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信息时代的档案信息化管理
作者:李志青  来源:中国档案报  更新时间:2011-9-28

 

    随着科学技术的不断发展,计算机应用的日益普及和电子文件的大量涌现,实现档案的信息化管理,已成为当前和今后一个时期档案部门和档案工作者面临的一项重要任务,也是档案工作的发展方向和必然趋势。   

    档案信息化管理的主要内容
   

    档案的信息化管理是在信息时代背景下产生的档案理论与实践,以档案资源信息化为核心内容的新时期档案管理信息化理论和工作体系逐渐形成和发展并指导着具体工作。其主要内容包括:
   

    档案资源技术信息化。在信息时代,信息化已成为各行各业现代化的核心与主导,档案资源信息化将档案资源和档案各项管理过程,通过信息系统加工和计算机网络的传输保存,将原有不同载体的档案资源转化成数字化信息,实现档案资源的合理配置与有序、进行信息化有效开发利用,实现档案资源的社会共享。由此可见,信息化将成为各项档案工作的重要管理平台和技术支撑,是新时期档案信息化管理的核心内容,其主要内容包括:一是档案信息资源建设,即通过数字化、网络化技术手段,建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库;二是档案基础平台建设,包括档案网络建设和管理系统开发应用,建立档案信息资源共享的技术支撑平台,实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。
   

    档案管理方法科学化。档案管理工作方法科学化,就是根据信息社会的特点和档案工作的客观规律进行合理的组织计划和控制。自然科学和社会科学的最新研究成果运用到档案管理中,如在系统论、控制论等的指导下作出正确的决策。此外,管理方法的科学化还包括正确恰当地运用经济手段和行政手段按照管理对象的实际和它自身固有的规律来决定采用哪些手段,以及使用这些手段乃至最终用法律形式来保证。管理方法的科学化是新形势下管理现代化的核心。
  

    管理人员素质现代化。信息时代档案种类和载体的多样化、档案管理方法的不断改革,对档案管理人员在业务知识、科学技术知识及管理操作能力等各方面都提出了新的更高的要求。档案管理人员除了应具备广博的知识外,还要有一个结构合理的人才群体。档案管理人员要有一个合理的比例,有较好的知识结构、年龄结构、素质结构等。
   

    档案服务的社会化。随着社会档案意识的增强及档案效益的显现,档案利用从用户对象上正在发生着明显的变化,非官方组织与社会公众对档案的利用不断增长,经济活动利用明显上升。随着档案进一步开放、电子文档的实行,档案利用将出现跨地域、跨行业的局面,突破时空界限,真正实现资源共享。
   

    推进档案信息化管理的对策
   

    档案的信息化管理是管理理念、管理方法和管理技术等的创新过程。作为档案管理部门和档案工作者,要注重提高自身素质,增强管理信息化、现代化理念,适应社会发展的需求。
   

    统筹规划,系统规范化。当前我国电子政务建设发展势头迅猛,档案部门要努力将档案信息化系统纳入电子政务建设系统,通过参与电子信息资源的管理,一方面可为电子政务建设提供基础保障,另一方面借以扩大档案资源的收集和管理范围,逐步将档案信息化系统建设成为社会信息资源的枢纽和基地。规划、规范不能照搬照套,要紧紧围绕档案行业实际,制定出内容详实、操作性强的实施细则,其中对本单位、本专业、本系统信息化建设的总目标和阶段性目标都应有比较准确、具体的定位。在此基础上档案行政管理部门要加强监督,严格把关,以确保所辖范围内档案信息化系统数据资源的互通互联。
   

    加大投入,服务网络化。应当加大投入,逐步建立起多功能的、综合性强、覆盖面广的档案信息资源网络。其中包括:建立馆藏资源信息库,用计算机检索代替传统的档案卡片式检索;馆藏按国家统一规划编制数据库,如档案目录数据库、电子光盘数据库、专题数据库和多媒体数据库等,逐步建立全国性、地区性信息网络,为用户提供电子函件、电子资料传递、信息查询、网络信息检索等项服务;提供多媒体电子档案资料服务,将档案资料文献情报资料,通过电子计算机或具有类似功能的设备供读者阅读使用,有条件的还可建立档案资料阅览室。
   

    强化培训,素质专业化。随着信息技术在档案工作领域的普及与应用,新载体方式的公文将大幅度增加,机读型、视听型档案大量涌现,这些变化影响着档案工作队伍结构及档案人员的知识构成。因此,必须大力加强档案工作者的培训和教育,提高业务能力和知识水平,尽快地掌握新知识、新理论和新技能,不断扩大知识面,及时调整和完善自己的知识结构。同时,引进专业人才,合理调整档案工作者队伍的专业结构、年龄结构和个人知识结构。
   

    尊重规律,管理科学化。要以现代科学理论为指导,根据档案工作的客观规律和档案的特点进行合理地组织、计划和控制。实现管理方法科学化,就是要把单纯用行政领导和宣传教育的方法,变为行政、法律、经济、宣教、资讯等方面的综合管理,以提高管理的功效。实现管理机构高效化,就是要在档案组织机构内做到人尽其才,物尽其用;人员和财物的流通畅通,信息系统健全,档案信息传递及时、准确。
   

    加强科研,保护标准化。传统意义上档案保护标准化主要是指档案库房、档案设施设备等标准化以及档案载体保管保护水平的标准化。随着新型存储介质的不断出现和现代信息处理技术的广泛应用,出现许多新型载体的档案,如机读档案、声像档案、电子档案等,这些档案信息的记录和存储载体有磁带、磁盘、光盘等不同形式。因此,以新型档案载体作为对象的档案保护标准化将成为今后研究的重点内容,而且,它不仅要研究有效保护和保管档案载体的方式方法,还要深入研究如何保护档案信息内容的安全性、真实性与完整性。在具体工作中对各类档案的温度、湿度、防尘、防磁等保管保护实施信息化,运用信息化技术实施监控处理。

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