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济源市数码照片归档管理规范(试行)
更新时间:2011-9-28

 

1 名词术语

    1.1 数码照片:指用扫描仪、数码照相机等设备获得的形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读并可在通信网络上传送的静态图像文件。

1.2 数码照片档案:国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的,有保存价值的数码照片。数码照片档案一般由数码照片、文字说明两部分组成。
    1.3
数码照片文件目录:以张为单位依照一定的格式输入计算机,实现对数码照片档案存储、管理的文件级目录信息。为建立统一的照片档案数据库,数码照片文件目录采用照片档案文件级目录的格式。
    1.4
数码照片光盘目录:以盒为单位依照一定的格式输入计算机,实现对数码照片光盘管理的案卷级目录信息。为建立统一的特种载体档案数据库,数码照片光盘目录采用特种载体档案案卷级目录的格式。

2 收集

    2.1收集范围:凡是反映本单位工作活动,具有查考利用价值的数码照片均属收集范围。具体参照国家标准GB/T11821—2002《照片档案管理规范》收集。
    2.2
收集要求
  2.2.1由拍摄者或拍摄部门收集并编写文字说明后,及时向本单位档案室归档,或随其他载体档案一起归档。
    2.2.2
文字说明以EXCEL电子表格形式,以张为单位,著录数码照片题名、拍摄者、拍摄时间、文件位置四个项目。
    2.2.2.1
数码照片题名:简明扼要地反映每一张照片的具体内容,包括地点、人物、事由、背景等要素。例:市档案局x x x局长在全市档案工作会议上做工作报告。

2.2.2.2 拍摄者:照片的拍摄单位或拍摄人。例:李四。
  2.2.2.3 拍摄时间:照片的拍摄时间,用8位阿拉伯数字标识。如20040104
  2.2.2.4 文件位置:反映该数码照片存储的文件夹及照片的名称。
    2.2.3
数码照片收集时应统一将其转换为JPEGTIFF格式。
  2.2.4 拍摄数码照片的像素数应在300万以上,扫描照片的线数应不低于600dpi
  2.2.5 永久、长期保管的数码照片应同时冲洗纸质照片归档,纸质照片档案管理参照国家标准GBT11821-2002《照片档案管理规范》执行,纸质照片档案整理时应注明对应数码照片的档号,格式为:全宗号一目录号一盘号一数码照片号。

3整理

3.1 鉴定
   
对于没有归档价值的或重复的照片必须剔除。反映同一场景的数码照片一般只收集一张。归档的每一张数码照片都要确定保管期限,保管期限的划分参照文书档案。
    3.2
分类
    
将数码照片按其形成年度和内容进行分类。不同年度、内容的数码照片应分别整理。分类方法可参照纸质照片分类方法。
    3.3
排列、编号
   
每一个年度建立一个总文件夹。总文件夹下建立类文件夹,存放分类后的数码照片文件。数码照片文件按时间(或重要程度)先后排列,一组联系密切的数码照片应排列在一起。文件夹内的每一张数码照片按其排列顺序编号,形成数码照片号(又称数码照片文件名)。数码照片号为年度+流水号,年度和流水号各为4位阿拉伯数字,不足四位的在前补0”。例:排列为2004年归档的第16张数码照片,将其拷贝到指定文件夹下,重命名为20040016.jpg(数码照相机照片)20040016.tif(扫描照片),并加简要文字说明。一个年度内,要按保管期限以一个大流水号进行编号排列,不允许重复编号。
    3.4
编制照片档案说明和文件级目录

3.4.1每个类文件夹都注明保管期限,文件夹中要用文本文档(TXT)做一个“本组说明”,简要介绍本文件夹中照片反映的内容,同时另用EXCEL电子表格形式逐张登记照片题名、拍摄者、拍摄时间、文件位置等项。
    3.4.2
数码照片档案文件级目录以张为单位编制,以便建立统一的照片档案数据库,实现统一管理与检索。目录应按保管期限分别编制。
    3.4.3
数码照片档案文件级目录项目包括全宗号、目录号、案卷号、数码照片号、照片题名、拍摄者、拍摄时间、参见号、保管期限、存放位置、盘号、备注。

    3.4.3.1 全宗号:档案馆给定每一进馆单位的全宗代码。例:J0001

3.4.3.2目录号:全宗内数码照片档案所属案卷目录的顺序号。
  3.4.3.3 案卷号:案卷排列顺序号,用4位阿拉伯数字标识。
  3.4.3.4 数码照片号:案卷内照片的排列顺序号,用4位阿拉伯数字标识。(见3.3
  3.4.3.5参见号:与本张照片有联系的其它档案的档号,格式为:全宗号__目录号__案卷号__张页号。
  3.4.3.6 保管期限:一般分为永久、长期、短期。
  3.4.3.7 数据目录号:全宗内包括数码照片光盘、录音带、录像带等在内的特种载体档案所属案卷目录的顺序号。
  3.4.3.8 盘号:数码照片光盘与其他特种载体档案(含录音、录像带等)以盘(或盒)为单位统一编制的流水号。用4位阿拉伯数字标识。

3.4.3.9存放位置:数码照片在电脑系统中的文件存贮路径。
光盘刻制与编目
    4.1
一个归档年度的数码照片应拷贝至一盘或多盘载体中,如果是多盘载体,应按保管期限分别拷贝。不同归档年度的数码照片不应存储在一盘载体中。
    4.2
推荐采用只读光盘作为数码照片的保存载体。禁用软盘作为数码照片长期保存的载体。刻制光盘时应选择一次性写入方式,光盘刻制完成后装入光盘盒,并填写封面内容。
    4.3
数码照片光盘刻制内容包括数码照片文件夹、数码照片文件目录、光盘说明文件。
    4.3.1
光盘说明文件
   
文件名称为SMTXT的文本字符文件,说明本光盘各类信息。内容包括套别、全宗名称、全宗号、目录号、盘号、题名、起始时间、终止时间、保管期限、张数、光盘类型,文件类型、制作时间、制作软件、制作设备、制作人、审核人。
    4.3.1.1
套别:填写ABC。其中A表示封存,B表示利用,C表示异地保存。
    4.3.1.2
全宗名称:立档单位的全称或通用简称。
    4.3.1.3
题名:反映数码照片光盘的内容,基本结构为全宗名称+年度名称(内容)数码照片档案。
    4.3.1.4
起始时间:光盘内数码照片的起始年月,用6位阿拉伯数字表示。
    4.3.1.5
终止时间:光盘内数码照片的终止年月,用6位阿拉伯数字表示。
    4.3.1.6
张数:光盘内数码照片的张数,用3位阿拉伯数字表示。
    4.3.1.7
光盘类型:分CD-RCD-RWDVD等。
    4.3.1.8
文件类型:光盘内容的文件类型,分JPGTIFVCDDVD等,数码照片光盘则填写JPGTIF
    4.3.1.9
制作时间:制作数码照片光盘的时间,用8位阿拉伯数字表示。
    4.3.1.10
制作软件:制作数码照片光盘使用的软件名称。
    4.3.1.11
制作设备:制作数码照片光盘使用的硬件名称。
    4.3.1.12
制作人:制作数码照片光盘人员的姓名。
    4.3.1.13
审核人:负责检查数码照片光盘质量人员的姓名。
    4.3.2
数码照片文件夹,即存放数码照片的文件夹DATA
    4.3.3
数码照片文件目录,即文件名称为MLXLS的电子表格文件,目录内容对应DATA中存放的数码照片,由照片档案文件目录数据库中提取形成。
    4.4
光盘装盒
   
光盘刻制后应装入光盘专用包装盒,包装盒封面内容与光盘说明文件内容相同,应逐一填写.
    4.5
特种载体档案案卷级目录
   
除纸质照片档案外,包括数码照片光盘,录音录像带,硬盘等在内的特种载体档案统一使用特种载体档案案卷级目录。特种载体档案案卷级目录项目包括全宗号、目录号、盘号、载体类型、载体名称、题名、起始年月、终止年月,张()数、保管期限、备注。
5
保管
  5.1 数码照片光盘应一式三套,一套封存保管,一套供查阅使用,一套异地保存。套别用符号表示分别为:ABC
    5.2
光盘做防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。
    5.3
光盘只有在使用时才能将其从包装物中取出,使用后及时放回包装物中。如果光盘有污渍,可用水或中性清洁剂清洁,如用酒精清洗。不要使用玻璃清洁剂或溶剂。用擦拭照相机镜头的棉纸从中心向边缘轻轻擦拭,不能沿圆形轨边擦拭。
    5.4
光盘应放在坚硬的塑料包装盒内竖立存放,避免挤压。不得弯折,不得堆叠存放。
    5.5
光盘的标签应粘贴在光盘的包装物上,不得直接在光盘上粘贴标记。
  5.6 光盘的存放环境要远高强磁场并与有害气体、强紫外线隔离,环境温度应控制在17℃20℃,相对湿度应控制在35K—45%。
    5.7
光盘一般每满4年转存一次,原盘同时保留时间不少于4年。

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