、共享、共进的原则。

 

     所谓共建,即档案馆与各基层单位共建档案数据库,由档案馆负责已进馆的档案(基本上是1990年前的档案),各基层单位负责档案室的档案(1990年以后的档案)。这样,数据库建设就由原来的档案馆独家承担,分解为100多家单位共同承担,解决了档案馆数据库建设的后顾之忧。所谓共享,指的是在共建的基础上,建库双方进行数据库交换,这样就使得双方均拥有完整的档案数据库,从单位成立至2001年的档案均可采用计算机检索。所谓共进,指共同推进区域档案数据库中心建设、共同提高馆室的档案信息化管理水平。萧山区档案馆在1999年就发文明确规定,各立档单位向档案馆移交档案时必须同时移交电子目录,鼓励移交电子档案。2001年,萧山区档案馆电子目录交换项目通过省级档案科研项目鉴定,四年多以来,萧山区档案馆共接收了60多家单位的电子目录库和电子档案库。通过设置统一的移交格式与交换平台,萧山区档案馆能在第二年接收到一些试验单位的电子目录,而且通过链接,档案馆能利用、控制各移交电子目录的单位的电子文件,从而呈现一种分散式保管的模式。

 

 通过共建、共享和共进,萧山区档案馆于2002年基本完成了档案数据库的建设,为数字档案馆的进一步发展奠定了良好的资源基础。

 

     三是数字档案信息资源建设投入少、产出高,效益好。杭州市萧山区档案馆在进行数字档案馆建设的第一阶段,即在进行档案数据库建设的四年时间里,总共投入的经费才50多万元,主要用于计算机、网络等硬件的配备和临时工工资的支付。这么少的投入却建立了较为完整的数据库和有特色的专题库,很大程度上得益于其组织管理模式,得益于共建、共享、共进原则。

 

     完成了档案目录数据库建设之后,从2003年始,萧山区数字档案馆建设转入第二阶段,即进行数字档案馆平台建设、数字化加工及乡镇数字档案室建设时期。目前,数字化加工和乡镇数字档案室建设正在如火如荼地进行中,逐渐形成一种以区档案馆为中心,联结各移交单位数字化档案室的区域性档案信息网络。

 

(三)综合数字档案馆模式特色分析

 

 基于以上对各大中、小型综合数字档案馆的案例介绍及分析,我们将各自特色作以下一般归纳。

 

     1、深圳市数字档案馆模式的特色

 

 深圳市数字档案馆模式的特色主要体现在两方面,一是其整体规划和总体架构比较完整。不仅有对馆藏数字化和馆务自动化的具体规划,还提出了实现文档管理系统和目录中心管理系统的中期规划以及实现文件管理系统的远期规划。二是设有文件中心,试图以文件中心为依托,解决电子文件的接收和管理问题。即在立档单位建立完善的文档管理系统的基础上,档案馆通过文件中心对立档单位形成的文件实施有效的管理及提供及时的利用。

 

     深圳市数字档案馆模式之所以具有那么完整的规划和总体架构,之所以要建立文件中心以解决电子文件的管理难题,在很大程度上得益于深圳市建设数字档案馆的良好的社会环境条件。概言之,深圳市档案信息化建设具有四大优势:

 

     一是环境优势。深圳是经国务院批准的我国信息化建设的试点城市,深圳市政府对信息化建设极为重视,经费投入逐年增加。九五期间,深圳率先建立了信息组织领导体系和信息法规框架,初步建成了宽带IP城域网和交互有线电视网;政府各部门普遍开展了信息化建设;多数大中型企业建立了信息系统,信息应用遍及金融、税收、公安、人事、劳动、社保、交通口岸、海关、城管、科技、教育、卫生等20多个重要社会公共领域, 建立了200 多个各类数据库。

 

     二是政策优势。深圳市数字档案馆被纳入到政务信息化建设中,成为电子政务建设的重要组成部分之一,并作为十五期间市信息化重点建设项目之一;数字档案馆将作为政府信息资源库,成为政府信息资源中心和数据转换站,成为市民查询有关政府文件法律法规和政府办公信息的窗口;由深圳市人大常委会审议通过颁发的《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》明文规定:市、区政府应当加强档案管理的信息化、现代化建设,支持电子档案、文件网络系统的开发和利用,推动档案文件信息资源共建共享。这使深圳的档案信息化建设得到了强有力的政策、法律支持。

 

 三是基础优势。深圳市市属机关、企事业单位计算机使用普及率高:目前一半以上市属单位建有办公自动化系统,日常的公文流转和办公活动,都可以通过网络进行,光纤线路已连接到市、区政府机关。立档单位向档案馆移交档案时,能够同时移交目录数据软盘,用户可以在馆藏档案管理系统中对档案进行条目式检索。深圳市档案馆内部建有局域网,包括足够数量的各种服务器、工作站、网络骨干交换机等硬件设备,以及“SD2000”档案管理系统、馆藏档案管理系统和办公辅助系统等应用软件系统。

 

四是技术优势。深圳市毗邻港澳,现代高新技术信息传播快,是全国计算机应用技术的重要研发基地。目前深圳市政府各部门的网络基础设施构建、办公自动化系统应用及各类数据库建设等都已达到了较高的水平。

 

 这四大优势为深圳市在各立档单位建立能够保障电子文件真实性、完整性和有效性的文档管理系统并通过文件中心实现对电子文件的有效管理和利用奠定了良好的基础。在这种条件下,深圳市数字档案馆建设及实现有了技术、政策、环境等的依托和保障。这四大优势是青岛市、杭州市乃至全国其它城市所不具备的。所以,从某种意义上说,它们的数字档案馆建设或发展模式,别处很难照搬照抄,但是深圳模式的发展是很有启示意义的,即数字档案馆建设和档案信息化建设,如果纳入整体信息化规划,密切联系相关部门并取得它们的支持,工作效果就会事半功倍。

 

     2、青岛市数字档案馆模式的特色

 

     青岛市数字档案馆从其建设的整体情况来看,属于典型后起型的个体数字档案馆模式。从其基础设施的配备、档案信息资源的建设乃至数字档案信息管理系统的开发和档案信息网的开通,都比较符合狭义数字档案馆的含义,符合人们对个体数字档案馆项目的期望。青岛市数字档案馆模式另一个比较有特色的地方是构建了多媒体档案信息数据库,即青岛市档案馆每天通过网络接收青岛电视新闻及部分专题节目,并直接参与了全市重大活动、重大项目、重大事件的拍摄工作,还实施了城市记忆工程等。档案馆以更为积极主动的身影参与到保留和积累城市记忆、社会记忆的工作中。青岛市数字档案馆在多媒体档案信息资源建设方面的这些创举和经验被全国有条件的各种各类档案馆所借鉴和吸收,产生了良好的社会效果。2003年笔者在青岛市档案馆调研时,潘积仁副局长谦虚地说他们只是在为现代化管理补课,但他们的进程却是比较踏实,有着自身一定的特色。

 

     3、杭州市数字档案馆模式的特色

 

 与深圳市、青岛市数字档案馆模式相比,杭州市数字档案馆模式的重要特点是其开发的档案管理系统功能比较完备,重视档案信息的发布与开放利用。同时,市政府办公厅也非常重视电子文件的管理问题。同时,从技术运用上看,档案馆的数字化工程是由市政府信息中心统一规划进行,与市政府的办公自动化关系非常密切。但从规划上看,投入比较大,可能经济欠发达地区难以仿效。

 

     4、杭州市萧山区数字档案馆模式的特色

 

     杭州市萧山区数字档案馆是一个典型的区域性数字档案馆模式,专题数据库的开发是数字档案信息资源建设的重要特色,而数字档案资源的共建、共享、共进是其组织、管理模式方面的主要特色。另外,我们觉得萧山模式的另一个特点就是数字化档案馆分步骤进行,不采用一揽子解决方案,有效利用有限的投资,在数字化方面开展却有比较好的成效。因而,对于县区级综合性档案馆的数字档案馆建设而言,这一模式比较有示范意义。

 

 注释:

 

 

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[1] 方燕:《数字档案馆的研究与开发》,载《档案学通讯》2001(5) :29 - 30

 

[2] 李国庆:《深圳数字档案馆建设的理论架构及阶段性成果》,载《中国档案》2003(3) :11

 

[3] 方燕:《数字档案馆的研究与开发》,载《档案学通讯》2001(5) :29 - 30

 

[4] 李国庆:《现行文件公开提供利用的理论思考与实践探索》,载《档案与建设》2002(10) :15

 

[5] 青岛市档案馆:《数字档案馆建设构想与实践》,载《中国档案》2003(3) :15

 

[6] ht tp : / / www. hzda . zj001. net / show- hdr .php ? xname = RU768U0 &dname = FBS9PV0 &xpo s = 6

 

[7] ht tp : / / www. hzda . zj001. net / show- hdr .php ? xname = RU768U0 &dname = FBS9PV0 &xpo s = 9

 

[8] 陈金冠:《综合档案馆区域性数据库建设实践探析》,载《中国档案》2003(9) :21 – 22

 

[作者简介] 傅荣校:男,1965年生,浙江大学信息资源管理系书记、副系主任,博士、教授,中国档案学会理事,浙江省档案学会常务理事、学术部主任。

 

陈荣红:女,1979 年生,浙江大学档案学专业硕士,供职于杭州市城建档案馆

 

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