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论档案鉴定理论在文档一体化中的应用
作者:薛四新 张利  更新时间:2011-4-22

论档案鉴定理论在文档一体化中的应用

 

 

摘 要:本文结合文档一体化管理的实践应用需求,依据电子文件的全程管理、前端控制和职能鉴定理论,探究档案鉴定学基础理论在电子文件的形成、处理、归档、保管、利用和销毁等全过程管理中的应用方案。
  
关键词:档案鉴定、电子文件、全程管理、文档一体化

  电子文件是信息时代的社会记忆。随着社会信息化进程的深化与发展,电子文件结束其现行期业务活动之后必须作不同的处置,如在归档过程中需要鉴辨、筛选、剔除或销毁无长期保存和参考利用价值的文件,保留和保管对社会有用的电子文件,划定保管期限并实施归档形成档案;在电子档案的保管和提供利用过程中需要区分档案的保存价值,确定保管级别,控制开放程度,对到期档案重新划定保管期限或作销毁处理,等等,这些都是档案鉴定工作的基本内容。我们知道,电子文件需要依附于网络计算机环境而生存,依赖于特定的存取软件和应用系统被访问、被浏览,如何在电子文件全程管理及其连续运动过程中正确有效地开展鉴定工作,做好归档与保管的质量控制,做到不漏掉任何一份有用的文件、不多存一件无价值的垃圾文件,这是21世纪档案工作者面临的一大挑战。

一、文件生命周期理论明确档案鉴定工作的总思路——全程鉴定

  文件从产生、处理、使用到销毁或归档后形成档案是一个完整的、连续的运动过程。随着文档一体化系统的广泛建立和应用,文件与档案之间的界限越来越模糊,一体化、全程管理的先进理念已经融入到电子文件的全过程管理与控制之中。无论是欧美的档案学者提出的文件生命周期理论,还是澳大利亚及英国等一些学者提出的文件连续体理论,或是我国档案学者提出和研究的文件运动理论等,都体现了全程管理与全程监控的重要思想,电子文件的价值、质量和作用必须在每个运动节点加以控制和记载,才能最终决定文件的选留、存毁和保管级别,因此树立电子文件生命周期的全程鉴定理念,将档案鉴定工作贯穿于文件生命流程的每个节点是新时期赋予档案工作者的职责与使命。

  全程鉴定强调鉴定工作要渗透到文件的孕育、形成、使用、流转、处理、归档、进馆、保管、提供利用乃至销毁的生命历程中的若干运动节点,将档案鉴定的原则、方法和理论运用到电子文件所依附的信息系统的设计、实现和使用的工程实现过程中,在文件生命全程建立文件筛选连锁责任制,将档案鉴定工作与电子文件的元数据、格式规范、内容组织、存储与访问控制等规范的确定,以及使用、归档、存储、保管和利用等工作过程同步进行,在电子文件管理信息系统中实施档案鉴定工作的前端控制和全过程监控,保障电子文件在每个环节的输入、输出节点上的真实、完整、有效与可读。

二、档案价值理论决定鉴定工作的总原则——全面鉴定

  档案是对国家机构、社会组织和个人有用性的历史信息,是社会活动的真实记载。有用是档案价值的核心表现,档案价值鉴定理论的基本原则就是从国家和人民的整体利益出发,用全面的、历史的、发展的、效益的观点判定档案的价值,即从多角度、多因素判定档案的价值属性,坚持全面鉴定的基本原则,做到科学有效地保管档案。传统档案鉴定工作重点是鉴定档案的内容有用性,而电子文件的全面鉴定则包含内容鉴定和技术鉴定两大方面的因素,这主要取决于电子文件的电子技术环境依赖性。

  全面鉴定电子文件的内容有用性是需要从电子文件的利用范围、使用效果、时效性、凭证性、知识性、完整性以及对社会各个领域的影响因素等来做综合的衡量和判定;而电子文件的技术鉴定则需要结合电子文件依附的网络、计算机、存储器、信息系统和应用程序等软硬件支撑系统一同开展,包括对电子文件生存的软硬件环境的安全保障与升级控制、存储电子文件载体质量与寿命的检测与控制、应用程序的无病毒检测与处置、电子文件的应用阅读程序的更新换代等,这些因素直接控制着电子文件的可读性和利用效果。电子文件技术鉴定的另一重要内容是需要提出电子文件的持续可读与有效的保障措施和后续的保管方式。

三、新职能鉴定理论催生档案鉴定工作的新方法——批量鉴定

海量电子文件的形成与归档,使人们很难做到逐份审阅逐个鉴定,必然要求借助于信息化手段来实现批量鉴定。现代档案学者将职能这样一个能实现批量鉴定的单位设置于电子文件管理信息系统的价值鉴定参照系中,强调档案价值取决于社会结构,档案价值通过社会职能得以体现的新职能鉴定理论,就是顺应这一需求而提出的。

  新职能鉴定理论的核心思想是依据社会背景下的文件形成者的职能来判断档案的价值属性,确定档案的价值标准,将档案鉴定工作从文件实体转向文件的形成过程;从分析个别文件的性质和特征转向更好地了解导致文件产生的业务、职能、活动、事务处理和工作流程;从根据文件内在价值或研究价值进行鉴定转向宏观鉴定形成者的主要职能、计划和活动并挑选出反映它们的最精炼文件永久保存。”①这种鉴定方法更注重文件前后关系和背景联系,通过分析文件形成机构的职能、计划、活动、业务等的重要性,形成规律性档案价值判定标准和规则,并将这些规则以程序化方式增加到信息系统的设计与实现过程中,为鉴定大批量的电子文件,提供了可行、高效率的解决方案,使档案鉴定工作实现了从滞后到超前的突破。信息化的实践也充分证明了:实现基于规则的自动鉴定,能够大大降低人工劳动的强度。

四、文档一体化系统的档案鉴定工作内容

  国内外档案界学者的研究结果表明:文档一体化是知识经济时代信息管理的主流模式,电子文件的管理与控制必须始于电子文件形成的源头,在信息系统设计之初就应当充分地考虑到电子文件的管理与控制特点,考虑到记载社会活动的电子信息的真实性与完整性要求,考虑到如何永久地保存这些有用的历史记录,这些基本要求都是文档一体化系统建设和应用过程中必须考虑的重要内容。而现代档案管理中的前端控制与全程管理的工作正是需要基于文档一体化应用的集成平台才能得以实施,才能从文件生成之日开始执行全过程的管理和全面的质量控制。图1分析了文档一体化系统建设和应用过程中档案鉴定工作的内容和要求。可以看出档案鉴定工作贯穿于文件生命周期的全过程,而且在文件运动的不同阶段,档案鉴定工作关注的侧重点有所不同。

  1.在系统建设阶段,档案鉴定工作的主要内容是准确需求把握,遵循档案鉴定理论,从档案的真实性、完整性和永久保存等特点出发,总结规律,发现规则,提出科学管理和方便使用的具体需求,将档案管理的工作思路与方法充分融入到信息系统的设计和实现过程中,为电子文件的形成、处理和归档提供软硬件支撑平台方面的客观保障。

  2.在电子文件现行使用阶段,档案鉴定工作的侧重点在于文件内容的真实、完整和凭证性把关与控制,在归档过程中充分利用新职能鉴定理论,组织、筛选和提取有价值的电子文件进行自动分类归档。

  3.在电子文件的半现行期使用阶段,档案鉴定工作的侧重点在于进一步挖掘和发现有价值的档案,结合数据载体的发展与应用特点,实施载体控制,在提供利用的过程,充分监控电子档案的安全性和有效性,剔除没有保存价值的文件,控制移交进馆的档案的质量。

  4.在电子文件的非现行期保管阶段(即档案利用阶段),档案鉴定工作的侧重点将在于档案价值因素和保管级别的判定,档案载体的质量控制,档案内容的可读性检验以及档案内容信息的无篡改性等的多方面因素的综合检测与控制。

  图1 文件生命周期过程中档案鉴定工作的内容和要求

  由此可见,档案鉴定工作的必须要深入到文档一体化建设和应用的全过程,并在每个阶段发挥着相当重要的作用,这正是现代管理思想和档案鉴定理论在档案馆业务工作和组织变革中的应用、融合与体现,是适应现代档案管理的工作需要而产生的变革,档案鉴定工作者必须适应这一变化而提升管理思想、调整工作思路,开辟全新的工作模式。

参考文献
  1.T·库克,《1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响》,《第十三届国际档案大会文件报告集》,中国档案出版社1997年版,P162163
  2.葛荷英编著,《档案鉴定理论与方法》,中国档案出版社,2002.5

             (作者  清华大学档案馆:薛四新 张利)

 

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