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分类别整理
作者:刘曼莉  更新时间:2013-5-7

    分类别,就是根据本机关文件的来源、时间、内容和形式上的异同,按照一定的方法,分成若干类别的过程。
(一)分类方法
    分类方法也称分类原则,就是具体划分本机关文件之间异同点的根据和准则。目前我们比较常用的就是组织机构分类法和问题分类法。
    1、组织机构分类法
组织机构分类法,就是将归档文件材料按其形成或承办部门进行分类。也就是按照立档单位的内部机构,将整个全宗内的文件材料分成若干类别的方法。机关内有几个机构,就设几个类,机构名称,就是类名。
    (1)采用组织机构分类法的条件
机关内各内设组织机构的职权,工作范围及分工比较明确。
    (2)采用组织机构分类法分类的层次确定
主要依据本机关大小和形成文件数量的多少来确定。
    (3)类别排列方法
    ①依据编委批准的内设组织机构编制文件的顺序排列。
    ②依据本机关习惯的排列顺序排列。
    ③依据其重要程度排列。
  一般为党委(党组)下设的组织机构在前,行政下设的组织机构在后,综合性机构在前,业务部门在后。如办公室系党政合一的综合性部门,则应将办公室排列在前面,然后按照党委下设部门,行政下设的部门依次排列。
    2、问题分类法   
问题分类法,就是按照全宗内文件材料所记述和反映的问题分类的方法,即将记述和反映同一问题的文件集中,记述和反映不同问题的文件分开。
    (1)采用问题分类法的条件
     一般适用于不可能或不适于按组织机构分类的机关。
     ①机关小,内设机构分工不明确,工作时常交叉。
     ②机关内设组织机构变化频繁,无法再按组织机构分类。③由于特殊原因,内设组织机构的文件已混在一起,无法分开。
     ④机关内设机构虽分工明确,变化不大,但机构之间形成文件的数量悬殊太大,有的机构一年形成上百份文件,有的机构仅一、两份文件甚至没有一份文件。
    (2)类别排列的方法
     ①先党后政。即党群工作方面的类项在前,行政管理以及业务工作方面的类项在后。
     ②综合性的类项在前,专题性的类项在后。具体排列顺序可参照各类项之间的相互关系,结合重要程度和上述规则及实际情况确定。
    (二)分类方案的编制
分类方案,是一个机关内文件材料分类的表现形式,它是用文字或图表形式表示一个机关内文件分类体系的一种文件。是进行文件分类的依据。一个机关内的文件应根据其内容和载体的不同,编制统一的分类方案,分类方案编制好后,一般不要随意变动,以保持其一致性和连续性。
       

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