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浅议档案保密工作的重要意义
作者:王瑞君  来源:郑州档案信息网  更新时间:2012-6-26
 档案资料是有密级的,其等级是根据《保密法》有关规定进行划分,确定档案的密级,就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施,最大限度地提供利用档案。但其秘密性不是一成不变的。如果一成不变地看待档案资料的保密性,无视其秘密性的时效和范围,将人为地增加档案资料保密、管理难度,阻塞使用通道,增加使用成本,降低使用效率。那么,如何在实际工作中做好档案的保密工作呢?
一、加大对档案保密工作的宣传力度
加强保密工作的宣传是加强档案保密建设的客观要求,是每个档案管理人员的神圣职责。能让档案利用者受到教育,知晓档案法规,明确法律责任与违法行为界限等,就可以少犯法、不犯法。我国的档案法制建设如何,除了取决于自身系统要素外,在很大程度上还受着社会环境的影响。产生这种现象的根源,一是宣传不到位,二是执行力度不够。因此应加大对档案法制的深入学习与舆论宣传,强化全员的保密意识,增强保密法制观念,做好依法治密。
二、明确职责,强化档案管理人员的保密意识和管理素质
档案管理人员的特殊地位和身份,使其具备了知密早、知密多、知密深的特点,对档案信息的保护负有比一般工作人员更为重大的责任。特别担负利用服务工作的档案管理人员,是利用制度的直接贯彻者,对档案的安全负有直接责任,要持之以恒,时刻警惕,具备较高的职业素质,不仅要做到手续清楚,而且要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露。由于档案管理人员经常接触到档案中涉及的一些未开放的信息(包括国家机密、商业秘密及个人隐私等),这些信息随着主人的社会活动被带到各个复杂的场合,往往一句话,说者无意,听者有心,在不知不觉中就可能泄露了一些未公开的信息,所以档案管理人员无论在什么场合,都应把保守档案信息的安全作为自己神圣的职责和应尽的义务。
三、完善档案保密工作制度
除制定档案保密制度、档案库房管理制度、查阅档案制度、档案利用规章等制度外,档案管理人员还要根据实际情况,对不同层次的利用人员确定不同的利用范围,规定不同的审批手续,使提供利用工作有章可循,在大力开展档案利用工作的同时,确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明,便于执行,并在实践中认真加以总结,不断充实和完善,有效地规范和约束档案建设及使用管理中的工作行为,使档案使用管理始终沿着健康的轨道发展。
四、解放思想,正确处理档案的保密与利用问题
在现实工作中,机密档案应该保密,以免对国家或集体造成损失,但保密的目的就是为了利用,是需要在一定时间、地点、范围限制内完成的,“保而不用”不仅会失去保的意义,更会失去档案的存在价值。当然,利用必须是在保密基础上的利用,无限制的利用会造成危害。所以,对档案工作者来说,保密与利用两者都十分重要,决不可偏废。为了使档案资料得到充分合理的利用,首先要认真做好档案的开放工作。开放档案并不意味着要放弃保护国家秘密,而是在严格执行有关保密法规的基础上,有序地正确地执行开放档案的政策。做好这项工作,既需要档案工作人员对保密法及相关制度规定非常熟悉,更需要相关人员都能严格执行有关的保密法规,做好对开放档案的审查、调密解密及相关配套工作,以保证档案开放合理有序的进行。
五、按要求、按标准做好档案的解密工作
解密是由原确定密级的机关、单位或其上级机关进行。对于档案管理人员应重点做好以下几项工作:一是初审,根据规定要求对即将解密开放的档案资料逐件进行审查,初步判定开放与控制使用范围。二是中审,由具有较高政策水平和业务能力的同志,重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案,以确定其取舍。三是终审,由原确定密级的机关、单位或其上级机关有关领导,根据初审和中审的情况,权衡利弊,进行综合分析、审查,最终决定与批准档案的开放与否。
六、加强高密档案的管理与监督措施
首先要设保险柜、保险锁、防盗器,从保管条件上确保绝密档案的安全;
其次,必须杜绝绝密和非密文件、高密级和一般密级文件混合组卷、混合保管、混合提供,以免造成扩散机密的漏洞。
再次,要统一组织安装监控设备,完善监控机制,对某些为获取凭证而来查阅档案的利用者,要严格防止偷撕或涂改档案,以免造成不可逆转的损失和丢失档案情况。
为了档案事业健康的发展,我们应从加大宣传力度、强化人员意识、完善工作制度、正确处理保密与利用等方面做好档案保密工作,更好地促进档案为经济发展、社会进步服务。
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