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档案馆工作如何更适应社会的需要
作者:程月华  来源:郑州档案信息网  更新时间:2012-6-26
 美国国家档案馆2006~2016年战略计划中有这样一段话:每一天国家档案馆都在触及全国各地的美国人的生活。·······我们的客户不受年龄、种族、社会经济状况的限制,我们帮助每一个有需要的人或每一个对政府档案感兴趣的人。档案为全民服务、与社会生活息息相关的主张,正影响并贯穿于许多国家的档案收集、保管和利用三条主线工作之中。
我有幸在省会市级综合档案馆工作,见证了档案馆在某一时段的演变、发展过程,如工作环境、设施装备、业务技能、人员构成等。从最直观的感受——工作模式故定,渐渐体会到,随着社会大环境的变化,用过去的老思维、老方法显然不适应当前需要。即使工作指标完成了,也不代表我们的工作模式完美无缺。
大众对档案馆的陌生、原因、改进办法。
九零年我来档案馆工作后,期间很多老熟人问我工作单位,我说在档案馆。他们马上问:“档案馆是干什么的?和图书馆有什么联系?”我仔细解释后,他们会说档案馆与他们关系不大之类的话。听后,我挺失落。寻思这还是在郑州市!郊县、农村的人群,对档案馆的认知该如何呢?这些年来,我能感觉到,普通民众因个人问题到档案馆的人数与公务需要到档案馆的人数不对等。我们都知道档案馆是服务社会、服务百姓的文化事业机构,而实际上我们服务的对象、服务的范围,与现实还有一定的距离。为什么普通民众对档案馆比较陌生?不像对图书馆那样熟悉、了解,丝毫没有神秘感?其中固然有它工作的实际内容所局限。然而,你服务的对象绝大多数是党政机关、企事业单位,你的覆盖范围也只能是这些人群。因为我们库存的档案内容大部分是公务文书(请示、批复、会议纪要、等等)档案。近年来,随着经济快速发展,社会民生问题成为热点,来查档的个人比前几年多了不少,有些人查历史遗留问题,由于时间久远,七、八十年代的档案针对个人问题的(范围、内容),我们市综合档案馆这方面的资源有限。这里面有历史的原因(例如政策导向)、也有人为认识的问题。比如说过于强调档案的保密功性,淡化了档案服务社会、服务群众的功能等等。由于档案馆拥有的资源存在局限,决定了我们工作范围、服务对象、服务深度、普及程度等与当前社会日益发展的民生需要存在距离。要想改变这种状况、消除档案在百姓心中的陌生感,要从根源上入手,调整档案资源,有目的、有选择的利用原有档案;前瞻性的对新征集进馆的档案进行把关,不仅按照国家文件要求,按年限规定接收档案,更要从社会当前的发展需要入手,对来自不同地方的档案资源有所选择接收、保存。因为我们政府部门以及每一个人每天都会生成大量各种类型和格式的文件资料,这就迫使档案部门比以往任何时候都要努力地制定与时俱进的收集战略,科学的鉴定方法,从而在有限的资源下保证档案馆藏的多样性和完整性,虽然都是征集接收档案,但它与机械的、被动按上级的要求完成任务有实质的不同;后者更侧重人文需求,合理利用档案资源。库存档案内容丰富多样、适合社会各阶层人群需要,来档案馆的人自然就会多,档案利用率、社会认知度自然高。
二、用什么方法提高档案馆开放程度以及档案利用率
档案馆最大限度地提供利用,是档案工作的宗旨。很多国家档案馆践行的是“开放是原则,不开放是特例”。从大多数国家的趋势来看,档案的封闭期在缩短。上世纪60和70年代,在国际档案理事会的努力下,档案的一般封闭期从50年降到了30年。近些年来,这个30年的封闭期正逐步降到20年。档案工作的很多环节都要向社会公开,受公众监督。比如英国国家档案馆会通过各种渠道,随时公布新接收进馆的档案文件,对于一些公众较为关心的档案馆藏,开放的时候也会大张旗鼓地宣传。美国专门为提供公共网络利用制定了档案数字化战略,对哪些馆藏优先进行数字化还会通过本馆的网站征求公众的意见。在欧美网络档案利用已占到整个利用的70%。为了最大限度的开放利用档案资源,国外一些档案馆还设有学生教育的计划,通过编辑和提供档案原始资料,为学校提供历史、社会科学等科目的辅助教材,从小学开始就告诉学生写文章怎样利用原始资料,怎样做田野调查。档案馆“爱国主义教育”的一个主要方面就是以档案仿真件为教具,指导学生如何去探索和了解自己家庭、社区、城市、国家的历史,如何去自己解读重大的历史事件。
国外档案同仁的工作经验和工作模式很值得我们中国档案工作者借鉴学习。现在各国档案馆保管压力都很大,既要保管好过去遗留下来的传统形式档案,还要应对正在出现的各种新载体新格式的文件。这对档案馆的组织模式、专业技能以及保护措施,都是很大的挑战。历史的经验告诉我们,中国档案事业的发展相对于经济的发展要滞后一段时间。作为一个负责任的档案馆,要千方百计创造条件,吸引社会大众走进档案馆,从事学术研究、宣传教育和文化休闲。目前我国许多省市的档案部门,针对当前国家发展需求和发展趋势,根据当地的档案工作的实际情况,开展了各种形式的档案利用、档案宣传活动。成都市档案局近年来通过档案局长走上由市委宣传部主办,设在市图书馆的“成都讲坛”,走进四川大学、四川人民广播电台等平台,与学生、市民面对面地宣传档案工作,解答疑问,提升了档案工作在社会各界的认知度;广州市档案局(馆)从2007年起,充分发挥档案馆整合文化资源的作用,开办了面向公众的公益讲座——“名人名家讲堂”,把各界名人名家请进讲堂,就广东地方文化以及公众关注的社会热点问题进行专题讲座,深受公众欢迎,社会反响热烈,2009年他们又建立了每年召开1次市政府新闻发布会的工作制度,使档案部门以市政府的名义向新闻媒体和社会各界集中宣传档案工作成为长效机制。像这样的例子不胜枚举,我国档案工作者们已经开始新形势下的探索。只要我们把回报社会、服务大众作为档案工作的宗旨,经过长期不懈努力,档案一定能发挥它最大的作用。
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