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项目档案
来源:郑州档案信息网  更新时间:2012-6-26

1、什么叫建设项目档案?

建设项目(工程)档案是指从建设项目(工程)的提出、立项、审批、勘探设计、施工、生产准备到竣工投产(使用)的全过程中形成的应归档保存的文件材料。

2、建设项目档案工作“三同步”、“三参加”、“三纳入”的主要内容是什么?

“三同步”:下达工程计划任务与提出科技文件材料归档要求同步;检查计划进度与检查文件材料形成情况同步;验收、鉴定科研成果与验收档案同步。“三参加”:档案人员参加生产、科技会议;参加科研成果鉴定和基建项目竣工验收;参加重要仪器、设备的开箱工作。“三纳入”:将档案工作纳入项目(工程)建设计划;纳入生产、技术管理各个环节;纳入领导和工作人员的岗位责任制。

3、重点建设项目档案的特点有哪些?

重点建设项目不同于一般建设项目,它常常有多个单项工程组成,建设周期长、投资大、要求高。因此,在整个工程建设中形成的档案种类多,数量大。主要特点是:(1)成套性——这是最突出的特点。建设项目档案形成于整个建设项目,反映了建设项目的提出、调研、可行性评估、审批、计划、勘探、施工、竣工、投产等专业领域的内容,建设项目档案记载了建设项目活动的全过程和成果,这些专业之间既不同,又相联系,构成了一个建设项目完整的成套性的整体。(2)专业性——建设项目档案是专业技术活动的真实记录,包括了工程勘察、设计、建筑施工、地质、水文、测绘、气象、地震、设备及管道安装、科研等,是专业技术人员智慧和劳动的结晶。(3)现实性——指它有较强的现实使用性。(4)动态性——这是工程档案一个比较明显的特点,决定了工程档案工作的难度。从项目的提出、设计到施工、验收,档案一直处于活跃的状态,直至验收以后,才能相对稳定。

4、建设项目档案工作的原则是什么?

一要按照《档案法》的规定,坚持建设项目档案工作实行集中统一领导、分级管理的原则。二要保证档案的完整、准确、系统以及安全保管和有效利用。为竣工后的生产、运行、维修、扩建服务。

5、确保建设项目(工程)档案的完整、准确、系统,主要是指什么?

档案的“完整”是指齐全有序,“准确”是指真实可靠,准确非常重要,如果档案的准确有了问题,带来的损失是巨大的。“系统”是指其有机联系。有了完整、准确、系统的档案,才能为项目(工程)建设和领导决策提供可靠的依据。维护档案的完整、准确、系统,是对建设项目档案工作最基本的、也是最重要的要求。

6、为什么从建设项目一开始就要建立档案工作?

建设项目档案是随着项目的建设环环相扣、段段相连、步步延伸,组建形成的。这些档案一旦形成,它的完整、准确系统就已经是客观存在的了,要保持这种客观性,就要从工程项目的开头开始积累、收集档案。积累是基础,要早抓、勤抓,回忆录式的档案是不能作为工程建设各项需要的依据。从头做起,强调的是从项目的提出、论证初始,就要有人对工程档案工作进行通盘考虑和统筹规划,遵循工程建设和档案形成的规律,坚持档案工作与工程建设同步进行,使应归档的资料“粒粒归仓”。

7、重点建设项目档案工作管理网络是什么?

重点建设项目大都是规模大、周期长、点多线长,并且施工队伍流动性强,这给档案的收集归档工作带来一定的困难,针对这种情况,建立档案管理网络是很有必要和适用的。一种是档案工作人员网络:按照建设项目布局和档案工作自身的特点,布网建点设人,以点接线,以线联网,明确档案人员的职责、归档范围和归档时间等;另一种是重要档案资料流向网络:对重要档案资料的状况及其流向进行追踪管理,即使工程技术人员、施工人员调动、变更,也可以做到“人在档案在,人走档案留”。网络覆盖整个工程项目,疏而不漏。

8、按照《档案法》的规定,项目建设单位应履行什么义务?

《档案法》第七条规定:“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或档案工作人员,负责保管本单位的档案,并对所属机构的档案工作实行监督和指导。”项目建设单位的档案机构一方面要把本单位的档案收集、保管好,另一方面要负责对参加建设单位的档案工作进行监督指导。

9、建设项目的设计单位在档案资料管理方面应负什么责任?

建设项目的勘察、设计单位在建设项目档案资料管理中的主要责任是:一、将项目文件的管理列入项目计划、各承办机构和有关部门的职责范围和岗位责任制,落实项目档案工作领导责任制,按照项目所属关系,将项目档案工作纳入工程质量行政领导人责任制,并制订相应的检查、考核措施;二、负责收集、积累项目勘察、设计的基础材料和有关的项目设计文件,并按照建设单位的合同、协议要求,分项目或专业对归档文件进行整理;三、按照合同、协议的规定,编制与建设项目实际情况相符的竣工图和竣工文件,并保证归档文件的完整、准确、系统;四、按照合同、协议的规定,向建设单位提交经系统整理的项目文件;五、向本单归档有关勘察、设计档案。

10、建设项目的施工单位在档案资料管理方面应负什么责任?

建设项目的施工单位在建设项目档案资料管理中的主要责任是:一、将建设项目文件的管理列入建设项目计划、各承办机构和有关部门的职责范围和岗位责任制,落实建设项目档案工作领导责任制,按照建设项目所属关系,将建设项目档案工作纳入工程质量行政领导人责任制,并制订相应的检查、考核措施;二、负责收集、积累、整理项目施工中形成的文件,包括现场实用的译文、安装调试形成的非标准竣工图、设计变更、使用维护(试运行)中形成的文件、工程事故处理文件等;三、对施工文件施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实,并按要求修改到相应的文件上;四、根据工程现场实际情况,以及合同规定的要求,对项目竣工图和竣工文件进行编制、整理;五、在项目竣工验收后三个月内,向建设单位提交经整理的竣工档案和其它有关的项目文件。

11、建设项目的监理单位对档案资料的管理负有什么责任?

《工程建设监理规定》第十四条“工程建设监理程序”规定:工程建设监理应“参与工程竣工验收,签署建设监理意见”,并在“建设监理任务完成后,向项目法人提交工程建设监理档案资料”。规定表明工程建设监理的基本程序包含着对文件形成的监督责任,和整理、移交监理档案的责任。因此,监理单位对建设项目档案资料的管理应负有两方面的责任:一方面,是对工程建设中产生的文件,特别是对竣工图的完整、准确性进行监督和审查的责任;另一方面,是对监理工作中形成的文件材料进行整理、移交和归档。

12、监理档案应包括哪些内容?

监理档案是随着监理制的建立而形成的。建设监理是指对项目建设参与者的行为所进行的监控、督导和评价,以及采取相应的 管理措施,保证建设行为的合法性、科学性、合理性和经济性,建设监理是以合同为依据,以经济为纽带进行工作,双方没有隶属关系,监理的主要任务是:三控制、两管理、一协调。即:进度控制、质量控制、投资控制,合同管理、信息管理,组织协调。监理档案可以分为这样几类:综合管理类、组织协调类、质量控制类、进度控制类、造价控制类、综合记录报告类和验收总结类。

13、 对档案库房的“八防”要求是什么?

按照《档案馆建筑设计规范》要求,档案库房防护内容应是:防潮、防水、防日光及紫外线照射、防尘、防污染、防有害生物、防盗、防火。

14、档案行政管理部门如何参加项目竣工验收?

国家《重点建设项目档案验收办法》第六条规定:国家发展和改革委员会组织验收的项目 ,由国家档案局组织项目档案的验收;国家发展和改革委员会委托中央主管部门(含中央管理企业)、省级政府投资主管部门组织验收的项目,由中央主管部门 档案机构、省级档案行政管理部门组织项目档案的验收,验收结果报国家档案局备案;省以下各级政府投资主管部门 组织的验收项目,由同级档案行政管理部门组织项目档案的验收。

15、档案部门为什么要参加竣工验收?

竣工验收是全面考核建设工作,检查工程是否符合设计 要求和工程质量的重要环节,项目档案既是竣工验收的内容,也是竣工验收的重要依据,档案部门参加工程验收是保证工程档案资料符合验收标准的关键,是档案工作的重要职责。档案部门参加验收,最重要的是要把严初验关,通过初步验收,发现问题,解决问题,保证正式验收的顺利通过。

16、档案的自检工作应由谁来完成?

建设项目(工程)验收前,建设单位组织施工、设计及使用等有关单位的项目负责人,工程管理、工程技术负责人,进行档案的自检工作,并做出档案自检报告。

17、 填写项目档案验收申请?

项目建设单位(法人)应向项目档案验收组织单位报送档案验收申请报告,并填写《重大建设项目档案验收申请表》

18、 建设项目档案验收申请报告的内容是什么

a) 项目建设及项目档案管理情况;

b) 保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施;

c) 项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况,竣工图的编制情况及质量状况;

d) 档案在项目建设、管理、试运行中的作用;

e) 存在的问题及解决措施。

19、建设项目档案的验收要求?

建设项目档案验收应在项目竣工验收3个月之前完成。

20、建设项目档案验收的形式?

建设项目档案验收以验收组织单位召集验收会议的形式进行。项目档案验收组全体成员参加项目档案的验收会议,项目的建设单位(法人)、设计、施工、监理和生产运行管理或使用单位的有关人员列席会议。

21、建设项目档案验收会议的主要议程?

a) 项目建设单位(法人)汇报项目建设概况、项目档案工作情况;

b) 监理单位汇报项目档案质量的审核情况;

c) 项目档案验收组检查项目档案及档案的管理情况;

d) 项目档案验收组对项目档案质量进行综合评议;

e) 项目档案验收组形成并宣布项目档案验收意见。

22、在建设项目档案验收时,验收组如何抽查项目档案?

检查项目档案,采用质询、现场查验、抽查案卷的方式。抽查档案的数量应不少于100卷,抽查重点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等。

23、建设项目档案的验收结果?

项目档案验收结果分为合格与不合格。项目档案验收组半数以上成员同意通过验收的为合格。项目档案验收合格的,由项目档案验收组出具项目档案验收意见。项目档案验收不合格的,由项目档案验收组提出整改意见,要求项目建设单位(法人)于项目竣工验收前对存在的问题限期整改,并进行复查。复查后仍不合格的 ,不得进行竣工验收,并由项目档案验收组提请有关部门对项目建设单位(法人)通报批评。造成档案损失的,应依法追究有关单位及人员的责任。
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