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周口市归档电子文件移交、接收办法
作者:周口市档案局  更新时间:2011-3-9
第一章 总则
    第一条 为规范周口市各级党政机关及企事业单位、各级国家综合档案馆归档电子文件的移交和接收工作,保障电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性,根据《中华人民共和国档案法》、《河南省档案条例》、《电子文件归档与管理规范》及有关政策法规,制定本办法。
    第二条 相关术语和定义
(一)电子文件
   指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并在通信网络上传送的文件。
(二)归档电子文件
指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
(三)背景信息
   指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系及对其产生影响的历史环境等信息。
(四)元数据
指描述电子文件数据属性的数据,包括文件格式、编排结构、软硬件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件及字符集等数据。
(五)逻辑归档
指在计算机网络上进行,不改变存储方式和位置而实现的,将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
(六)物理归档
指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上,并向档案部门移交的过程。
(七)电子文件的真实性
指把电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后,确认其与形成时的原始状况一致。
(八)电子文件的完整性
指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。
(九)电子文件的有效性
指电子文件应具备的可理解性和可被利用性,包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。
(十)电子文件的迁移
指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法和过程。
第二章 移交接收范围及内容
      第三条 移交、接收范围
(一)移交归档电子文件的范围,是各级党政机关和应向国家综合档案馆移交档案的社会团体、企事业单位。接收归档电子文件的单位,是各级国家综合档案馆。
(二)各级机关单位将属永久保存的归档电子文件移交至同级国家综合档案馆(乡、镇、办事处一级向县区档案馆移交)进行集中管理,同时报送有关统计数据。
(三)撤并机关单位的电子文件应按规定向接管单位或同级国家综合档案馆移交。
      第四条 归档电子文件移交接收内容
(一)各立档单位形成的属永久保存的电子文件全文及文件级目录。
(二)移交归档电子文件时,需同时报送《归档电子档案登记表》(参见附录一);描述产生归档电子及运行过程中说明、结构信息、背景信息等各种数据关系及结构的元数据文件;相应的支持软件及有关材料。以上材料含电子文件及纸质文件。
(三)文件形成单位采用了某些技术方法保证归档电子文件的有效性和完整性,则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
(四)各立档单位对已归档电子文件检验和审核后填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》(参见附录二)。
第三章 移交、接收时间
     第五条 移交、接收时间
    各立档单位应适时将形成时间满5年,属永久保存的归档电子文件及其目录移交至同级国家综合档案馆。有条件的单位,可逐年将属永久保存的电子文件及其目录一并移交。
 
第四章 移交、接收要求
     第六条 归档电子文件移交、接收要求
(一)移交、接收载体形式及装具
   1、移交电子文件存储载体类型按优先顺序依次推荐为:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等介质。禁止使用软磁盘作为存储载体。归档后的电子文件载体,应设置成禁止写操作状态。
   2、存储电子文件的载体或装具应贴有标签,标签上应注明单位名称、起止时间。
(二)移交、接收方式
   1、电子文件的移交与接收,可采用逻辑归档与物理归档两种方式进行,各单位可根据实际情况选择确定移交与接收的方式。
   2、采用逻辑归档的文件形成单位,在网络上移交电子档案时,应在政府专用网的电子公文交换平台上进行,并履行相应的交接手续。
   3、采用物理归档的单位,文件形成部门或信息管理部门应于文件形成次年把经过鉴定符合归档条件的电子文件向单位档案部门移交,并将其存储到符合移交、接收要求的脱机载体上。
   4、归档电子文件数据格式要按照规定的统一格式将其存储、移交。归档电子文件如不符合上述格式要求的,移交单位应转换成本办法要求的数据格式,如无法进行数据转换,则应当将相关软件一并收集,由同级档案馆统一进行数据转换。
   (三)移交、接收检验
   1、国家综合档案馆在接收电子档案时,移交方与接收方应按照要求及检验项目共同对电子档案数据及其技术环境进行检验,合格率达100%时方可进行交接。不合格的,应退回形成单位重新制作,并再次对其进行检验。
   2、检验项目:
   离线移交电子档案时,应做到存储载体外观完好清洁、无划痕、无损坏、无携带病毒;
   核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性及审核手续;
核实数据完整、内容准确、编目规范、检索条目等著录项目与登记一致,手续完备、资料齐全;
   对特殊格式的电子文件,核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。
3、检验不合格的,应退回形成单位重新制作,并再次对其进行检验,履行移交手续。
  (四)移交手续
   移交接收双方共同填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》(参见附录二)、《电子档案移交、接收登记表》(参见附录三),各一式两份,由移交、接收单位各执一份。
   第七条  本办法由周口市档案局负责解释。
第一章 总则
    第一条 为规范周口市各级党政机关及企事业单位、各级国家综合档案馆归档电子文件的移交和接收工作,保障电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性,根据《中华人民共和国档案法》、《河南省档案条例》、《电子文件归档与管理规范》及有关政策法规,制定本办法。
    第二条 相关术语和定义
(一)电子文件
   指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并在通信网络上传送的文件。
(二)归档电子文件
指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
(三)背景信息
   指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系及对其产生影响的历史环境等信息。
(四)元数据
指描述电子文件数据属性的数据,包括文件格式、编排结构、软硬件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件及字符集等数据。
(五)逻辑归档
指在计算机网络上进行,不改变存储方式和位置而实现的,将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
(六)物理归档
指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上,并向档案部门移交的过程。
(七)电子文件的真实性
指把电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后,确认其与形成时的原始状况一致。
(八)电子文件的完整性
指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。
(九)电子文件的有效性
指电子文件应具备的可理解性和可被利用性,包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。
(十)电子文件的迁移
指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法和过程。
第二章 移交接收范围及内容
      第三条 移交、接收范围
(一)移交归档电子文件的范围,是各级党政机关和应向国家综合档案馆移交档案的社会团体、企事业单位。接收归档电子文件的单位,是各级国家综合档案馆。
(二)各级机关单位将属永久保存的归档电子文件移交至同级国家综合档案馆(乡、镇、办事处一级向县区档案馆移交)进行集中管理,同时报送有关统计数据。
(三)撤并机关单位的电子文件应按规定向接管单位或同级国家综合档案馆移交。
      第四条 归档电子文件移交接收内容
(一)各立档单位形成的属永久保存的电子文件全文及文件级目录。
(二)移交归档电子文件时,需同时报送《归档电子档案登记表》(参见附录一);描述产生归档电子及运行过程中说明、结构信息、背景信息等各种数据关系及结构的元数据文件;相应的支持软件及有关材料。以上材料含电子文件及纸质文件。
(三)文件形成单位采用了某些技术方法保证归档电子文件的有效性和完整性,则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
(四)各立档单位对已归档电子文件检验和审核后填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》(参见附录二)。
第三章 移交、接收时间
     第五条 移交、接收时间
    各立档单位应适时将形成时间满5年,属永久保存的归档电子文件及其目录移交至同级国家综合档案馆。有条件的单位,可逐年将属永久保存的电子文件及其目录一并移交。
 
第四章 移交、接收要求
     第六条 归档电子文件移交、接收要求
(一)移交、接收载体形式及装具
   1、移交电子文件存储载体类型按优先顺序依次推荐为:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等介质。禁止使用软磁盘作为存储载体。归档后的电子文件载体,应设置成禁止写操作状态。
   2、存储电子文件的载体或装具应贴有标签,标签上应注明单位名称、起止时间。
(二)移交、接收方式
   1、电子文件的移交与接收,可采用逻辑归档与物理归档两种方式进行,各单位可根据实际情况选择确定移交与接收的方式。
   2、采用逻辑归档的文件形成单位,在网络上移交电子档案时,应在政府专用网的电子公文交换平台上进行,并履行相应的交接手续。
   3、采用物理归档的单位,文件形成部门或信息管理部门应于文件形成次年把经过鉴定符合归档条件的电子文件向单位档案部门移交,并将其存储到符合移交、接收要求的脱机载体上。
   4、归档电子文件数据格式要按照规定的统一格式将其存储、移交。归档电子文件如不符合上述格式要求的,移交单位应转换成本办法要求的数据格式,如无法进行数据转换,则应当将相关软件一并收集,由同级档案馆统一进行数据转换。
   (三)移交、接收检验
   1、国家综合档案馆在接收电子档案时,移交方与接收方应按照要求及检验项目共同对电子档案数据及其技术环境进行检验,合格率达100%时方可进行交接。不合格的,应退回形成单位重新制作,并再次对其进行检验。
   2、检验项目:
   离线移交电子档案时,应做到存储载体外观完好清洁、无划痕、无损坏、无携带病毒;
   核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性及审核手续;
核实数据完整、内容准确、编目规范、检索条目等著录项目与登记一致,手续完备、资料齐全;
   对特殊格式的电子文件,核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。
3、检验不合格的,应退回形成单位重新制作,并再次对其进行检验,履行移交手续。
  (四)移交手续
   移交接收双方共同填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》(参见附录二)、《电子档案移交、接收登记表》(参见附录三),各一式两份,由移交、接收单位各执一份。
   第七条  本办法由周口市档案局负责解释。
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