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企业信用档案管理的思考
作者:王红 程敏  来源:郑州市档案馆  更新时间:2011-4-17

企业信用档案管理的思考

建立现代企业信用档案是社会主义市场经济发展的客观需要, 也是我国档案事业在新时期发展建设过程中一项重要的工作。在现代市场经济中,信用是企业进行正常商业活动的前提和基础。企业信用档案是其在经济活动中不可缺少的经济通行证 如今的市场经济就是法制经济。建立和健全社会信用制度,是整顿和规范市场经济秩序的重要内容。而企业作为市场经济的主体,其信用程度的高低,直接决定着市场经济的信用水平。

企业信用档案的来源

企业信用档案的主要来源包括:国家机关形成的有关国家机关的关于表彰、奖励企业的通报、决定,关于企业违纪违规处罚的通报、决定等与企业信用有关的文件材料 ;企业监管单位形成的包括工商、财政、税务、统计、审计、监察、公安、检察院、法院和金融、证券监管等部门、单位在各自的职能活动中形成的关于企业社会信用的文件、数据;另外还包括企业主管部门或行业形成的有关企业社会信用的文件、数据,以及与企业发生交往的机关、团体、企业、事业单位及个人,特别是银行、证券等单位形成的关于企业社会信用的文件、数据。

企业信用档案的价值

企业信用档案的价值主要包括凭证价值和参考价值。企业社会信用档案是评价企业社会信用状况、加强企业监管的第一手材料,是用户决定与企业是否发生往来的依据。用户通过利用企业社会信用档案,可以比较系统地了解和掌握企业的生产经营、职工待遇等方面的信用情况。以此为依据决定是否与之发生劳动关系。企业信用档案因为具有和企业用户紧密相关的重要关系,在提供信用档案的过程中必然要谨慎行事。

企业信用档案的管理

随着市场经济体制的日趋完善,企业改制、改组、兼并、联合、破产、出售等形式的资产、产权变更将更为频繁,因此企业社会信用档案的户头也要不断调整;按照国际惯例,信用档案的正面记录保留l0年,负面记录保留7年。企业社会信用文件、数据是不断更新的。市场经济中存在的企业数不胜数,每天都有新的企业产生,同时也有企业倒闭破产。企业每天的经营状况在发生着急剧变化,如果不做好信用档案的更新工作,那么信用档案的参考以及凭证作用也就不能发挥,社会信用档案的存在也就没有了意义。

建立现代企业信用档案的意义

加强企业信用档案建设是社会主义市场经济发展的需要。

现代市场经济的交易方式主要是信用交易,一个企业是否诚信,并不是凭空形成的,主要是通过记录建立起来的没有记录就无法辨别企业信用的好坏。建好、管好、用好这些记录企业信用状况的档案,对于当前建设社会信用体系,整顿市场经济秩序,推动资源配置向信用好、效益好的企业转移,促进社会主义市场经济发展有着重要作用。

加强企业信用档案建设是企业自身发展的内在要求。

目前,企业之间的信用交易十分频繁,为防范交易风险,企业一般不愿与没有资信记录的客户打交道,缺乏信用记录或信用记录不良的企业很难在业界生存。诚信对于企业来讲不仅意味着较好的信誉,还意味着更好的竞争优势、更大的生存空间。

加强企业信用档案建设是档案工作服务于经济建设的体现。

随着社会主义市场经济体制的建立和逐步完善,企业作为重要的市场主体,其信用问题已成为市场广为关注的焦点。充分利用信用档案有利于增强社会信用意识,如通过信用评估机构,建立企业的信用等级,信用等级高的企业在贷款等方面得以优先,切实体现信用效益。

企业信用档案是企业维护自身合法权益的有力保障。

建立企业信用档案不仅可以保护消费者利益,而且也是企业维护自身合法权益的有力保障。因为企业信用档案真实记录了企业的诚信情况,可以让失信者受到惩处,让守信者得以更好的发展,这也是市场经济条件下健全的信用体系发挥作用的必然结果在出现假冒伪劣产品时,企业可依据信用档案,澄清事实,打击不法行为。

企业信用档案是企业珍贵的无形资产,在产品销售、原材料及设备购置等很多方面起着重要作用。企业信用是以一系列的社会行为使人信服,以一系列的记录作为凭证。这一系列反映信用的记录就是企业信用档案,又是企业经济运行过程的真实记录,是企业道德水准的反映,是社会对企业进行信用评估的依据。

如何建立企业信用档案

要明确信用档案的归档范围

主要有企业资质证件:如企业法人登记、纳税登记工商注册、企业获名优产品、免检产品、被指定为某产品的定点生产单位及企业的性质、规模、等级等方面的材料;企业的综合实力:如企业内部机构管理、各项制度的建立执行、企业获质检、安全、环保等有关ISO国际标准及方圆认证材料、等级认定、采用符合要求的管理及技术标准等材料;企业信用所获的整体评价:如在企业销售、订货、购置中与客户、供户发生的协议、合同、招标书、商务洽谈、售后服务、用户信息反馈等方面的材料及与工商、税务、审计、银行、证券机构、社会中介组织等对企业履行合同协议、付贷款、借贷款、依法经营等方面评估、检查的结论性材料等;企业经营管理、生产技术情况:如企业经营情况综合分析、报表、质量管理、能源管理、安全管理、环境保护、科技管理、计量标准、企业产品达到的技术指标和技术开发能力(工艺、设备、技术人员、技术专利)等综合材料。

要建立企业信用档案的合理管理网络。

制度健全,职责严明,确保信用档案的齐全、完整。档案部门应帮助企业建立齐全、完整、真实、准确的信用档案。可以把信用档案汇编成几种专题宣传册或办展览室、微机网上浏览,提供给社会,以扩大企业的社会知名度和诚信度,促进企业的经营创效。提高企业全员对信用的认识,建立信用档案的同时,也建立了企业的信用,这无疑是企业参与市场竞争,促进经营发展的巨大财富。

将历年国家及省、集团公司重要领导人视察企业的照片目录进行汇总,整理。

 

 

企业信用档案管理过程中的保密工作

由于企业信用档案的建立在我国起步较晚在开放档案为社会各界所利用的同时应当做好相应的保密工作。

做好档案的审查工作。

审查工作是档案开放前的一项重要工作,也是开放档案工作的一个重要环节,其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。

做好档案的解密工作。

保密档案是有等级的,确定档案的密级,就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施,最大限度地提供利用档案。但是一旦保密期满,就应该按照公开文件进行管理。对划密档案进行解密工作,应当遵循《保密法》第l6条有关规定,即: “国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的,原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时解密。”

总之,加强企业信用档案管理,不仅能提高企业知名度,而且能提高企业的经营管理水平和整体素质,对促进企业健康发展起着非常重要的作用。

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