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档案馆开发档案资源的含义、形式与措施
作者:管先海  更新时间:2011-4-22

档案馆开发档案资源的含义、形式与措施

 

  

   档案馆档案资源的开发在整个档案馆工作中占有重要地位。笔者仅就档案馆开发档案资源的含义、形式及措施谈几点粗浅的看法,以求教于档案界同仁。
  一、档案馆开发档案资源的含义
  档案资源是指档案的物质载体及其所含的信息。档案作为一种物质载体固然是一种资源,但档案之所以成为一种资源,更重要的是在于它所包含的信息内容。因此,笔者认为,从这种意义上讲,档案资源也可称之为档案信息资源。档案馆开发档案资源的实质就是开发档案信息资源。
  笔者认为,档案馆开发档案资源的含义可以表述为:档案馆工作者将本馆及其它兄弟单位所收藏的静态的档案信息资源,经过采集、加工、存贮和输出等方式和手段,最大限度地揭示出来,及时、准确地传递给一定地用户,从而实现档案信息资源活化和共享过程。笔者所表述的这一含义,可以从以下几个方面理解。
  第一,它的开发主体是档案馆工作者。具体是指档案馆从事开发档案信息资源工作的部门和个人。其主要任务是尽力发掘馆内外档案信息资源,使固化的档案信息资源活化,最快最大限度地为用户所利用。
  第二,它的开发对象是本馆及其它兄弟单位所收藏地档案信息资源。其中馆藏档案信息资源是开发的重点。档案馆在开发档案信息资源的过程中,应坚持馆藏档案信息资源开发为主、非馆藏档案信息资源开发为辅的原则,在重点开发馆藏档案信息资源的同时,尽可能地开发非馆藏档案信息资源。
  第三,它的开发任务是实现档案信息资源活化和共享。档案信息资源是以文字、图表、声像等形式记录于一定物质载体上的一种固化的信息资源,如果不开发就是死的,久而久之,就有可能被毁坏;只有经过开发,才能激活其中隐含的信息,为人们所利用,转化为生产力,产生一定的经济效益和社会效益。档案馆的开发任务就是要将静态的档案信息资源,经过采集、加工、存贮,进而转化为动态的档案信息资源,直接满足利用,从而实现档案信息资源共享。
  第四,它的开发目的是最快最大限度地满足用户地档案信息需要。即将档案信息资源中所隐含的知识信息,最大限度地揭示出来,及时、准确地传递给一定的用户,从而更好地发挥档案信息资源的作用,实现档案信息资源的价值和使用价值。
  二、档案馆开发档案资源的形式
  1、服务型开发。包括一般地阅览服务、外借服务、咨询服务、检索服务、制发档案证明等。这些既直接或间接地向用户揭示了档案信息资源,也帮助用户为利用档案及其所含某种信息提供了方便。服务型开发是档案馆最基本、最常用地常规性开发形式。
  2、宣传型开发。要让用户利用档案信息资源,就要对档案信息资源予以充分的宣传报道。其形式包括档案陈列、档案展览以及其它形式的档案宣传报道等。宣传型开发是档案馆利用档案资源服务于社会用户的一种最直观的开发形式。
  3、编纂型开发。即将分散在各个馆库、各个全宗、各个类目、各个卷宗的档案或其知识元,经科学组合而成为用户特定需要的知识系统,也就是平常我们所说的档案编纂工作。其形式主要有全录式、节录式、全录节录结合式三种。编纂型开发是档案馆开发档案信息资源的一种高层次的颇受用户欢迎的开发形式。
  4、编研型开发。其形式主要有全宗介绍、档案馆指南、大事记、机构沿革等。这些对帮助用户了解馆藏、利用档案及其所含信息具有重要的指导意义。编研型开发也是档案馆对档案信息资源进行高层次开发和深度开发的一种形式。它是通过对档案信息资源进行整理、分析、再创造而形成的新知识、新资源,比编纂型开发又高了一个层次。
  5、教育型开发。即进行用户培训,使用户了解馆藏档案信息资源和非馆藏档案信息资源,掌握档案检索的基本方法。教育型开发是档案馆通过用户开发档案信息资源的一种间接开发形式。
  6、技术型开发。即将科技档案信息资源中所蕴含的新技术、新方法、新成果充分开发出来,编成各种专题技术资料汇编,向企业、农村进行传递,直接为经济建设服务。技术型开发是档案馆服务于经济建设地最直接地开发形式。
  7、交换型开发。即各档案馆之间相互交换档案信息地开发形式,也就是平时我们所说地馆际交流。交换型开发是开发档案信息资源的一种必要的补充形式,也是加速档案信息资源开发、实现档案信息资源活化和共享的重要手段和途径。
  8、现代科技型开发。即利用电子计算机技术、缩微技术、复印技术、光盘技术、声像技术、通讯技术、网络技术等现代科技设备和手段开发档案信息资源的形式。现代科技型开发是一种最先进、最理想,而且又耗资最多、难度最大的开发形式。
  三、档案馆开发档案资源的措施
  档案馆开发档案资源的措施,可以归纳为以下几个方面。
  第一,改变过去藏档楼被动服务的观念,积极主动地开发档案信息资源。这就需要档案馆从以下几个方面努力:(1)解放思想,提高认识,摒弃开发档案信息资源危险论,扩大档案接收渠道,优化馆藏档案结构,健全各种档案检索体系,在不失档案机密的情况下最大限度地开发档案信息资源;(2)充分利用各种服务手段和形式(如档案阅览、档案外借、档案咨询、档案编纂、档案编研、档案陈列和展览等),全面地开发档案信息资源;(3)结合实际需要(如党和政府地中心工作、重要纪念活动以及突发事件等),有针对性地重点开发档案信息资源。
  第二,建立健全地方特色的档案工作,大力开发地方特色档案信息资源,更好地为本地经济和其它各项事业服务。地方特色是指一个地方独特的并且为其它地方所没有的突出特点,主要包括地方自然(或地理)特色、地方历史特色、地方经济特色、地方文化特色、地方民俗特色、地方人物和事件特色等诸方面的内容。只有建立健全地方特色档案工作,大力开发地方特色档案信息资源,才能更好地为本地的经济建设、科学研究和其它各项事业服务。这就要求档案馆从以下几个方面努力:(1)广泛深入地进行调查研究,制订出本地建设地方特色档案工作地总体规划;(2)从实际出发,加强对本地地方特色档案建设工作的业务指导;(3)注意征集反映本地地方特色的档案材料,加强馆藏档案中地方特色的成分;(4)广泛征集反映本地人物、自然、经济、文化、历史状况的书刊资料;(5)有效利用和开发地方特色档案信息资源,为振兴地方经济、繁荣地方科学文化事业服务。
  第三,提高档案馆工作人员业务素质和用户开发档案信息资源的意识与能力,最大限度地开发档案信息资源。首先要提高档案馆工作人员业务素质。当代档案信息资源地开发已深入到档案地知识单元之中,没有一定的专业学科知识、档案学专业知识及其相关的历史学、方志学、图书馆学、情报学、行政管理学、古代汉语等学科知识,开发档案信息资源的工作就难以顺利进行。提高档案馆工作人员的业务素质是档案信息资源能否有效开发的关键。其次要提高用户开发档案信息资源的意识与能力。档案馆工作者有帮助用户开发档案信息资源的义不容辞的责任,但如果用户缺乏档案信息资源开发意识,不懂得档案检索方法,那么档案信息资源的开发是不会充分的。积极开展对用户的档案信息意识教育和开发档案信息资源能力培养是实现档案信息资源开发的重要环节。
  第四,积极开展馆际交流,实现档案信息资源和人才资源的共享。任何一个档案馆馆藏都是有限的,各档案馆之间应积极开展馆际交流,编制各种联合目录,建立馆际互借关系,走档案信息资源共享之路,以充分开发档案信息资源。另外,档案馆工作者的知识和能力毕竟是有限的,应提倡联合调动档案馆及各档案、图书、情报单位的工作人员,并充分发挥用户中的专家学者的作用,一起来开发档案信息资源,以实现人才资源共享,从而克服在档案信息资源开发过程中人员及其能力不足之困难,最大限度地开发档案信息资源。
  第五,积极创造有利条件,争取运用现代科技手段,充分、及时、有效地开发档案信息资源。开发档案信息资源如果仅仅停留在手工阶段,就必然无法得以充分地进行,也无法缩短加工时差传递时差。为此,档案馆应积极创造有利条件,争取早日运用电子计算机、缩微机、声像机、复印机以及光盘技术、通讯技术、网络技术等现代科技设备和手段,以充分、及时、有效地开发档案信息资源。当然,在现代化设备和手段尚未装备起来之前,也不能放弃手工方式。

(作者:管先海)

 

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