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档案保护技术学
作者:周口市档案局  更新时间:2012-5-24

档案保护技术学是根据档案制成材料损坏规律,采取科学保护档案的技术方法的一门学科。档案保护的任务是最大限度地延长档案寿命。
档案保护技术的内容包括两个部分:一是档案制成材料损坏规律;二是保护档案的技术方法。
一、档案保护技术的基本指导思想
在档案保护技术工作中应贯彻“以防为主,防治结合”的基本指导思想。其中防的目的是防止或减少外界不利环境条件对档案制成材料的破坏,保证档案完好无损。治的目的是对已经遭到损坏的档案制成材料进行人为的修复,使它尽可能地恢复原貌,不再损坏下去。
坚持“以防为主,防治结合”基本指导思想的原因:
第一,目前档案部门保存的档案大量没有损坏,所以怎样减缓其损坏是重点,只有做好预防工作,才能减少治理工作的任务,这是档案保护工作的首要任务。如果只重视治理工作而忽视预防工作,就会造成治不胜治的现象。
档案是历史的真实记录,不仅内容,而且各种标记都是历史痕迹,一旦遭到损坏,很难使其恢复原貌。这就要求档案保护部门采取科学的保护措施,减缓档案制成材料的损坏速度,最大限度地延长档案寿命。
第二,档案保护部门在档案保护工作中强调以防为主,并不是说治理工作就不重要了。档案制成材料是物质材料,是在不断变化之的,总有一天会损坏的。档案制成材料如果遭到损坏,不及时采取治理措施就会使损坏继续蔓延,一些珍贵的档案无法挽救。因此,治理工作的任务在档案保护技术中是永远存在的。
“防”和“治”是档案保护技术中不可缺少的两个方面,必须贯彻执行。
二、常见字迹的耐久性
字迹材料的种类繁多,成分复杂,耐久性也不尽相同。但不论是哪种字迹材料,其耐久性都是由两个因素决定的,一是字迹的色素成分,二是字迹色素成分与纸张的结合方式。
(一) 最耐久的字迹材料有:墨、墨汁、碳素墨水等。
(二) 比较耐久的字迹材料有:蓝黑墨水、印泥、科技蓝图铁盐线条等。
(三) 不耐久的字迹材料有:铅笔、红蓝墨水、圆珠笔、复写纸、科技蓝图重氮盐线条等。
(四) 影响字迹材料耐久性的环境因素
    字迹材料的耐久性除了由本身特性决定以外,还与外界因素有关,各种有害因素会从各方面加速字迹材料的损坏,影响其耐久性。
1.高温
高温会使耐热性较差的字迹材料发生油渗扩散现象。如圆珠笔、复写纸字迹。高温还会促使字迹色素成分与一些物质发生化学反应,使字迹退色。 
2.潮湿
空气潮湿会使耐水性差的字迹材料发生扩散退色。如纯蓝墨水、红墨水。当库房潮湿,纸张含水量大时,这些耐水性差的字迹就会发生洇化扩散现象,严重的还会退色,无法阅读。
    3.光
光是引起字迹发生退色的主要因素,遭受光照过的字迹,光的破坏作用在很长时间内都是存在的。
    4.有害气体
    档案字迹形成后,在保管和利用过程中受到空气中污染物二氧化硫、二氧化氮、一氧化氮、氯气、硫化氢等酸性有害气体的影响,使耐酸性差的字迹遭到破坏。
    5.灰尘
    空气中的灰尘粘附在档案上,会将字迹遮盖而使字迹模糊不清,可视性下降。在整理、保存、利用过程中,落在纸张上的灰尘会增加对档案纸张的磨擦,直接影响字迹的清晰度。对于牢固性差的铅笔字迹,则更容易被磨擦掉。另外,灰尘中还含有酸性或碱性物质,易引起字迹色素发生化学变化,造成字迹退色。
6.霉菌
霉菌在生长过程中,吸收营养时,会分泌出某种色素或其他有机物质如有机酸等。分泌的色素使档案染色,会在档案纸张上留下各种颜色的霉斑,严重时遮盖字迹,无法阅读。有机酸在档案上积累,会增加档案纸张的酸度,使耐酸性差的字迹退色。
总之,影响档案字迹材料耐久性的因素很多,为了最大限度地保持字迹材料的耐久性,延长档案的寿命,必须采取防护措施。
三、不适宜的温湿度对档案耐久性的影响
档案纸张由于存放年深日久而缓慢变质,这种变化过程称为自然老化。高温、潮湿、低温和干燥对档案的破坏作用是很缓慢的,我们肉眼感觉不到,但日积月累,不适宜的温湿度对纸质档案的危害就表现出来。因此,我们平时在保护档案时,就要控制与调节库房温湿度,防止档案遭到损害。
(一) 不适宜的温度对纸质档案的破坏作用
1.高温对纸质档案制成材料的破坏作用
(1)高温会加速纸张的热老化作用。
当档案受到热的作用时,纸张会产生热老化,其老化程度随着温度升高而加剧。档案纸张热老化作用有以下两个方面:一方面纸张脱水、强度下降。另一方面加速纸张中各种化学反应的进行。一般化学反应的速度随温度升高而加快。
(2)高温会使耐热性差的复写纸、圆珠笔等字迹发生油渗扩散现象。
(3)高温有利于危害档案有害生物的生长与繁殖。
库内温度过高,将会有利于危害档案有害生物的生长繁殖,给档案制成材料带来很大破坏作用。
2.低温对纸质档案制成材料的破坏作用
库房温度低会减缓档案制成材料因不利因素引起的各种化学反应的速度,而不易发霉生虫。一般来讲,温度低一些有利于档案制成材料的耐久性。但并不是说档案库房内温度愈低愈好,纸张中的水分在一定条件下能提高纸张的耐久性。档案纸张只有在保持正常含水量时,才能获得理想强度。如果温度过低,降到冰点以下,纸张中的水分会发生冰结现象,使其内部结构遭到破坏,强度下降,影响档案纸张的耐久性。
(二)不适宜的湿度对纸质档案的破坏作用
1.潮湿对纸质档案制成材料的破坏作用
(1)潮湿会加速各种有害物质对档案纸张的破坏作用。若长时间将纸质档案置于潮湿环境中,纸质档案很容易粘结在一起,而形成“档案砖”。
(2)潮湿会使耐水性较差的纯蓝墨水、红墨水等字迹洇化退色。
(3)潮湿有利于危害档案有害生物的生长和繁殖。
(4)潮湿可以加剧空气中有害物质对档案的破坏作用。
2.干燥对纸质档案制成材料的破坏作用
如果档案库房内湿度太低,档案纸张中的水分蒸发过渡,不能保持正常的含水量,这样会使纤维内部结构遭到破坏,纤维变硬、变脆,柔性和强度下降。
总之,档案库房温度过高或过低,湿度太大或太小,都会影响档案制成材料的耐久性。因此,必须对档案库房的温湿度进行控制与调节,尽量使其保持在一个合适的范围内,最大限度地延长纸张档案的寿命。
(三)档案库房温湿度的标准
中华人民共和国建筑行业标准《档案馆建筑设计规范》(JGJ25—2000)规定档案库房温、湿度范围:温度14℃~24℃,相对湿度45%~60%,采暖期温度≥14℃,相对湿度≥45%;夏季温度≤24℃,相对湿度≤60%。在选定温、湿度后,每昼夜波动幅度要求不得大于±2℃,相对湿度不得大于±5%。
    (四)调控档案库房温湿度的方法
河南地处我国中东部的中纬度内陆地区,受太阳辐射、东亚季风环流、地理条件等因素的综合影响,气候为北亚热带向暖温带气候过渡的大陆性季风气候。河南气候总体上具有四季分明、雨热同期、复杂多样的基本特点。其中四季分明是大陆性季风气候的最主要特色。随着一年内冬、春、夏、秋的更替,四季气候明显各异。具有冬季寒冷少雨雪,夏季炎热降水多的特点。根据河南省气候特征,档案部门应有针对性地采取调控温湿度措施。
1.冬季增温和加湿
冬季12月至次年的2月,河南境内盛行寒冷、干燥的北冬季风,气温低,降水少。最冷的1月平均气温全省在-2℃~2℃之间,季平均极端气温最低达-17℃~-11℃。季降水日数历年平均8天~25天,占年降水日数的10%~20%,降水量仅为年降水量的10%。低温、少雨使得空气干燥。全省1月份空气的相对湿度在50%~70%之间 ,最低时仅有10%左右,冬季是一年中最干燥的季节。针对河南冬季寒冷、干燥的特点。档案部门应采取增温和增湿措施。
(1)增温方法
增温最理想的方法是采用空调设备,就是把需要送入库房的空气经过加热器加热后送入库房,从而提高库房的温度。这种增温方法的优点是库内升温比较均匀,安全可靠。缺点是费用较高。目前我国除少数大型档案馆外,大部分档案库房还没有条件用空调设备增温。
档案库房普遍采用暖气进行局部加热增温的方法。暖气主要有水暖和气暖两种。水暖升温缓和,保持时间长,但暖气片损坏时易漏水;气暖升温快,热能利用高,基本上能使库内温度达到要求。如果档案库房有走廊,最好将暖气安装在走廊内,通过加热走廊的空气使之与库内空气交换,这种方法经济、效果好,还可避免因暖气设备损坏,出现漏水现象而损坏档案制成材料。
档案库房禁止使用炉火、炭火对库房局部增温。一方面易引起火灾;另一方面温度高,所释放的大量灰尘和有害气体会间接对档案产生危害。
(2)加湿方法
加湿的方法就是通过增加库房内空气含水蒸气的量,即增加绝对湿度,使库内相对湿度升高。
加湿最简单的方法是在库内设置敞口盛水容器;地面铺湿草垫;直接向库房地面洒水。这些方法虽然简便经济,但加湿速度较慢,占地面积较大。
档案库房比较理想的加湿方法是采用增湿机进行。
2.夏季降温和减湿
夏季6月至8月,河南境内盛行温暖、湿润的偏南夏季风,气温高,降水多。季内最热的7月平均气温全省大部为26℃~27℃,年极端最高气温多出现在六七月份,年平均极端最高气温大多在37℃~39℃左右,全省大部分地区出现过极端最高气温在40℃以上的记录,有些地方甚至出现极端最高气温高于44℃以上。
夏季为河南降水最多季节,季降水日数各地差别不大,一般在30天~35天,季降水量占年降水量的40%~65%。夏季降水强度大,多大雨和暴雨。针对河南省夏季雨热同期的特点,档案部门应注意采取降温和去湿措施。
(1)降温方法
使用空调设备是比较理想的降温设备。档案库房也可从库房建筑入手,杜绝或减少库房内热量的来源。如正确地选择馆址、使用隔热材料等,提高档案库房建筑的隔热效果。
    (2)减湿方法
减湿的方法很多,20世纪50年代~60年代用吸湿剂,如放木炭、生石灰等,实践证明,这种方法吸湿效果不理想,因为放置有限,静态吸收慢,调换麻烦,并且容易污染档案。
目前,减湿主要采用冷却减湿和吸湿剂减湿。
①制冷去湿机减湿
制冷去湿机减湿是用冷冻的方法使通过机器的空气温度降到露点温度以下,将空气中的一部分水蒸气凝析出来,达到去湿的目的。
 制冷去湿机的优点:
第一, 去湿性能稳定可靠,可以连续降湿,使用管理比较方便。
第二, 除湿效果好。只要去湿机工作环境温度为15℃~35℃,相对湿度40%~95%,都能达到比较好的去湿效果。
制冷去湿机的缺点:
第一,开机一定时间后,库房的温度会增加2℃~3℃。
第二,制冷去湿机不适合低温降湿。如果环境温度较低,有可能在蒸发器管子表面结析的不是水而是霜,从而影响了降湿效果。
②吸湿剂减湿
吸湿剂是指能够吸附或吸收空气中水分的物质。日前档案部门主要采用氯化钙吸湿剂和硅胶吸湿剂。
 氯化钙。具有吸湿性强的特点,每公斤氯化钙可吸水1300克~1500克,吸水前是晶体,吸水后为液体,目前有的档案馆利用氯化钙可以吸收空气中水分的原理做成氯化钙吸湿装置。即用一个没有盖子的木箱,箱子两端是纱窗,在箱子内用木条分成格子,格子上放一个装有氯化钙的竹篓,并在箱的底部放一个瓷盘,氯化钙吸收空气中水分后变成液体,流入瓷盘中。在箱子的一端装有电扇,使库内空气不断流过氯化钙,使静态吸湿变成动态吸湿,提高了氯化钙的吸湿能力。
硅胶。是一种无毒、无臭、无腐蚀性的固体,半透明结晶多孔状,不溶于水。硅胶的孔隙率为70%,每公斤硅胶能吸水100克。其优点是吸水后仍是固体,而且无腐蚀作用,使用时可把硅胶装入布袋中挂在柜子里。因硅胶价格昂贵,一般仅适用于小范围珍贵的档案减湿。
目前市场上出售的有变色硅胶和不变色硅胶两种。档案部门使用硅胶吸湿时,因变色硅胶价格高,可用变色硅胶作为不变色硅胶的指示剂。变色硅胶吸水后由蓝色变为淡蓝色,再变为紫红,最后变为红色。
3.密闭
当档案库房内温湿度符合档案保护条件时,采用密闭方法可以防止或减缓库外不适宜的温湿度对库内的影响,尽量使库内的温湿度处于稳定状态。同时,档案库房温湿度如果不适合档案保护条件时,则必须采取相应的调节措施,在采取调节措施后必须与密闭结合,才能使经过调节改善了的库房内温湿度状况保持稳定。否则,不仅影响调节措施的效果,也会增加管理费用。因此,密闭对档案库房温湿度调控有重要意义。不管采取什么措施调控库房温湿度都要和密闭结合起来。
档案库房密闭的重点是门窗。考虑到库房自然通风的需要,门窗、通风孔应尽量做到密闭时不透气,需要时可敞开。库房的密闭可以分成两种类型:一种是永久性密闭,封闭部分窗户为了美观起见,在窗户外做装饰性假窗,除留必要的门窗通风和采光之外,多余的门窗应永久性密闭。另一种是暂时性密闭,可以根据实际情况灵活地进行,需要密闭时能够密闭,需要通风时又可以打开。这种暂时性密闭又可分为三种情况:
第一, 库房密闭。如果门窗过大,缝隙过多,可在木门窗的边沿用绒布条、毛毡条镶嵌,铁门窗可以用橡皮条镶嵌,其他缝隙可用防潮纸、环氧树脂粘结剂加以密封。
第二,箱柜密闭。对于部分利用率较低或很珍贵的档案,可用箱柜密封进行保存。一般在温湿度适合的条件下,将盛有档案的箱、柜用纸条和胶布严密地封起来,可以起到隔绝外界潮湿空气的作用。
第三,档案密封。
4.通风
通风是根据空气流动的规律,有计划地交换库内外空气,以达到调节库房内空气温湿度的一种措施。通风是调节库房内空气温湿度的简便、易行、收效快、较经济的一种有效方法。
通风的方式有两种,一种是自然通风,一种是机械通风。
(2通风调节库房温湿度时应注意的事项
第一,根据以上原则调节库内温湿度时,要注意天气的选择,不能在雨后一二个晴天内通风,同时还要注意一天中的时间选择。若通风是为了降湿最好是在早晨,因为早晨库外绝对湿度最低。
第二,通风要与密闭等控制手段结合起来。此外进出口的设置要适当,防止出现死角。
第三,注意防尘,防有害气体、防虫、防鼠。在通风处要设过滤、净化装置,若以门窗为通风口,应装有纱门、纱窗。
第四,在通风过程中,应随时监测,一旦库内空气不符和通风的一般原则时,应立即停止通风。若库内外温湿度相差过大时,通风时要缓慢,或停止通风,以免造成库内温湿度波动太大。
第五,通风中应严防库内结露。
四、档案库房防光、防有害气体与防尘
(一) 防光措施
太阳光中,紫外线虽然占的比例小,但光的能量却很大,对档案有很大的破坏作用,所以档案库房防光主要是防紫外线
1.防止阳光的直接照射
(1)库房窗户的设置要适当
目前在建筑档案库房时既要考虑适用,又要照顾到美观。窗户是日光进入档案库房内的主要通道,设置窗户时首先应注意窗户的朝向。在同样条件下,夏季不同朝向的窗户透过太阳的辐射强度不同,一般以西向和东向透过太阳辐射强度最大。因此档案库房的西向和东向不宜设窗,南北方向要少设窗,设窄窗,库房窗洞与墙体面积比为1:10。此外,档案柜架要与窗成垂直方向排列,防止阳光直射在档案柜架上。
    2.设置遮阳措施
常用的遮阳措施可分为内遮阳和外遮阳。
(1)内遮阳。主要有百叶窗、帘幕、活动挡板等。内遮阳的颜色越浅,反射率越高,遮阳效率就越高。
(2)外遮阳。主要有遮棚、百叶窗、遮阳板等。遮阳板可采用水平式、垂直式、综合式、挡板式四种方式,见图4.1。外遮阳的颜色越暗,透过率越低,遮阳效率越好。
因为内遮阳是在太阳辐射透过窗玻璃后才起遮挡作用,而外遮阳是在太阳辐射到达窗户之前被遮挡。就隔热防光效果看,外遮阳优于内遮阳。
3.对库房的窗户采取防光措施
(1)把单层窗改为双层窗,选用毛玻璃、花纹玻璃等,因其表面粗糙不平,对光线可产生重复反射,从而减少了透过量。也可选用吸热玻璃或茶色玻璃代替普通玻璃等,均能在一定程度上减少进入库房内光的透过量。
(2)用白铅粉和桐油混合(2:1比例),用汽油稀释,涂在玻璃上,可以过滤掉一定数量的紫外线。
4.选择适宜的库内光源
为了防止或减少库内人工光源中的紫外线,库房内使用人工光源时,以用白炽灯即普通钨丝灯为好,不宜使用日光灯,因为日光灯发射出的紫外线比白炽灯多。
5.在库房窗户玻璃和日光灯管壁上涂布紫外线吸收剂 
中国科学院化学研究所研制的KH—1型紫外线涂料和簿膜。其优点是:
(1)性能稳定,透光性和滤光性好。
(2)操作简便,且具有可逆性。
6.减少档案利用过程中光的辐射强度与作用时间。
在利用档案过程中必须注意防光,应尽量避免在强光下长时间利用档案。目前复印技术在档案部门中的应用较为普遍,多次复印对档案的损伤是相当严重的。所以应尽量减少利用原件复印的次数,可用复印件代替原件进行再复印。在举办档案展览或提供利用时,对较珍贵的档案应以复印件代替原件,必须使用原件时应采取必要的限光和滤光措施。
    7.避光保存
目前档案部门普遍采取的档案柜、箱、盒、袋等保存方法,均能在一定程度上起到避光作用。当库房内不需要采光时,应将光源关闭。
(二)防有害气体和灰尘
环境污染物质种类很多,已经引起人们注意的约有100多种。这些污染物不仅危害人类及动植物,也是危害档案制成材料耐久性的重要因素之一。
河南省因受地貌、气候影响,春季3月~5月风沙严重。因此,河南省的档案部门在加强防有害气体对档案的危害同时,春季重点还要做好防尘工作。
1.正确选择库房地址
选择环境好的地址建造档案库房,是防止污染最有效而经济的办法。向城建部门了解城市布局情况,库址应选在工业区的上风处,避免把库房选在工业区、大居民点或繁华的街道上,以减少有害气体与灰尘对档案的影响。
2.档案库房采取密闭措施
库房采取密闭的方法以减少有害气体和灰尘的危害,一般库房门窗不留孔洞缝隙,同时也可用档案装具如箱、柜、盒、卷皮等对档案进行多层密闭,还可以利用热压或浸润法把高聚物材料覆加到档案上使之成为一层保护膜。
3.绿化库房周边和库内环境
  4.过滤和净化空气
净化档案库房空气一般用活性炭,活性炭内部有许多极细小的孔隙,具有很强的吸附性。在正常条件下,活性炭所吸收的物质等于自身重量的15%~20%,当达到这种程度时,就要更换活性炭。据测定,1克活性炭在一般情况下能吸收0.15克~0.2克的有害气体。
过滤空气主要是除去灰尘。净化和过滤常常和空调设备结合起来使用,达到既除尘又保持恒温恒湿的目的。
5.防止库房内表面起尘
档案库房建筑内表面应选用质地坚硬,耐磨易清洗的材料作为围护结构的面层,有利于防止建筑物内表面起尘。库房最好采用水磨石地面,不要使用水泥和砖等做地面,以免起尘。也可在库房内表面涂一层高分子涂料如聚胺酯、聚氯乙稀等,使库房内表面油滑光亮,起到防尘作用。
6.建立严格的规章制度
档案制成材料入库和工作人员在库内活动也是库内的主要尘源。档案制成材料入库前要进行除尘处理,进入库房的工作人员应换工作服和拖鞋。此外,可在库房的入口处加设吹淋室,用以吹除进入库房的档案制成材料表面附着的灰尘。
7.注意特殊天气状况,采取合理措施
从2001年3月起,我国开始对扬尘和沙尘暴天气实行预报,对未来天气情况进行了解。
在扬沙和沙尘暴天气出现时,应减少档案馆(室)开放时间,或将档案馆(室)密闭起来,待扬沙天气过后,再进行开放
五、防霉、防虫
(一)防霉
由于微生物具有分布广泛,繁殖迅速,代谢旺盛,适应性强,对档案材料产生强烈的危害作用,所以必须采取预防措施。
1.严格控制库内温湿度,保持温湿度稳定
2.保持库内清洁
微生物常常是由灰尘传播的,所以保持库房清洁,可大大减少微生物危害档案的可能。为了库房清洁,要经常清除库房、装具、设备、档案中的灰尘,及时清理室内垃圾。
3.减少微生物侵入库内
应避免微生物进入库房。对于受了菌害的档案,必须进行消毒处理后方可入库。搞好库房周围环境卫生也是减少微生物侵入库内的重要措施。
4.使用安全有效的防霉剂
档案库房的防霉剂应符合如下要求:抗菌效力高,即低浓度就有抑菌和杀菌作用;毒性小,对人的安全性好;稳定性好,有效期长,在较长时间内不易分解;无副作用,对档案制成材料无影响。
防霉剂的使用方法很多,可配制成溶液喷洒在库内空间和四壁;可让某种固体载体吸附,使其徐放挥发;可将防霉剂加在塑料成分内制成薄膜,用以保护档案。
常用的防霉剂有以下几种。
(1)香叶醇长效抗霉灵。
(2)对硝基苯酚
(3)邻位苯基苯酚
(4)防霉剂A4和TBZ
(5)生物抑制剂60
(二)防虫
对档案害虫应坚持以防为主、防重于治的指导思想。档案库房基本处于封闭和半封闭状态,是一个可以人为控制的环境。通过档案工作者对档案加强管理、实施档案保护技术,可有效防止或抑制害虫的发生或减少发生次数。
1.保持库房清洁卫生
清洁卫生防虫就是根据档案害虫的生活习性,清除害虫的滋生条件,而达到防虫目的的一种方法。清洁卫生防虫在害虫的防治方面占有非常重要的位置,具有简便易行、无毒、无损档案等优点。
档案害虫一般都具有喜温、喜湿、喜脏、喜阴暗等习性,破坏这些生态环境就会防止害虫的生长发育,繁殖蔓延。因此搞好日常库房卫生,坚持定期彻底清扫,做到库内无杂物和其他废弃物。具体措施如下:
第一,建立、健全库内外清洁卫生制度,并认真贯彻执行。不清洁以及受害虫感染的档案材料、衣物不得入库。工作人员入库应换工作服、工作鞋;
第二,要经常保持四壁、天花板、地面和柜架清洁。保持库房内无洞穴、缝隙。对库内阴暗角落,应注意经常进行清扫;
第三,进入库内的装具用品要进行清洗杀虫;
第四,库房应安装纱窗、纱门,门窗应严密,以防害虫飞入。
2.搞好库房温、湿度管理
档案害虫是变温动物,喜温畏寒、喜湿畏干。将档案库房的温度常年控制在24℃以下,相对湿度在60%以下,就可以阻止害虫的发生。如果库房中已发现害虫,那么在此温、湿度以下会抑制害虫生长、发育和繁殖。
3.做好档案入库前的检疫
档案馆的档案来源于社会各个部门,各部门档案的保护条件和保护措施又千差万别,因此,档案遭受虫害的可能性和程度也不一样。档案害虫随着档案的流通,在适宜的条件下,其卵会孵化出幼虫,蛹羽化为成虫,对档案造成危害,因此,档案入库前的检疫和杀虫是防治害虫发生的有效措施。为了保护馆藏档案不受害虫感染,档案入馆前必须进行严格的检疫工作。只有在经检疫杀虫之后,档案才能入馆。
4.定期检查档案
档案入库后,除了整理、编目、提供利用外,基本处于静止状态。若周围环境适宜,则利于害虫的生长、繁殖。定期检查档案既可及时发现虫害,处理疫情,又可破坏害虫的生态环境。检查的过程也是翻动档案的过程,它能够破坏档案害虫安定的生态环境,若加上清扫可以驱除已有害虫的虫卵,对害虫有一定的防治作用。
5.档案馆室内绿化应防虫
档案馆室是广大档案工作者工作和学习的场所,是档案利用者的阅读场所。为了改善档案馆室的环境质量,常种植一些花草。花草在美化环境的同时,还容易受到害虫的危害,有些危害植物的害虫也危害档案制成材料。
6.药物防虫
在档案库房及各种档案装具内放置有特殊的气味或毒性的驱虫药剂,使药物挥发出来的气体在档案周围经常保持一定的浓度,害虫不敢接近档案,这种药物称为驱避剂。驱避剂对预防害虫有一定作用。目前,我国大多数档案馆、档案库房都采用这种方法防虫。
安全有效的驱虫剂必须具备四个条件:
第一,对人体无不良刺激或毒害;
第二,对档案制成材料无损害;
第三,能挥发或升华,容易扩散;
第四,价廉易得,使用方便。
(1)樟脑
樟脑是樟树中所含有的一种化学物质,经过蒸馏、分离提炼而得。樟脑是一种双环萜酮类物质,白色结晶体,由于沸点和熔点很接近,因此,极易升华。难溶于水,易溶于有机溶剂,化学性质稳定,有强烈的樟木气味和辛辣的味道,在常温下能够自然挥发,可用于防虫驱虫。
(2)无公害新药8489防虫杀虫剂
8489防虫杀虫剂是20世纪90年代研制出来的,由多种中草药复合而成,具有挥发性强,气味芬芳,对人畜无毒害,不污染环境,对纸张、字迹无不良影响,杀虫效果好等优点。
8489防虫杀虫剂对档案窃蠹、烟草虫、药材甲、黑毛皮蠹、谷蠹、蜚蠊、毛衣鱼、书虱等害虫均有较好的防虫杀虫作用,同时对档案图书库内的害虫有较好的熏蒸杀灭效果。该药穿透力有限,对档案图书内部的钻蛀性害虫效果较差。
(3)灵香草植物性防虫剂
灵香草又名陵香、广香陵草、熏衣草,是报春花科多年草本植物。该草含挥发油,具有特别浓郁香气、味苦,有强烈刺激性,有防虫效果,对某些害虫还有滞育作用。
防虫剂对防虫虽起到一定的作用,但完全依靠防虫剂是不可靠的。应和其他措施结合使用,如加强温湿度的管理,建立管理制度等来防止感染害虫,并破坏害虫的生态环境等。
六、特殊载体档案保护
(一)照片档案保护
常规的照片档案是由胶片、照片和文字说明组成的。
1.胶片档案的保管方法
(1)装具材料
主要有纸质装具、塑料装具和金属装具。
2.存放形式
不同类型的胶片不得混装或放入同一容器中,应保存在低温、干燥的环境中,同时还应使环境空气流通。
此外,不同规格的胶片也应以不同方式存放。卷式胶片应卷绕在片盘和片芯上,以卷为单位存放,卷与卷之间水平摆放;片式胶片可在特制的纸质或塑料制成的封套内存放,然后放入有抽屉的金属拒内。胶片存放时不要捆夹或挤压。
2.保存胶片的环境条件
(1)保持适宜的温湿度
中华人民共和国国家标准《照片档案管理规范》GB/T11821-89规定保存胶片的适宜温湿度为:温度13℃~15℃,相对湿度35%~45%;保存照片的适宜温湿度为:温度14℃~24℃,相对湿度45%~60%。库房内昼夜温度变化不应大于±3℃,湿度变化不能大于±5%。
(2)保持空气清洁
保存胶片库房应注意防有害气体和灰尘。
(3)防光
光能破坏胶片档案,使其耐久性下降。因此,保存胶片的档案库房应配备防光设备,避免光线直接照射到胶片档案上。
(4)防霉
胶片库房应特别注意有害微生物的防治。危害档案的有害微生物在胶片档案上一旦滋生,就会使图像模糊,严重时胶片会粘连在一起,影像损坏,无法还原。
对胶片档案造成破坏作用的档案有害微生物多达十多种,所以选用的防霉剂应具有广谱性。
(5)防火
火对胶片档案的危害极大。胶片档案即使在火灾中幸存,高温也会使胶片档案的影像受损。为了预防胶片档案库房发生火灾,应禁止携带火种进入库房,库房内严禁明火操作,库房周围也不能堆放易燃品。胶片库房要配备足够的消防灭火器材和专用电盘电器装置,并建立严密的防火制度,消除一切火灾隐患,以保证胶片档案的安全。
3.建立严格的入库和定期检查制度
(1)建立严格的入库制度
一是胶片入库前的检查。主要检查胶片上是否有指纹、油污,胶片是否受潮发霉,胶片中是否夹带易燃物等。对有缺陷的胶片,要做好检查记录,以便隔离和及时修复。
二是入库前的技术处理。对于需要永久保存的入库胶片最好重新清洗,使影像质量达到长期保存标准。清洗液的配方为:500毫升水和3%的氨水100毫升相混后,加水至1000毫升;溶液现用现配,配制时用广口瓶,清洗时先把胶片在清洗液中浸泡5分钟,再用水洗5分钟,晾干即可。
(2)建立入库后胶片档案的抽样检查制度
为了使胶片寿命延长,改善其保存环境,抽样检查是不可缺少的。一般胶片应每隔半年抽查一次,贮存条件好的胶片库房也可每隔一年或两年抽查一次,在抽查过程中,若发现问题要及时处理,同时也为胶片合理保管积累经验。
具体检查内容有:
第一,胶片是否形变,如齿孔尺寸有无变化、片基是否卷曲、脆化、断裂或胶片是否粘连。
第二,胶片是否发生化学变化,如片基是否变黄、有斑点、退色,胶片上是否粘有灰尘和霉斑
第三,包装材料是否变质,如纸盒是否变色、脆裂,金属容器是否腐蚀等。
4.胶片档案在利用过程中的保护
胶片借阅中应建立合理的借阅制度,帮助读者掌握正确的阅读规则。取拿胶片应戴棉手套,并且只能接触胶片边缘部分,以免留下指纹和划痕;取拿胶卷不要握得太紧,更不能手握胶卷一端向外抽拉,这样会使乳剂层互相磨擦而损伤;坚持提供复制片的利用制度,禁止直接利用原胶片。
(二)磁性载体档案的保护
1.保持适宜的环境条件
(1)保持适宜的温湿度
国家档案局于1996年2月26日颁布的中华人民共和国行业标准《磁性载体档案管理与保护规范》DA/T15-95,磁性载体档案库房应在温度15℃~27℃、相对湿度40%~60%范围内选定一组值,一旦选定,在24小时内温度变化不得超过±3℃、相对湿度变化不得超过±5%。最佳环境温度是18℃、相对湿度是40%。
(2)防磁
当外磁场强度超过50奥斯特就有可能将磁性载体上的信息抹掉。电动机、发电机、变压器等电机设备均含磁场,而且强度大多超过1500奥斯特,足以抹掉磁记录载体材料上的信息。此外,还有一些设备,如放大器、电源装置、话筒、耳机、电视机、扬声器、消磁器等也会削弱磁记录信号,增加杂音。所以磁性载体档案存放环境一定要远离这些设备。
磁性载体档案在贮存和使用过程中要严防外来磁场的干扰。切忌把磁记录材料放在带有磁场或可能产生磁场的物体或设备附近。
(3)保持空气清洁,避免污损磁性载体表面
磁性载体材料在使用时,是以一定速度在不停地转动,对于磁带来说,带基之间相互磨擦次数多,会使带基表面温度升高。在这种使用状况下,如果磁带表面沾上灰尘、有害气体及磁带自身脱落的磁粉颗粒,在压力下被卷入磁带中,会使重放信号跌落,噪音增大,甚至由于磁粉或灰尘颗粒掺入磁头缝隙造成磁短路,使信号无法重放出来。
(4)防霉
霉菌一旦在磁性载体上滋生,分泌出的酸和酶,将导致磁性载体机械强度下降,磁粉脱落、带基相互粘连或脆化,信号丢失或失真。所以档案库房应注意防霉。
(5)防光与防火
光对磁性载体档案有很大的破坏作用,因此,应避免阳光直接照射磁性载体档案。
保存磁性载体档案的装具和库房应使用耐火材料,库内及附近严禁有易燃物品;库房内应严禁明火;库房中应配备二氧化碳灭火器等灭火设备;对重要档案应专柜存放。
2.利用中的保护
(1)磁带利用中的保护
①利用前应检查磁带卷绕情况,若卷绕太松可用铅笔插入带盘齿轮卷好再用。
②利用磁带时先检查所用机器状况,并掌握机器的使用方法,正确使用磁性载体档案的设备。
③利用磁带时,周围环境的温湿度与库房的温湿度相差范围,温度不应超过±3℃,湿度不应超过±5%,否则,应在使用前,将磁带在使用环境中平衡24小时以上。在使用前应将磁带按正常速度全程进带、倒带各两次。
④ 经常保持阅览环境的清洁无污染,并保持磁性载体档案和播放设备的清洁,减少不必要的磨损。
(2)软磁盘利用中的保护
软磁盘具有体积小、重量轻、成本低、高密度和可擦写等特点,能随时存取信息。但软磁盘记录的信息通常难以长久保存,因此必须有针对性地采取保护措施。
①科学地利用软磁盘。
②计算机病毒的防治。
③防止利用过程中信息的损坏。
④严格的安全操作措施。把重要的软盘信息定期复制存档,备份异地保存,避免因病毒的破坏而不易恢复,可将损失降到最小程度。
3.建立严格的管理制度
(1)入库前的检查和处理
磁带在贮存前,应检查磁带缠绕是否平整规范,不能有折皱、弯曲和边缘损坏现象。
 接收软磁盘时,必须在专用的计算机上严格检查有无病毒,如果发现病毒应进行彻底杀毒。接收软磁盘时还应复制双份或多份备存,其中一套专门用于保存而不提供利用,这样一方面可防止意外事故的损失,同时还可以应付软盘在使用过程中信息的损坏。
(2)建立定期倒带和复制制度
对于长期存放的磁带卷绕松紧要适当,最好以记录或重放速度重新卷绕一次再存放。卷绕过紧,高温下易形变、粘连和增大复印效应;卷绕过松,使用中易出现滑动,快速卷带边缘不易卷齐。
另外,磁带一般每隔3年半重新卷绕一次,以释放其内压力,同时还可以减少磁带的几何形变、粘连及弹性疲劳。卷绕时应以放音速度运行,不可快进、快倒,保持带基张力1.7牛顿~2.2牛顿,倒带时应在温度18℃±1℃,相对温度为40%±5%环境下进行。因此,在最佳的保存环境和使用条件下,磁带平均有效寿命仅有10年~20年左右,为了保持磁带上记录信息的安全,必须定期对存档磁带进行复制。
   软磁盘信息的保存时间也是有限的,在正常情况下只能保存20年。为了使软磁盘信息能长久保存,应定期对磁盘信息进行拷贝复制,拷贝复制时应使用质量好的软盘,以使软磁盘上的信息长久保存。
具体做法是:对于正常保存的磁性载体档案,可每10年复制一次;极重要磁性载体档案的复制周期由保存单位自定。
(3)正确存放
磁带卷好后,放入特制的盒中,竖直放在专用磁带架或柜上,使其受力均匀,避免磁带卷边或变形,磁带重心落在带盘芯上,可以避免因卷绕松弛造成磁带横向损伤。
软磁盘应竖放在专用的硬质软盘盒中,—方面可以避免挤压,另一方面可起到一定的防尘作用。
(4)定期检查
定期检查及清洗磁带机和软盘驱动器,严格遵守操作规程使用磁性载体材料。对数字磁记录载体每满2年进行一次抽样机读检验,抽样率不低于10%,若发现问题应及时采取恢复措施。
磁带的检查。对库存的磁带要定期进行物理性能和电磁性能检查,检查磁带
是否变形、粘连、断裂,磁粉是否脱落、霉变等。
每年对磁带档案按3%的比例随机抽样检查,如发现永久误差,则应对整套磁性载体档案重新检查,对发生永久性误差的磁带档案进行复制。
软磁盘的检查。如果发现软磁盘出现长霉、划伤、变形等质量问题,应作相应的技术处理,必要时应及时将信息拷贝到新的软磁盘上。定期检查,以便及时发现问题。长期不用的软磁盘应定期运行,以防盘片长霉。
此外,还要检查信息的可读性。随着计算机技术的飞速发展,信息的记录载体,如软磁盘的规格和软件系统均在不断变化,为此,所保存的软磁盘的载体形式和软件系统也应随之转化,以保证信息的持续可读取性。
4.硬磁盘的保护
硬磁盘的损坏大约70%是人为操作不当造成的。因此对硬磁盘预防性维护是十分必要的。在使用过程中,由于计算机使用不当、电源不稳定、空气污染、环境温度波动过大及计算机病毒等因素影响硬磁盘的使用寿命。为了有效地延长硬磁盘的寿命,在使用过程中应注意以下几点:
(1)保持适宜的温湿度
(2) 保持空气清洁
(3)减少震动冲击,防止磁场影响
(4)避免随意关机和频繁启动
(5)保持电源稳定
(6)防止计算机病毒的危害
(三)光盘档案的保护
光盘档案寿命短,不易保存,一旦出错,则无法读取信息。因此,应采取有效的措施,加强对光盘档案的保护。
1.正确保存,防止物理和化学损伤
为了避免光盘的物理和化学损伤,应减少使用次数。光盘寿命的长短,与光盘累计使用时间的长短息息相关。激光光能对光盘制成材料稳定性的影响,是随光盘累计使用时间的延长而加大的。
2.保持适宜的温湿度
最适宜光盘长期保存的温湿度环境是低温干燥、恒温恒湿的环境。光盘保存比较适宜的温度范围是14℃~24℃,较适宜的相对湿度范围是45%~60%,且每天温度的变动不应超过±2℃,湿度每天的变化范围不应超过±5%。
3.保持环境空气清洁
在每次拿取光盘时,只能接触光盘的内外沿,不能触摸光盘的数据区,以免油渍、汗渍和指纹粘在读取面的数据读取区。在光盘使用完毕后应立即放回到盘盒中避免灰尘、异物的污染。
4.正确使用和存放光盘
光盘从光驱中取出后,最好是保存在质地优良的光盘保护盒中竖直存放,不能用商店里卖的塑料套保管光盘,在不适宜的温湿度条件下,它会与光盘粘连,也不能将光盘夹于书页之间存放,因为不光滑的纸页会对光盘造成轻微的划伤。光盘在存放过程中也要注意防光,日光的过分照射会造成光盘变形和加速毁坏。
5.建立合理的管理制度
对入库的光盘要检查,只有符合保管要求的光盘档案才能接收入库。库房管理人员应随时掌握库房内光盘档案的保存状况,建立检查制度,以便了解不同保存时间光盘的变化情况。对检查中发现的问题应及时处理,并将每次检查和处理的结果记录下来。在目前的技术条件下,光盘还不能长期保存。为了保持光盘上的档案信息不被丢失,光盘在正常的保存环境中,应每隔10年~15年复制一次。

思考题:
1。针对郑州春季干燥多风沙的气候特征,档案部门应采取哪些保护措施?
 2.简述档案库房的防光措施。


 

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