网站首页  
县区频道: 梁园区睢阳区民权县睢县宁陵县柘城县虞城县夏邑县永城市
政务
中原经济区 政策法规 业务指导 职称教育
档案科研 档案学会 党建 精神文明 廉政
资讯
通知公告 档案新闻 档案界论坛
档案界维基百科 《档案工作》电子期刊
互动
网上预约服务 馆藏珍品展厅
网上调查 利用天地 档案征集 档案技术
档案文件查阅
已公开现行文件查询 河南数字档案馆
音视频档案 历史记忆 本地沿革
 业务指导
提高认识 理清思路 加大档案资源整合力度
作者:郝淑霞  更新时间:2011-4-22

提高认识 理清思路 加大档案资源整合力度

——郝淑霞同志在濮阳市档案资源整合座谈会上的发言

2010728

同志们:
  今天,大家去杞县重点围绕档案资源整合进行了参观学习,并针对考察学习情况进行了发言,各个县(区)介绍的经验各有千秋、各具特色。可以说,近年来市、县(区)档案馆对档案资源整合工作都进行了不同形式的探索。市档案馆相继出台了《濮阳市档案馆档案征集办法》、《濮阳市档案馆接收进馆档案标准》、《濮阳市档案馆电子文件接收与管理办法》等文件,积极参与重大活动档案的收集,把龙文化研讨会、龙文化活动周、龙文化杂技艺术节、张氏恳亲大会、濮阳建市二十周年庆典、抗击非典活动、保持共产党员先进性教育活动、文明城市建设等一系列活动档案资料及时接收进馆;濮阳县档案局馆结合工作实际,打破以前不到年限不能进馆的规定,把县政府19982006年所形成的文书档案4758件、428卷提前接收进馆,还征集了《郑州老图文》、《乐安任氏家谱》、《闫氏家谱人物志》及一批族谱、碑刻等珍贵档案资料;南乐县档案馆接收退伍军人、交通规费、婚姻等档案13448卷(件);范县档案馆接收病历档案15831卷,还收集了郑板桥文化节的书籍、文件材料及影像等资料进馆;台前县档案馆收集了刘邓大军强渡黄河照片资料、刘少奇视察台前时照片资料、被作家魏巍称作最可爱的人李玉安照片资料;清丰县、华龙区也都对档案资源整合提出了具体工作计划。由于档案资源整合工作现在还处在探索阶段,各县(区)要相互借鉴先进经验,也要注意浏览全国其它地方的先进经验,结合自己的实际工作,持续不断地推动几年,争取使我市档案资源整合工作取得跨越式发展,逐步实现社会共享。今天,借这次座谈会的机会,谈几点个人看法,不对的地方,请大家批评指正。我今天发言的题目是《提高认识,理清思路,加大档案资源整合力度》。
  一、提高对档案资源整合及其必要性的认识
  什么叫档案资源整合?省委副秘书长、省档案局长王 国 振同志说得好:将现有的档案资源都堆砌到一起,这不叫档案资源整合,至少不完全是这样,实际上是对现有档案资源空间布局和组合方式的调整,目的是使档案资源的布局更合理、结构更优化,更有利于保存、开发利用和档案资源效益的最大化。我认为,档案资源整合,不仅是指对过去和现在的国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的,对国家和社会有保存价值的全部档案的管理要做到由分散到集中、由无序到有序,更重要的是要按照我国档案工作统一领导,分级管理的原则,通过对各级各部门档案机构的归并及合理分工和档案资源的整理与组合,使档案机构和档案资源结构合理、配置优化,为各级国家档案馆提升服务功能、形成服务体系奠定坚实的基础,以适应市场经济条件下国家和地方经济社会发展对各级国家档案馆服务功能的要求。
  关于档案资源整合的必要性,王 国 振局长讲档案资源分散,既不便于管理,也不便于利用,更要命的是容易遗失、毁损,因为哪个部门的保管条件也没有综合档案馆的条件好,档案只有整合到综合档案馆才被真正视为宝贝!换句话来说,整合档案资源是加强资源管理的需要,是提高利用效率的需要,是确保档案安全的需要,是强化综合档案馆功能、提高综合档案馆地位和职能的需要,是档案人靠有为争得有位的需要。我认为,档案资源整合的必要性的认识主要体现在以下三个方面:
  (一)档案资源整合是落实科学发展观的需要
  科学发展观是推进我国社会主义经济建设、政治建设、文化建设、社会建设全面发展的指导方针。档案馆作为党和国家的科学文化事业机构,不仅具备收集、保管、利用档案这三项基本功能,而且还具备保存人类文化遗产、维护历史真实面貌、资政襄政、繁荣科研、发展经济、宣传教育等社会功能。在全面建设小康社会,促进社会和谐发展的新的历史时期,各级国家档案馆积极改革档案管理模式,强化档案收集、保管、利用三大基本功能,拓展为经济社会服务的功能,尤其是把满足人民群众物质文化需求作为档案服务工作的重要内容,这是档案工作贯彻落实科学发展观的重要实践,更是档案工作落实科学发展观的根本体现。档案资源是档案馆开展工作的基础条件,要充分发挥档案馆的基本功能和社会功能,提高档案馆为公众服务的能力和水平,就必须要以各级国家档案馆为中心,对档案资源进行整合。一方面将分散在各个部门和单位的档案资源进行集中,完善各级国家档案馆实现基本功能的基础条件,另一方面按照能够最大限度地对社会开放和提供优质服务的要求进行档案资源的优化配备和整理加工。只有通过档案资源整合,才能把档案馆真正建成已公开现行文件向社会提供利用的中心和档案信息服务中心。
  (二)档案资源整合是新形势下贯彻档案集中统一管理原则的需要
  档案集中统一管理既是档案工作的基本原则,也是新形势下提升档案工作水平、更好地利用档案资源为社会服务的根本保证。在计划经济条件下形成的传统档案管理模式是与档案馆服务对象主要为各级领导和党政机关相适应的,是为了方便各级领导和党政机关的运用;各个部门和单位形成的档案资料分散在档案形成部门,也主要是为本单位领导和本单位工作服务的。尽管档案法律法规要求部门档案要按规定及时移送到各级国家档案馆,以便及时向社会公众开放(其中涉及经济建设的,可不受时间限制)。但由于受到经济利益的驱使,部门形成的档案资料的移送,并没有得到较好地执行,使得档案资料不能及时地与社会公众见面。这与经济社会发展的要求相比,与信息时代发展的趋势相比,与人民群众不断提高的服务需求相比,很不协调、不适应。新时期各级国家档案馆对行政区域内的档案资源实行集中统一管理,是要求通过对国家档案资源归属与流向的调整,档案机构的归并等措施,进一步理顺档案行政管理部门与有关部门在专业档案工作中的关系,建立以档案行政管理部门为主体,各有关部门配合的国家档案监管体制,变专业档案的多头管理、分散保管为国家综合档案馆集中统一管理,最大限度地优化配置国家档案资源和发挥其作用。档案资源整合主要通过物理资源整合、数据资源整合、应用系统整合加以实现,重在体现档案信息的系统性、有效性与共享性。它不仅仅是在物理形态上实现了各级国家档案馆对本行政区域内档案资料的集中,更重要的是在管理体系和开发利用上实现集中和统一。档案资源整合既是新形势下贯彻集中统一管理原则的需要,也是实现档案资源集中统一管理的唯一有效途径。
  (三)档案资源整合是提升档案实力、服务社会的需要
  作为人类社会活动历史的伴生物,档案记录信息的原始性和真实性,后续过程中的流动性、整合性、有用性与可开发性和目标导向性等,决定了档案自身蕴藏的极大价值能够在不同时空范围广泛充分地发挥作用。尽管档案自身蕴藏着极大的潜在价值,但是这种潜在的价值,必须要通过科学的管理模式和对档案资料进行系统的整理和进一步的开发加工,才能使其具有现实的可利用价值。随着我国改革开放和现代化建设的不断发展,对档案工作提出了更高的要求,要求各级国家档案馆能够适应形势的变化,功能得到进一步强化和提升,能够为经济社会发展和人民群众提供更丰富的服务内容和更高质量的服务水准。要做到这一点,各级国家档案馆必须提升自身的综合实力。档案馆的综合实力,一是体现在对档案资料的占有程度上;二是体现在确立档案工作的主体地位,对各级各部门的档案信息能够实行有效的调配和管理;三是体现在对档案资料系统性的开发研究的手段和水平上。提升实力的根本目的是为了服务于社会的需要,也就是说国家档案馆要在加大档案资料收集和集中管理的基础上,强化对档案材料的深度研究开发,利用国家档案资源服务于国家经济建设,服务于人民群众。档案资源整合工作的内在本质即是要求各级国家档案馆要依法加强档案接收工作,把属于接收范围内的立档单位形成的档案资料完整、及时地接收进馆,并根据形势发展,适时调整接收范围,把全面建设小康社会进程中产生的各种新型档案和同人民群众各方面利益密切相关的档案纳入接收范围。同时要求各级国家档案馆加强对档案资料进行系统性的研究开发,按照经济建设和社会需求提供优质服务。档案资源整合工作是新形势下对各级国家档案馆提升自身实力、服务社会的要求的集中体现和实现这一目标的具体途径。
  二、理清档案资源整合工作的思路
  (一)统一档案资源整合工作的指导思想
  我认为,统一档案资源整合工作的指导思想是做好档案资源整合工作的首要前提。那么,档案资源整合工作的指导思想应该是什么呢?我认为应该是:以邓小平理论、三个代表重要思想为指导,坚持以科学发展观统领档案工作全局,解放思想,实事求是;与时俱进,创新观念;深化改革,理顺关系;科学整合与合理开发档案信息资源,建立一个归属明晰、运转协调,门类齐全、结构合理,管理科学、服务高效的国家档案资源管理体制。
  (二)明确档案资源整合工作的主要任务
  我认为,档案资源整合工作的主要任务应该是:通过把档案资源尽可能地集中到档案馆来,把市、县(区)档案馆建设名副其实的综合档案馆,实现档案资源社会共享。具体来说,又包括三个方面:
  其一,改革和调整国家档案资源的归属和流向,变专业档案的多头管理、分散管理为集中统一管理,强化市、县(区)档案行政管理部门在档案管理工作中的主体地位;
  其二,集中管理,统一利用,逐步将市、县(区)范围内属于国家所有的重要专业档案全部交市、县(区)档案馆集中管理,统一向社会提供利用方便;
  其三,科技兴档,强化服务,努力采用现代科技手段,综合开发档案信息资源,全面提升市、县(区)档案馆的整体服务功能。
 (三)理清档案资源整合工作的思路
  关于档案资源整合工作的思路,省档案局政策法规处副处长杨宝章(网名:杨树)在《档案界》论坛上发表的一篇题为《档案资源整合要着眼着手》的文章给我们提供了参考。
  的含义是普遍、开放、协同、全面。主要是指:
  第一,地域广泛化,要跨部门、跨领域、跨地区进行档案资源整合,尽可能取消部门分割,实行部门合作、事业整合。
  第二,形式多样化,要把不同形式的档案纳入其中,不管是纸质的还是电子的,不管是文字的还是实物的。
  第三,主体多元化,不管是政府的还是企业的、不管是民间组织的还是家庭个人的。
  第四,利用具体化。要努力使不同的档案资源找到其更好发挥作用的方式,不管是用作编研,还是用作展览,亦或是资政、为民,总之要各尽其用。
  的意思是:具体、针对、深入、到位。体现的含义,要做到以下几个方面:
  一是参与者众。作为资源,自然是多多益善,这就要兼收并蓄。譬如,档案征集工作,单就发现、寻找征集对象信息这一点而言,无疑参与人越多越好,人多获得的信息就多,人多汇集的智慧就多,所谓众人拾柴火焰高,档案资源整合就需要大家参与、人人参与,各尽所能、各负其责。
  二是用力时巧。常言说,巧妇难为无米之炊,档案资源整合过程中,遇到的情况正好相反,我们缺的是巧妇。譬如,档案编研工作,我们有丰富的档案资料,但缺少能够编研出精品的人才;再譬如,档案信息化建设,有设备无技术的情况同样存在。类似这种情况下,档案资源整合就要学会借力,借助外力为我所用,只要借得巧、借得好,定会收到预期的效果。
  三是方式上活。档案资源整合最主要的目的是要丰富档案资源、充分利用档案资源。这就要求我们要最大限度地占有档案资源。那么,如何占有?这个方式上,我们不妨以小平同志的白猫黑猫论为指导,灵活运用,只要能占有,为我所用,可以收缴、寄存、复制、购买,甚至交换等,哪种形式有利采用哪种,不拘一格。
  四是区分要清。档案资源整合过程中,一定要分清主次、轻重和难易,找准主攻方向,着力务求实效。一般来说,属于档案信息资源类的,相对简单易行,我们目前的档案资源整合多是在这一块;属于保障条件类的,相对复杂困难,现实情况不容乐观,这正是我们档案资源整合的软肋。档案资源整合如果能把软肋变成强项,那么档案事业的又快又好发展就会成为现实。
  总之,是一种理念、一个思路,是档案资源整合需要的思路;是具体方法、有效做法,是档案资源整合可行的做法。

  三、解放思想,实事求是,加大档案资源整合力度
  档案资源整合主要通过物理资源整合、数据资源整合、应用系统整合加以实现,重在体现档案信息的系统性、有效性与共享性。物理资源的整合是将已有的各类档案资源进行综合运用;数据资源的整合是将各个独立、分散的数据库,通过信息技术实现逻辑上的整合,形成社会所需的完整的数据库系统;应用系统的整合是指构建基础框架,将不同时期、不同技术类型的系统组织成一个有机整体。档案信息资源整合的最终目的在于为社会提供一个资源共享、行业协作、提升原有资源价值的平台。
  (一)正确处理好综合档案馆与专业档案馆的关系
  有两种方式可以借鉴:第一种模式是将辖区内专业档案馆的档案归并到综合档案馆,充分发挥综合档案馆的专业优势,进行集中保管、统一规划、科学配置、有效利用,既方便百姓查阅利用,又能有效克服资源的重复配置。例如,上海市浦东新区档案馆就采用了这一模式,经过各级领导大量艰苦细致的工作,初步实现了区城建档案馆的归并。第二种模式是坚持百花齐放、百家争鸣的方针,坚持综合档案馆与专业档案馆并存,各具特色,各有侧重,齐头并进,协调发展,共同推进。等到时机成熟,运用现代化信息技术接轨,实现联网,从而实现电子文件网上一览通。
  (二)丰富馆藏、优化结构
  丰富的档案馆藏是档案资源社会共享的物质保障,我国档案数量浩如烟海,与日俱增。在新的时期,市、县(区)档案馆必须坚持以丰富馆藏、优化结构为主导理念,切实做好档案接收、征集、管理工作,除进行正常的日常档案接收工作,还要有计划、有重点地选择能够反映辖区内经济社会发展主要业绩与荣誉,反映主要行业特色的档案、重大活动档案、名人档案、家庭档案、荣誉档案等等。
  (三)建设爱国主义教育基地和现行文件资料服务中心
  档案工作者要走出墨守成规、闭关自守、坐等查档的封闭、半封闭状态,开拓创新、锐意进取,增强政治敏锐性和洞察力,配合各级政府、各地区经济社会发展的需要,结合新形势新局面新要求,突破为档案工作而做档案工作的被动理念和框架束缚,主动提出或主动介入和融合到党委、政府、宣传部、精神文明建设委员会、文化广播新闻出版局,甚至是总工会、妇联等部门的工作中。例如,举办一个市、县(区)的改革开放成果展览,对于这几家单位来说,都是非常有必要的,它首先是党委、政府的荣誉厅、展示厅;其次是宣传部、精神文明委员会的舆论宣传阵地,同时又是档案馆的爱国主义教育基地,是集资源、查阅利用、休闲文化活动服务三位于一体的又一种档案服务功能和服务窗口。
  现行文件资料服务中心的建立,是档案馆有效克服了档案工作过去固有的前期投入大,形成档案到再进馆面向社会投入借阅利用的时间周期特别长,社会效益、经济效益不很明显的弊端,突破了制约和束缚档案事业发展的这一瓶颈;克服档案信息滞后的弱点,突破传统工作范畴,极富创新精神、最具时代气息的服务措施之一,不仅丰富和充实了档案馆藏,而且现行文件资料服务中心的特质,突出表现在现行两个字上,那么,在现行文件资料服务中心的发展进程中,市、县(区)档案局(馆)就应该在这一方面狠下功夫,认真把握住现行文件政策性、时效性强的特点,将大量不涉及保密的文件资料及时、准确地向社会公众开放,尤其是结合具体时间段和地区所开展的中心工作,向百姓宣传政策法规,既是更好地为百姓服务,保障百姓的知情权、参与权,也能让百姓增进对国情、市情、县(区)情和国家大政方针政策的了解,加大对政府工作的支持与配合,又为各级政府规范政务管理、改善投资环境,政务信息公平、公正、公开、透明,开启了一道窗口,也为政府和社会公众之间架起了连心桥,也是提高执政能力、维护社会稳定、构建和谐社会和社会主义政治文明建设的需要,也是档案部门为社会主义政治文明服务的又一有效途径。
  总之,档案资源整合是一个庞大的系统工程,涉及面广,任务繁重。应对千头万绪的工作的确是一个挑战,但这更是一个加快发展、展示形象的良好机遇。我们一定要高度重视,认真研究,全面贯彻科学发展观要求,创新性开展工作,要精心谋划、稳步推进、真抓实干,以档案资源整合为带动,促进市、县(区)档案工作再上一个新台阶。

 

地址:郑州市金水路18号 邮政编码:450003 电子邮箱: hndafgc@126.com
版权所有 河南省档案局 豫ICP备11015203号-1 用户登录