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新时期网络环境下档案编研的思考
作者:位志华 杨锦锦  来源:郑州档案信息网  更新时间:2012-6-26

网络环境是指将分布在不同地点的多个多媒体计算机物理上互联,依据某种协议互相通信,实现软、硬件及其网络文化共享的系统。档案编研工作是以档案馆( ) 藏为对象, 以社会利用档案的需求为目的, 在研究档案内容的基础上, 按照一定的题目, 对档案资源、信息进行收集、挑选、编辑和评价, 以多种形式提供档案为社会服务的一项工作。现在人类社会已经进入计算机网络时代,网络的广泛应用与发展对档案编研工作产生了深远的影响。在网络环境下,转变传统的档案编研思维方式,探索网络时代档案编研工作的新特点、新思路具有重要的意义。

一、网络环境下做好档案编研工作的必要性

() 网络环境下做好档案编研工作是形势对档案工作的必然要求

目前人们对档案信息的需求空前增长,不仅要求内容全面、准确,而且希望及时、快捷。档案编研成果放在网上,平台开放,便于检索,具有很强的时效性,能满足社会各界对档案信息时效性需求。

() 网络时代做好档案编研更能有效地盘活、整合档案信息资源, 为社会各界提供服务

档案馆是人类知识的宝库,历史经验的总汇,但由于传统落后的储藏、管理方式,档案未能得到很好的利用。利用网络技术能更有效地实现对档案的开发、盘活,从而对社会各方面工作发挥巨大作用。

() 网络时代做好档案编研工作是提升档案馆社会地位的重要举措

具有较高的社会和经济价值的编研成果,一旦放在开放的网络平台上,更易受到社会广泛关注,在一定程度上体现了档案馆的水平,提升了档案馆的地位。因此,做好网络时代档案编研工作是扩展档案馆社会功能,提升档案馆社会地位,提高服务质量的重要举措。

二、网络时代档案编研的特点

(一)利用了计算机技术,提高了编研工作的时效性,增强了编研成果形式多样性

传统编研以手工的抄写、转录加工为手段,手工抄写速度慢,劳动强度大,差错多。网络环境下,编研工作充分利用计算机技术,编辑、修改、排版更为便捷。传统编研成果表现形式单一,纸质为主,缺乏生机,网络时代的编研通过现代信息技术处理,可将文字、图片、图像等多种形式的信息用不同的方式整合起来,呈现出立体生动的多样形式。同时,网络时代的编研成果,可以是纸质、光盘、幻灯片等多种载体呈现。

(二)利用网上开放平台,提升了编研成果传播速度,拓展了编研成果的传播范围

从编研成果传播看,传统编研主要以纸质的形式呈现给利用者,纸质出版物出版必定要经过校对、排版、印刷及发行诸多的环节,所用时间长,传播的范围比较窄。编研的成果一经定稿即可网上发布,通过网络传播。网络可以不受传统媒体“出版”“发行”周期的限制,理论上收到任何新的信息都可及时发布出去,并且随时根据需要修改、增补、删除。解决了传统编研传播方式不能及时准确地把用户需要的信息传播出去的困扰。而且网络载体遍布全球,不受时间、空间、国界的影响,出版内容一旦上网,便可以快速传递到网络的每一个角落,使“出版物”在第一时间面向全社会公开。

(三)利用网络环境下资源共享,扩大了编研选材的内涵,拓宽了选题的外延

以往编研的信息材料基本来自于本单位的馆藏, 选择的范围窄、数量少, 限制了选题的范围。网络资源的共享改变了这种信息贫乏的状况, 大量的各种类型的信息不仅开拓了编研者的视野, 而且在思维和选题的方式上也冲破了馆藏的局限, 思想得到了解放, 编研选题及题材得到了拓展。

(四)网络的交互式特点为编研人员开展跨地域的合作提供了条件。利用网络优势能改变专统的小作坊、半封闭编研工作模式,利用网络编辑系统的“虚拟编辑室”,可使不同地域的编研人员为同一个题目联合编研, 充分体现了新时期编研工作的开放性。既可防止重复选题造成人力、财力的浪费,又可取长补短,提高编研成果的质量。

三、网络环境下开展档案编研工作几点建议

(一) 丰富馆藏,完善馆藏档案结构

档案编研是以档案馆(室)的档案资料为基础的,即使是在网络时代, 仍然需要丰富馆藏,完善馆藏档案结构。“巧妇难为无米之炊”,离开了坚实的基础,网络时代档案编研工作就无从开展。

(二)走联合编研道路

联合编研不仅可弥补各自馆藏档案资料与专业人才的不足,更有利于形成规模效应,扩大编研成果的社会影响,增强整体竞争力。同时通过网络联合编研还可以大大减少因与其他部门联系所花费人力、物力等,是省时、经济、提高效率的便捷手段。因此,档案编研工作人员应该学会运用网络的优势,开展联合编研。

(三)采取编者与利用者互动模式进行编研

网络环境为编研工作提供了全新的利用模式——互动模式,即编者和利用者之间的互动。在互动模式下,档案编研者可以将自己的编研工作计划与编研成果发布在网上,通过 BBS、网上聊天、E-MAIL等方式,由受用者提出自己的意见与具体要求,编研者可以最大限度吸纳社会各阶层的意见,并以此开展档案编研工作。这样开展的档案编研活动才能及时、准确地提供社会各界急需的档案信息,满足社会各界的需要。

(四)拓展档案编研的新领域

电子文件和信息网络化的出现,对档案工作的影响是历史性的,将引发档案信息编研和深层次开发工作各方面的变革。“长期以来单一编研模式已经到了需要调整的时候了,寻找档案信息编研和深层开发的新领域,新思维和新方法,已成为时代的呼唤。”

(五)加强档案编研队伍建设

网络环境下,对编研工作人员素质提出了更高的要求,从业人员应具有强烈的创新意识和服务意识,具有足够的文字编辑加工能力,具有一定的信息网络技术应用技能,具有适当的编辑和审美能力。加强档案编研队伍建设、提高档案人员的专业水平和业务能力,是加强档案编研工作的基础与重要途径。要建立编研工作激励机制,充分调动和发挥档案编研人员的积极性、创造性,保证档案编研工作持续健康地发展。

随着档案资源信息化建设快速发展,网络档案编研工作必将得到更快的发展。我们应认真思索网络环境下档案编研工作与理论新特点,准确把握网络带给档案编研工作的机遇,更新编研观念,培养高素质编研人才。只有这样,我们才能适应新形势,充分利用网络优势,做好档案编研工作,更好地为国家与社会的发展服务。

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