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浅谈新时期档案“两基”建设安全保障体系与智能化管理的框架和前景
作者:张梅  来源:二七区档案局  更新时间:2011-4-17

浅谈新时期档案“两基”建设安全保障体系与智能化

管理的框架和前景

县(区)级档案局,大都是局(馆)合一,一个牌子两种职能。局、馆工作统筹兼顾,人员职能顺应时势需求就位。每年2/3的工作量在档案馆业务建设上,档案馆“两基”(指业务建设中的基础建设和硬件建设,以下简称为“两基”建设)决定于档案的基础性业务建设和硬件设施建设,在“两基”建设的前提下,一个倡导档案安全保障运营的体系隆重推广出新。档案与安全,安全与智能化管理都是相对统一的,二者的关联性与档案之间密不可分。安全是档案的生命线,离开了安全保障档案无从谈起。因此档案的存放与存在和保护至关重要不可忽视。怎样构成档案安全框架和智能化相统一的管理模式,笔者根据18年档案基层实际情况与常年积累的经验,在总结与发展,创新与创效的机能体制过程中,认为新时期档案馆“两基”建设安全保障体系与智能化管理的框架和前景应该从以下几方面浅谈,仅供参考。

一、基础性业务建设与安全保障体系框架

1立法立章制约机制

区(县)档案馆立章立法是档案工作的前提和保障。依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《河南省档案条例》等相关法律法规和规定,省(市、区)应相应出台《档案安全管理暂行规定》,以此确保国家档案资源安全性与合法性。加速档案安全管理工作制度化、规范化、科学化管理。使之有效的为档案工作长久基础性服务。

有法必依、有章可循是档案局(馆)运营档案工作的有效机制和保障的内涵。在岗人员依照的规矩办事,在执行和贯彻档案路线上不脱离正确轨道。有效地促使档案安全工作可持续性健康发展和壮大。不断总结善于推陈出新,档案安全工作方可完善章法。

2、档案安全与应急预案的必要性

《河南省县(区)直机关档案工作等级标准(试行)》中业务建设中基础建设提到了“十防”。即“防盗、防光、防火、防潮、防鼠、防虫、防霉、防水(洪)、防有害气体、防有害生物等方面的工作,及时消除安全隐患。

以防为主固然有效,但突发事件往往防不胜防,在此就要有相对出台“应急预案”。用老百姓通俗语言讲:“走一步,看三步;步步扎营”扎营是为了巩固档案的安全性,扎好营是对外界发生的重大突发事件中决策者稳而不乱。使之档案工作者在最大利益上最有效的把档案减少到最小事故范围,这是档案领导者大智若愚的情怀不可低估,不能不估算……

在深入学习科学发展观的今天,不断地提高预防和处置档案突发事件的能力,确保突发事件的应急工作快速、高效、稳步、有序开展,是维护国家档案资源安全的“金钥匙”。它的必要性随着新时代发展将会起到深远意义……

3、一般常用“十防”防范方法

郑州市二七区档案馆库房一般常用方法为:(1)、防盗,增设铁门铁窗。(2)、防光,安装窗帘遮阳物体。(3)、防火,库房间增加12个灭火器。(4)、防潮,常通风是防潮的重要手段,有条件的单位可购置防湿机。(5)、防鼠,不在库房内存放食品与食物。(6)、防虫,目前,市场上的樟脑球和香薰草是保护档案安全首选药物。(7)、防霉,得动用人工进行抢救。首先,用干毛巾把浮尘霉菌擦掉,根据霉变度数进行高温杀菌、辐照。其次,利用消毒柜灭菌。(8)、防水,库房窗外得有防雨棚遮挡,以免雨水溅入库房,造成档案潮湿腐烂。(9)、防止有害气体,馆、库周边远离化工企业。(10)、防有害生物,动(植)物有一般性菌疫侵袭档案产生破坏。档案定期检查尤为重要。

坚持“预防为主,防治结合”的原则,上述“十防”是档案常用的防范措施,它从1988年建馆以来一直延续使用,在智能化管理的今天它属于半自动管理基础模式。

4、“三种”应急处置预案

三种应急预案分为:一般性灾险、较大灾害和重大灾害。

首先,档案安全工作,应由单位一把手负总责,分管领导直接负责,相关岗位人员各负其责,实行档案安全责任制。

    其次,档案局应加强对档案安全工作的监管,实行档案安全定期检查制度、档案安全隐患整改工作跟踪督办制度、重大档案安全事故逐级上报制度和责任追究制度。

第三,以防为主,应急结合。出台宣传册,广告宣传画,把应急预案科普性宣讲到档案员心里扎下根。

列举三种应急处置预案基本步骤

    1一般性雨水入库房怎样进行应急处置?

1.1迅速组织人力排水。

1.2对被雨淋的卷宗迅速移到干燥房间进行晾干。

1.3干后根据卷宗损害程度断定属于“几级”状态?并制定《档案损害标准规定》的通知,作为依据是否进行抢救。

2较大性被盗、防有害气体应急处置

2.1、立即拨叫110及消防电话与抢险救灾有关的外界联系电话,明确说明被盗与受灾地点。

2.2、被盗现场经勘察过方可入内进行清点档案数量。

2.3、有害气体及时向消防队简介险情,一切听从消防人员的指挥。

2.4、在可能的情况下,组织实施档案资料抢救搬运工作。

2.5现场救援档案工作者必须佩带专业防护面具实施抢救,迅速关闭库房门窗,关闭铁皮柜。避免有害气体侵蚀卷宗。

2.6坚决制止不具备条件的盲目施救,避免出现更多的伤亡,同时要立即向医疗机构和政府有关部门报告,争取时间,科学施救;必要条件人工排风。

3、重大事故洪水、地震怎样应急处置

3.1洪水、地震始料不及,当事态难以控制或有所扩大应根据时态发展情况下,在第一时间内上报区委、区政府。

3.2并通过政府协调相关部门调用增援力量给予支援。全力以赴确保人和档案资源安全。使国家档案降低到有效条件下最低限度范围。

3.3重大灾情在同级党委、政府的统一领导下,各乡(镇、办、)党政办、区直机关档案室、企业档案室应按有关救灾部门的要求,按指定路线将档案转移到临时的安全场所,实施紧急避险。

自觉提高档案系统的安全和自我防护意识,做好处置档案突发事件的思想准备、预案准备、机制准备和工作准备,认真做好平时应急演练,确保实际操作中心中有数万无一失。

5、档案工作者责任与义务

县(区)级档案工作者大都是事业编制。吃皇粮后顾无忧。饿不着撑不死,悠悠寸草心,牢固的树立职业道德和修养,划分责任与义务在当今极为重要。责任是对本职工作由衷的热爱,心系档案,愿为工作分忧解难。哪里有险情哪里就有我们的身影,爱档案事业如爱家的奋斗精神。在党和人民需要我们时,将会一如既往勇往直前。正是这种坚定信念、坚定信仰成就了事业,成就了来自四面八方“龙卷风”。我自闲庭信步正是对档案事业的追求和写照缩影。

    义务来自于对事业孜孜不倦,踏踏实实的工作作风。这种作风来源于道德和品质之中。如果接受小资产阶级思想腐蚀作风,干活讲吃亏,混汤泡馍矶矶聊聊,这种作风将会阻碍事业发展的。

    责任与义务来源于世界观对事物的认识,认识取决于行动。良好的作风带来良好的效应,反而之之知。

    5.1、义务还包含着将具体行为具体实施:

    5.2、实行档案定期清点核查制度。档案馆每五年、档案室每年应分别对馆藏、室藏档案资料进行一次全面的清点登记,做好普查工作。

    5.3、档案馆()对珍贵、重要的档案应进行复制,并用复制件代替原件提供利用,其中特别珍贵、重要、有特殊意义的档案和特殊载体、对保管条件有特殊要求的档案,可建特藏室专门管理。

    5.4、每十年将库房档案盒更新,每三年普查馆库卷宗,对质变发霉情况写成书面报告,申请经费采取补救。这是基础建设的重拳之中。无论在什么时候都不可以掉以轻心。

档案馆基础建设重在发现,重在意识,重在行动。

二、硬件设施建设与安全保障体系框架

县(区)级政府在档案馆硬件建设上要给予扶持和支持,首先,领导对维护档案重要性要在一定程度上重视起来,在纵向发展经济领域的今天,档案经济效益彰显的太微薄。领导思想意识重视首当其中。其次,资金到位。其它硬件才能扩充、填补、跟进。第三,专款专用。维护档案基本基础建设。

1、管库建设的框架安全

档案库房的选址应远离火源、水源、污染源,建筑应符合《档案馆建筑设计规范》(JGJ25-2000)的要求,面积应满足收集、保管、利用档案的需要。县(区)综合档案馆有条件可独立建造、自成体系,适应“两个基地、一个中心”功能的需要。

    建馆过程中防雷、防洪、防火、防震要有相对应的措施,使档案馆建筑设计达标准化。

2、硬件基本条件与安全

2.1应有单独的档案库房、查阅室和办公室。

2.2库房档案保管应实现“三铁”(铁门、铁窗户、铁柜子),配有空调机、去湿机、灭火器、防磁柜、吸尘器、温湿度表、遮光窗帘、防霉防虫防鼠药物等(有条件的单位可配温湿度制动控制系统、消防监控系统、防盗监控系统等现代化档案保管设备),达到“十防”(防盗、防火、防尘、防潮、防虫、防鼠、防霉、防高低温、防光、防污染)要求。

2.3配备复印机、照相机、录音机、装订机、缝纫机等设备。

因此,硬件设施建设也是提高业务建设的前提和必要工具。有了它,档案工作才能提升到维护管理水平和信息化领域上来。

三、智能化管理与安全保障体系框架

档案智能化档案管理系统应适应现代“两个基地、一个中心”标准功能的需要。即打造“现代化档案管理基地和基础档案基地”相结合的模式。“一个中心”即现代化电子“查阅中心”真正实现了查阅档案电脑化、管理库房智能化为一体的办公效能。

    智能化密集架组合库房要相配“程控操作间”,把数据成功导入档案软件中形成了“案卷级”条目,并把电脑数据与实际案卷的数量、逐条核对,以保证其查询准确率100%。电子文档挂接内网线,设屏障与防火墙,外网线不准连接。使永久档案不泄露、不遭黑客袭击。

智能化档案查询,是提高工作效率,优化了服务质量的保障。是实现机关单位档案资源共享,扩大档案利用范围,使档案更好地为经济、社会发挥作用,提高效能服务。

智能化报警与档案责任人手机相呼应,不同的事故手机发出不同呼叫,以此鉴别事故的种类和灾害性质。确保救援队伍跟进。

智能化管理全自动监控“黑匣子”跟踪。“黑匣子”只有负责档案主管区级以上领导掌管,异地存放2套制的原则,以防万一。其余档案基地管理人员不得保管。

四、“两基”建设和智能化管理的框架和前景

未来的档案在“两基”建设的基础上与智能化管理相对应,结合逐渐完善档案管理现代化模式法规健全。档案室将会是工作人员身穿白大褂,在程控操作室检索条目秩序井然,在查阅中心接待来访群众。彬彬有礼声不高,文化素养和知识性人才济济档案领域,室内干净整洁。人人心往一处使,劲往一处用。尊重领导热爱生活。领导爱兵如爱子,和谐共建开创未来档案事业将会向更高的起点蓬勃向上。

档案人为盼这一天几代人奋之而努力。档案人为这一天充满坚定信念。档案人团结奋进开拓进取。未来属于年轻的档案人。

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