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河南省档案局《归档文件整理规则》
更新时间:2013-5-2
第一章  总  则
第一条  为了做好归档文件的整理工作,根据国家档案局发布的中华人民共和国行业标准《<归档文件整理规则>(DA/T22—2000)》(以下简称《规则》),结合我省实际,制定本实施细则。
第二条  本细则所指的归档文件,是指立档单位在其职能活动中形成的办理完毕的有保存价值的各种纸质文件材料。
第三条  归档文件的整理应遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
第四条  根据《规则》规定和我省的实际情况,从2001年1月1日起,立档单位对归档文件实行以“件”为单位进行整理。取消“卷”级整理,“卷”不再作为文书档案的保管单位和统计单位。
第二章  实施范围
第五条  本细则适用于我省各级党政机关、社会团体和其他组织需归档的纸质文件材料的整理工作。
第六条  企业事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理等归档文件材料的整理工作,可参照执行本细则。
第七条  科技、会计等专业(专门)文件和音像、电子等特殊载体文件材料的整理不适用本细则。
第三章  归档文件整理的组织工作
第八条  根据国务院颁发的《国家行政机关公文处理办法》(国发[2000]23号)第七章和中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《机关档案工作条例》规定:凡机关工作中形成的具有保存价值的文件材料(包括党、政、工、团、及人事、保卫、财会等工作中形成的文件材料),均由文书处理部门和业务部门进行整理,定期向档案部门归档。
整理环节一般应与机关文书处理工作的组织形式相适应,可采取分教式、集中式或集中与分教相结合的形式。
第九条  立档单位必须制定本单位的《文书材料整理及归档办法》、《文件材料归档范围和档案保管期限表》,将其纳入有关部门和人员的岗位责任制监督实施。
第十条  承担归档文件整理工作的部门和人员应做好文件材料的平时积累工作,要及时收集,严格登记,严格检查,随办随归,妥善管理。
第十一条  档案人员应深入实际,加强具体指导,认真细致,严把质量检查关。检查的重点是:应归档的文件材料是否齐全完整;整理的方法是否符合本细则和相关规定的要求;归档文件保管期限是否划分准确;与纸质文件相配套的其他门类和载体的档案,整理方法是否符合要求。
第四章  归档文件的整理单位和装订
第十二条  归档文件以“件”为单位进行整理。一般以每份文件为一件。下列文件或文本或实体装订时,可作为一件:
(一)正本与定稿(包括法律法规等重要文件的历次修改稿)作为一件;
(二)正件与附件为一件(如果附件内容比正件重要,件数较多,又是单件装订,如附件一、附件二、附件三、以此类推,在编制归档文件目录时,附件的题名要依次列出,题名前加“附件X”,并填写各附件的页数);
(三)收文件处理单应与来文作为一件;
(四)原件与复印件或手抄件作为一件;
(五)转发文件与被转发文件作为一件(被转发的来文原件与转发后的文本应分开保存);
(六)报表、名册、图表类文字材料应按其原装订方式,一册(本)作为一件;
(七)请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书作为一件;
(八)归档文件的中文与外文为一件。
第十三条  归档文件实行两套制。一套按《规则》进行文件级整理;一套按不同发文字号进行整理,加封面、归档文件目录、备考表、装订成发文汇集,封面上不标注保管期限。
第十四条  归档文件装订前,必须对不符合要求的文件材料进行必要的修整。其主要工作内容包括:对破损文件进行修复,对文字模糊或褪变的文件进行复制;去除原装订文件用的易锈蚀的金属物和易变脆的塑料物(精装和平装等书本式的档案材料除外)。
第十五条  对大于A4纸型规格的报表、图样等文字材料,应按照A4纸型的尺寸加以折叠,尽量减少折叠层次,折痕应尽量位于字迹间隙处。
第十六条  以“件”作为保管单位的各文种和稿本的归档文件应以件为单位装订。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;回复性文件在前,报请性文件在后;结论性材料在前,依据性材料在后;汉文本在前,少数民族文字本在后;中文本在前,外文本在后;收文处理单放在来文前面。
第十七条  装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐。采用左上角装订的,应将左、上侧对齐;采用左侧装订的,应将左、下侧对齐。装订要牢固,达到文件不损页,不倒页,不压字。
第十八条  归档文件采用线绳装订。文件较薄(2—39页)的用缝纫机装订;文件较厚的(40页以上)采用三孔一线左侧装订。
第五章   归档文件的分类
 第十九条  归档文件的分类,是指全宗内归档文件的实体分类。包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等工作。
第二十条  归档文件应采用保管期限——年度——组织机构或保管期限——年度——问题等复式分类法进行分类。过去本机关采用的分类方法如属上述其中之一,不应改变,以保持稳定。
第二十一条  机构分类法,是指根据内设承办单位对归档文件进行分类。原则上一个机构设置一个类,机构名称就是类名。各类的次序可按照立档单位内设机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列。采用机构分类法不能同时采用问题分类法。
第二十二条  采用机构分类法,原则上要以发文机构的名称归入该机构的类中。下列情况的处理方法是:
(一)由业务部门起草,以机关或办公厅(室)名义发文的,如果内容属该部门职责或业务范围,则应归入负责起草文件的机构;
(二)由几个机构共同承办处理的文件一般归入主办机构;
(三)立档单位内设置的临时机构,一般应和其他机构一样设类,形成的归档文件归入该类保存。如果临时机构与该立档单位某一常设性内部机构合署办公的,形成的文件应归入该内部机构类中。
第二十三条  问题分类法,是指按照文件内容所说明的问题对归档文件进行分类。采用问题分类法,要求各类特点明确,不能互相包含。此法只在不适合按机构分类时采用。采用问题分类法时不能同时采用机构分类法。
第二十四条  问题的类别与类名,原则上应根据内设机构的职能性质来设置。不允许按文种设类,更不能以“材料类”、“文件类”、“电报类”等设类。文件、材料、电报等都应按问题合并归档。
第二十五条  保管期限分类法,是指根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。各单位划分保管期限时,应执行《河南省档案局关于文书档案保管期限的规定》和《河南省文书档案保管期限表》的规定。
第六章  归档文件的排列
第二十六条  归档文件的排列,是指在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表、刊物等成套性文件可集中排列。上级来文集中排列在本级档案文件之前,下级来文集中排在其后。
第二十七条  同一事由的归档文件排列,可按文件形成时间的先后顺序排列或者按文件的重要程度排列。
第二十八条  不同事由的归档文件排列,可按不同事由形成时间的先后顺序排列,也可按事由的重要程度排列,还可按事由具有的共同属性排列。
第二十九条  对具有保存价值,但未及时归档的零散文件,应排列在当年同一保管期限归档文件的最后,在归档文件目录备注栏中注明“此件与前X件为同一事由”;或与内容相关的某件归档文件装订成一件,并在归档文件目录备注栏中注明“此件为两件”。并在插入文件的右上角盖“插入件”章。
第七章  归档文件的编号
第三十条  归档文件编号,是指归档文件在全宗中的位置标识符号,并以归档章的形式在归档文件上注明。其内容有:编件号、盖归档章及填写归档章内项目。
第三十一条  件号为文件的排列顺序号。件号又分为室编件号和馆编件号(进馆时按进馆要求编写,档案室暂不填写)两种。室编件号的编制办法为:按不同保管期限依文件排列顺序每年都从“1”开始编制。在同一保管期限内,类目与类目之间件号可以连编。企业事业单位过去按同一年度、同一类目、同一保管期限内从“1”开始逐卷流水编号的方法,在这次改革中可保持不变。
第三十二条  归档章设置全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、室编件号、馆编件号等项目。
全宗号,是指同级档案馆给立档单位编制的代号。
年度,是指文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年。如“2001”。
保管期限,是归档文件保管期限的简称。直接标“永久”、“长期”、“短期”。
件号,见第三十一条。
机构(问题),是指作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化的简称。
第三十三条  归档章的格式为长60㎜,宽30㎜,分为均匀的6格。每格刻上项目内容,字型为宋体字,字长度为5㎜。填写归档章项目应使用碳素墨水等符合档案保护要求的字迹材料,禁止使用圆珠等、铅笔、纯兰墨水等不耐久的书写材料进行填写;也可按归档项目内容刻成印章,如“人事处”或“人事类”,“永久”或“长期”等印章,直接盖在归档章项目栏内。归档章一般应盖在每份归档文件首页上端右上角的空白位置;归档章不应压盖文件字迹,不应与批示文字或收文章等重叠。
第八章  归档文件的编目
第三十四条  编目,是指编制归档文件目录。包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注七项。其释义和具体填写要求如下:
件号,是指室编件号。
责任者,是指制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。责任者一般应按文件照录,可写通用的简称,不能使用“本部”、“本局”、“本单位”等含义不明,难于判断的简称;联合发文责任者应填写标注发文字号的机关。对于领导人讲话或以领导人名义发布的文件,责任者可填写领导人姓名。
文号,是指文件制发机关的发文字号。文号一般由机关代字、年度、顺序号三部分组成。填写文号要照实抄录,不能省略。
题名,即文件标题,填写目录中的题名应将责任者、问题、文种三个部分照实抄录。文件没有题名或题名含义不清,不能全面提示文件内容的,应根据文件内容重新拟写或补充题名,并在新拟或补充题名之外加“[]”号,重要的会议记录重拟题名时,应写明会议的时间和主要内容。
日期,是指文件的成文日期。具体填写日期项应用4位阿拉伯数字写明年度,用2位数分别填写月、日;对没有落款日期的文件材料,应根据文件内容加以考证并填写。           
实际填写时可将月、日的数字回行填写,即填为两行如2001 0101
页数,是指每一件归档文件的页数。空白页不计数;请示与批复(含多级请示文)、正本与定稿(法律法规文件须保留历次修改稿,其正本与历次修改稿和定稿各为一件,编目时应注明第一稿、第二稿……定稿等)作为一件时,应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数。
备注,用于填写归档文件需要补充和说明的情况,如缺损、修改、移出、销毁、插入文件等。
第三十五条 归档文件目录的格式,见《规则》图A2。全省原则上采用竖式归档文件目录。
第三十六条  填写归档文件目录项目时,应使用耐久的书写材料进行填写。已采用计算机管理档案的单位,可使用档案管理软件生成并打印出目录。
第三十七条  归档文件目录的编制。一是归档文件目录采用小流水号分不同保管期限编制。即永久、长期、短期三种归档文件目录每年都从“1”开始编制,并分别装订成册。省辖市、县(区)直机关较小、文件较少的单位,可若干年分保管期限编制,归档文件目录,厚度一般1.5cm—2.cm为宜。二是归档文件目录封面设置要求。封面应设置全宗名称、年度、保管期限等项目,取消机构(问题)项目。在归档文件目录的右上角标上“机构(问题)”,如“办公室”或“综合类”。为便于保管和利用,全省统一规定,每盒内要放置一份归档文件目录。
第九章  归档文件的装盒
 第三十八条  归档文件应严格按照件号的先后顺序装档案盒,其工作内容包括填写备考表、档案盒封面及盒脊项目等。
第三十九条  装盒时,应按照分类法,将同一年度、同一保管期限、同一类目的文件装入一盒或若干盒。一般不能跨年度、跨机构(问题)、跨保管期限装盒。上级文件与下级文件,应分开装盒。一般不与本机关文件混装(针对本机关的文件除外)。机关较小、文件较少的单位,上下级文件可按同一年度、同一保管期限、同一类目的文件混装一盒。
第四十条  档案盒是归档文件的装具,不具备保管单位的作用,制作规格与式样按《规则》执行。档案盒可竖式排列,也可横式排列。
第四十一条  档案盒的封面应使用全称或规范化简称标明全宗名称(即立档单位名称)。
第四十二条  档案盒盒脊应根据不同的排列方式,在盒脊或底边准确填写各检索项。包括全宗号、年度、保管期限、机构(问题)。起止件号栏填写盒内排列最前和排列最后的归档文件件号,其间用“——”号连接,馆编件号待档案移交进馆时再行编制;盒号是指档案盒的排列顺序号,盒号一般按照档案盒上架排列的顺序流水号编制。《规则》要求在档案移交进馆时按进馆要求编制。为方便档案室管理,我省规定档案室统一用铅笔编制填写盒号。大机关档案多,可按不同保管期限每年从“1”开始小流水编制盒号;小机关档案少,可按不同保管期限逐年大流水编制盒号。
第四十三条  每一盒归档文件应设置备考表。备考表设置项目包括:盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
盒内文件情况说明,要求填写盒内归档文件需要说明的情况,包括该盒内归档文件的收集齐全完整程度,文件本身的状况(如字迹模糊、缺损)等。
整理人,填写负责整理该盒归档文件的人员姓名,以明确责任;
检查人,填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。此项一般由机关档案人员填写,也可由机关内部机构负责人填写。
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