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浅淡正确认识和做好人事档案工作的重要性
作者:佚名  来源:郑州市档案馆  更新时间:2011-4-17

浅淡正确认识和做好人事档案工作的重要性

我国现代人事档案工作起生于中国共产党成立后开展的革命战争时期,建国后逐步走向成熟和正轨,“文革”期间受到了冲击和破坏,十一届三中全会以后获得了复苏和发展,为革命和建设事业做出了积极的贡献,具有相当重要的历史地位。

在社会主义市场经济条件下,随着政治、经济体制的改革和用人制度的变化,人事档案工作面临着新的形势和任务,既有现实困难,又有发展机遇。因此,如何在新的历史条件下正确分析和认识人事档案工作存在的价值和问题,抓住发展机遇,改革现有的工作体系,以适应现代社会的进步与发展,充分发挥人事档案工作的作用,更好地为社会主义现代化建设服务,是摆在人事档案工作者面前的重要课题。

一、正确认识人事档案的社会价值

人事档案的社会价值,是由其自身的社会属性所决定的。人事档案是在人事管理活动中形成的经过认可的记录和反映人员经历、德才水平和工作表现及人事奖惩、变化情况的,以个体为单位,集中保存和备查的各种人事档案资料,具有重要的凭证价值和参考价值。无论在什么样的条件下,只要进行人事管理活动,就会形成相关的人事资料,就需要开展收集、整理、归档、立卷、保管和利用等人事档案工作,人事档案就具有存在和利用的社会价值。

在计划经济时期,人事档案是国家机关和企事业单位人员身份的重要凭证,也是办理招工、提干、调动、退休等人事管理工作的重要依据和参考;人事档案工作是组织人事工作的有机组成部分,在组织人事管理体系中占有相当重要的地位。但是,在特定的历史条件下,人事档案的价值作用曾被扭曲和过分地夸大,重档案记载轻现实表现成为人事档案工作的一大弊端。一份档案定终身的现象,更是让不少人一度对人事档案谈虎色变。

在市场经济条件下,随着社会进入信息时代,信息已成为重要的社会资源,信息的收集和利用也是一项具有战略意义的社会工程,作为人员信息主要载体的人事档案有了更加广阔的价值空间。市场人力资源的合理配置、企业和从业者之间的沟通和联系、企业自身的人事管理和人才培养、日趋社会化的人事管理和社会保障工作等都需要真实、科学的人员信息为依据、支撑和连接,而这些信息的获取和利用,离不开人事档案工作的有效运转。

因此,正确认识人事档案的社会价值,充分发挥人事档案工作的重要作用,在服务于组织人事工作的基础上,不仅可以为企业和从业者提供良好的信息服务,优化市场人员资源配置,促进经济的繁荣和发展,而且可以强化从业人员的社会化管理,推动国家社会保障体系的建立和完善,维护社会的稳定。

二、人事档案工作面临的问题和困难

目前,人事档案的社会价值没有得到正确地认识和利用,社会公众档案意识淡薄,人事档案工作机制运转不畅,社会地位不断下降。造成这种状况的主要原因有以下几个方面:

档案管理体系的社会化程度不高,难以适应社会进步与发展

现行的管理体系,是以单个的企事业单位或社团组织为管理主体而进行运转的,在这种分散的管理方式下,管理主体之间缺乏有机的联系,与生产活动的日益社会化和从业人员流动性的不断增强极不适应,形成不了社会化的服务网络。分散的管理方式,一方面不便于统一规范档案操作程序和整个社会人事档案资源的整合、利用;另一方面,多头管理和繁琐的流程,影响了档案随从业人员在市场环境中的自由流动,直接造成弃档、丢档的现象发生。

档案形成的质量不高,降低了人事档案的社会价值

档案的形成和收集缺乏针对性和规范性,工作方式多年不变,程序不够公开、透明,造成人事档案内容陈旧、雷同、空洞、失真。内容陈旧不能反映个人的最新动态,失去了档案的凭证价值;内容雷同不能反映个人的独特才能,失去了档案的参考价值,难以有针对性的提供权威的证明材料;内容的空洞,则无法满足社会对人事档案信息的新要求;内容的失真,不仅违背了人事档案真实性的特征,而且会造成负面的社会影响。

服务功能不健全,阻碍了人事档案工作的发展

首先是服务意识不强。“重藏轻用”是档案工作难以走出的误区,档案管理人员观念陈旧,缺乏服务的积极性和主动性。其次是服务职能不明确。由于人事档案工作一直从属于组织人事工作,其服务职能被管理职能所掩盖,从而造成服务方向不清晰、服务职能不明确。再者是服务手段落后。在信息化社会里,人事档案工作的技术手段远远落后于现代社会,高科技在人事档案工作中的推广和应用力度不大,工作效率不高。

约束机制缺位,企业人事档案工作面临危机

经济体制改革后,企业在市场经济环境中依照市场法则同步运转。用人的自主权使企业用工不再需要政府部门审批,并办理相关的人事档案,原来依靠行政手段来维系运转的人事档案工作陷入了尴尬的境地。由于没有相应的约束机制,大多的新兴企业或者为了摆脱旧的人事制度的束缚,或者缺乏长远的人才培养战略,或者出于逃避社会保险费用等降低企业运行成本的目的,不再重视人事档案,甚至根本就不接收和建立人事档案。企业人事档案工作要么运转不畅,要么无法运转,面临着严重的危机。

三、加强人事档案工作的主要措施

针对市场经济条件下人事档案工作的现状,要保证工作的有效运转,发挥人事档案的价值作用,就必须从改革现有的人事档案工作体系入手,逐步实行人事档案管理的社会化,整合资源,增强功能,规范程序,主动服务。

实行档案管理的社会化,整合社会档案资源

要打破现行的以企事业单位或社团组织为管理主体的管理体系,由政府成立相应的管理机构,对全社会的档案实行统一的管理,形成社会化的工作网络。这样就可以整合全社会的档案资源,也便于统一和规范操作程序。其实,现行的人事代理制度,就是档案管理社会化的雏形。人事代理制度是在“五大毕业生”人事代理的基础上逐渐发展起来的,现已扩大到实行人事制度改革的事业单位和企业自谋生路、失业下岗人员。人事代理的实质就是人员档案代理。实践证明,这种社会化的人事档案代理制度,是人事档案工作应对经济体制改革和用人制度变化的重要举措,有着积极的社会影响的作用。因此,我们要在总结和借鉴人事代理制度成功经验的基础上,采取有效措施,进一步推动档案管理的社会化。

把人事档案纳入社会保障体系,增强人事档案工作的服务功能

社会保障体系的完善,离不开相关的人事档案资料的真实和完备。目前,社会上经常发生的一些劳资纠纷和社会保障费用征缴方面存在的难题,有相当一部分都是因为缺乏相应的人事档案资料而造成的。人事档案资料的缺失,不仅会影响劳动者自身的维权行为,也会给国家社保经费的征缴带来困难。因此,在实行社会化的人事档案代理制度的前提下,把人事档案纳入社会保障体系,作为企业用人和劳动保障的必备条件之一,通过立法建立健全新型的社会化的企业人事档案制度,以维护劳动者的正当权益和国家利益。

规范操作程序,提高档案质量

要逐步建立适应现代社会需要的,公开、公正、透明的人事档案工作程序,科学规范地形成和收集人事档案资料,在保证档案资料真实可靠的前提下,提升档案资料的科学价值。档案管理的社会化,为统一规范操作程序提供了可能、创造了条件。档案的社会化管理部门要在尊重人事档案基本特征的前提下,根据信息社会的需要,从档案资料的形成、收集、整理、归档的各个环节,制定出规范性的操作章程,严格操作,保证档案资料的真实、可靠和鲜活,全面提高档案质量。

以用为纲,加强服务主动性

要改变人事档案工作被动管理的现状,首先,要转变工作理念和工作方式,大力倡导服务至上的思想,由管理者变为服务者;其次,要在实行社会化管理方式的基础上,把服务职能从组织人事工作中剥离,明确档案社会化管理部门的职务职能,建立健全相关的配套服务措施,使档案工作走出门户,通过服务体现人事档案的社会价值;再者,要利用现代科技手段,建立方便、快捷和自动化程序较高的档案管理服务系统,提高工作和服务效率。

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