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收集文件工作
作者:刘曼莉  更新时间:2013-5-7
    收集文件,就是根据党和国家的有关规定,通过一定的方式和手续,把散存在机关内部和个人手中的文件材料,加以清交、聚集的工作。
(一)收集文件的意义
收集文件是归档整理工作的首要程序。整理工作的对象是文件材料,应归档文件材料能否收集齐全、完整,直接影响着整理工作的开展,所以说它是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。
(二)收集工作的法律依据
《档案法》第十条规定:对国家规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中管理,任何个人不得据为己有。
(三)收集工作的原则
    齐全完整,是收集工作的基本原则。
(四)文件收集的方法
    1、全面收集
    2、重点收集
    3、注意“帐外文件”的收集
       帐外文件”,指未经发文登记和打印、编号的文件。
      (1)本机关领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料,尤其是本机关领导在会议上的讲话、发言以会议上印发本单位的典型材料。
      (2)代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本。
      (3)上级机关批转、转发本机关的文件。
      (4)国家、省、市和上级机关领导视察、检查本机关、本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料。
      (5)本机关召开的党代会、职代会、团代会、党组(党委、总支、支部)会、行政领导(如局长)办公会、工作会议、专业会议等形成的会议记录、纪要、简报、领导人讲话稿等文件材料。以及领导班子民主生活会报告(一年两次)
      (6)本机关各种基础数字统计报表和分析材料。1、党员统计年报表。2、团员统计年报表。3、干部统计年报表。4、离(退)休干部统计年报表。5、公务员统计年报表。6、机构编制、人事年报表。7、国有事业单位管理人才、专业技术人才统计年报表。8、党内统计年报表。9、工资统计年报表。10、保险福利费用构成情况年报表。11、国有资产统计年报表。12、财务决算报表。13、各类业务综合或单项统计报表。14、纪检监察案件统计报表。15、审计结论。
      (7)领导干部个人重大事项的情况报告(一年两次)。
      (8)领导干部个人收入申报的情况报告(一年两次)。
      (9)本机关目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监察、综合治理、计划生育等工作以及突发事件、重大活动中形成的文件材料。
      (10)本机关各级党组织在工作活动中形成的文件材料。
      (11)本机关干部、职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、职称评定等劳动人事方面的审批材料及党员、干部、职工名册。(如干部职工考核等次汇总表、工资变动审批表、工人技术等级考核审批表、工资发放明细表等)
      (12)本机关制订的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责等。
      (13)本单位财产、档案交接凭证。
      (14)本机关编印的简报、出版物定稿、样本。包括机构沿革、大事记、年鉴、组织史、志书等
      (15)本机关请示与上级机关的批复,下级机关的请示与本机关的批复。
      (16)本机关与外机关签订的各种合同、协议书等。
      (17)本机关检查下级单位的工作、调查研究时形成的文字材料。
      (18)新闻媒体(报社、电台、电视台、杂志社)报道、转载本机关工作活动的文章、图片、采播通知单等。
      (19)本单位领导班子及成员的述职报告。
      (20)政府部门在采购过程中所形成的报告、标书、合同等。①用户申请报告、项目要求、设计方案等反映采购要求的文件;②招标通知、竞标登记、竞标单位的标书、竞标会议议程、专家名单、专家意见、竞标结果,采购合同记载竞标和采购合同鉴定过程的文件材料;③合同变更、设计更改、验收意见,合同执行报告、争议处理等记载合同管理执行情况的文件材料。
(五)检查归档文件材料的质量 
    1、收文的正文与附件是否齐全完整。
    2、收文与收文阅办处理单是否齐全完整。
    3、发文的定稿与印件是否齐全完整。
        注意:计算机输出的定稿,一是要附发文处理签,二是要加盖骑缝章,目的是为了避免弄虚作假,以维护文件的真实性和凭证性,确实发挥文件的法定效用。
    4、检查已归档的文件签发手续是否齐全。
    5、检查请示与批复,是否齐全完整。如不完整,可依照下列方法处理。
       对有批复缺请示的处理
       对有请示缺批复的处理。①有批复但未归档。②电话批复、口头批复未形成文字,或未批复,但实际上已办理,即成事实。③直接在请示原件上批复的 ④一个问题或一件事情,经多次请示才予批复的。⑤未批复也未办理的请示文件。
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