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从中外档案工作现状的比较看我国的档案工作社会化
更新时间:2013-6-9

从中外档案工作现状的比较

看我国的档案工作社会化

      内容摘要:从分析国外档案工作社会化进程入手,通过对中外档案工作现状的对比,探索我国档案工作社会化进程缓慢的原因,并针对性地提出一些可行的解决问题的办法。

  关键词:中外档案工作 比较 社会化

  随着我国社会的现代化进程不断加快,政府在社会管理中的角色转型和职能转变也逐步展开,由计划经济时代家长式的管理方式逐步转变为现代政府更重视服务与监管的人性化管理模式。行政事业单位机构改革政府信息公开都是十分明显的信号。在这个大背景下,档案工作也迎来了改革发展的关键时期。但是,我国的档案工作社会化程度长期处于较低水平,严重阻碍了档案工作的现代化进程。我试图通过对中外档案工作现状的比较,找出我国档案工作社会化水平低下的症结所在,并借鉴国外先进的管理理念和工作方法,为我国档案工作社会化、现代化发展献计献策。

  通观国外档案工作社会化历程,主要都是从以下三个方面着手:首先,是档案工作理念的转变;其次,是档案工作方式的创新;第三,是现代新技术在档案工作中的运用。下面,就从这三个方面来谈谈我国档案工作与国外的差距并思考应对之策。

  一、 档案工作理念的转变是传统档案管理方式向现代档案社会化服务模式转变的先决条件。

  马克思主义认为,先进文化代替落后文化是社会发展的必然。在国际档案界,档案工作理念也经历了从传统保守向现代开放的转变过程。在过去相当长的时间内,档案工作者对档案工作的认识停留在保管与保护。他们普遍认为,档案工作就是要尽最大可能去保存好历史文献,并且由于社会政治制度的原因,统治阶级为了维护其统治的需要,人为地限制档案开放与利用的权限,使得档案逐渐披上了神秘的面纱,为社会公众所遗忘。随着社会的发展,教育的普及与文化程度的提高,普通民众权力意识大大增强,利用档案的需求也逐渐增多。传统的档案工作理念已经严重阻碍了档案工作自身的发展,迫切需要新的更先进的理念指导档案工作的实际。

 (一) 社会档案意识的高低是评价一个国家、一个地区文明程度的标志之一。

  社会档案意识是档案工作存在和发展的基础,现代社会档案意识主要表现在四个方面:一是将档案视为信息资源;二是将档案视为文化遗产;三是将利用档案视为公民的权利;四是将保护档案视为全体公民的义务。在西方发达国家,政府非常注重提升公民的档案意识。在英国,原本档案工作也存在传统、保守的思想,但是在发现档案馆在文化机构中处于弱势地位后,英国档案界采取了吸引赞助和基金、成立图书馆、博物馆、档案馆理事会、开展档案意识提升运动等多种形式,提升公民的档案意识,吸引普通民众了解档案、利用档案,取得了巨大的成功。美国人的档案利用意识也很强,绝大多数美国人认为,档案如果不积极地予以利用,就失去了存在的意义与价值,利用档案解决各自工作、学习和生活中的问题已成为众多美国公民的自觉行动。公民普遍提高的档案意识,为档案工作的整体发展提供了良好的群众基础。

  在我国,由于观念的保守和落后,档案长期都披着一层神秘的面纱,被隔离于普通民众之外。再加上我国公民的受教育程度普遍不高、信息闭塞等原因,使得我国公民的档案利用意识比较薄弱,利用水平相对较低,必然带来档案工作社会化的无力。所以,想要提高我国档案工作的社会化程度,必须首先解决公民档案意识薄弱的问题。可以借鉴国外成功的经验,加大档案宣传力度,丰富宣传的方式方法,尤其是各类档案馆应与各级学校结成长期固定合作关系,从小培养我国公民的档案利用意识,从源头上解决公民档案意识薄弱的问题。

  (二) 档案管理机构的性质与功能定位的差异

  中外档案工作理念的不同,不仅反映在程度不一的社会档案意识方面,政府或档案管理机构对自身的机构性质与功能定位的不同也是一个重要方面。欧美国家普遍都把本国的档案馆确定为文化传播机构,档案馆的职能不仅在收藏和保存档案,更重要的是主动向社会开放和提供档案利用。为此,欧美国家纷纷通过立法确立档案的性质和功能,从法律的层面确保公民利用档案的权利,尽可能给予公民利用档案的便利和自由。美国立法规定,凡是年满 16 周岁的公民 (包括外国公民),只要持有身份证,就可利用已开放的档案。英国、法国等欧洲国家对档案的密级和保管期限进行了详细的划分,凡是不涉及公民个人隐私或国家安全的开放档案都要求尽可能向社会提供利用。

我国的档案工作实行高度统一集中的管理模式,国家档案局、中央档案馆负责统一领导全国的档案工作。在实际工作中,许多地方存在局馆不分、局馆合一的现象,导致档案馆的文化事业机构的性质被强烈的政府行政部门性质所掩盖,档案馆的服务对象也主要是政府部门,档案馆被人为地神秘化边缘化,逐渐远离了公众的视线。这是造成我国档案工作社会化难以快速推进的一个重要原因。当然,近几年来随着社会的快速发展,政府机构改革和信息公开制度的施行,档案馆又开始走近人们的生活。比较国内外对于档案机构的性质和功能定位的差异可以发现,我国档案工作要实现现代化、社会化,还必须由国家从上而下推行有力度的改革,比如:真正意义上的局馆分立;转变档案局行政领导职能为统筹协调和业务监管职能;给档案馆更多的自主权,去除神秘面纱,主动自我宣传;加大对档案机构的资金投入等等。

  二、 档案工作方式的创新是档案工作社会化的主要手段。

  为了能更好地发挥档案的价值,欧美国家的档案界一直没有停止过对档案工作方式的创新。他们认为,只有实行更加科学、便利和人性化的档案服务,才能最大程度地激发社会公众了解和利用档案的兴趣和热情,从而提高档案馆的地位和知名度。

  (一) 档案开发利用方式的创新

  美国的国家档案馆设立了永久性的档案展览厅,用专柜陈列美国最珍贵的三份历史文献《独立宣言》、《美国宪法》和《人权法案》。法国档案馆内设中学生教育处,按照中学历史课教学大纲,定期让学生到档案馆接受法国史教育。另外,还通过举办演讲、研讨会、制作发售缩微胶卷、发表档案研究学术论文等形式向社会展示自己的馆藏档案信息。力求通过新颖、多样的活动形式,在让公众享受到知识、历史和探索的乐趣同时,真正领略档案的魅力,激起他们利用档案的兴趣。

  我国在档案开发利用方式的探索方面有自己的特色,比如定期向社会公布馆藏、编制各种形式的档案编研资料等等。但是,与国外相比,在档案开发利用方式的多样性上稍有不足。同时,方式过于死板,不能结合现代元素,缺乏新鲜感和趣味性,难以激起公众的档案利用兴趣。因此,我们可以借鉴国外经验,采用更加灵活多变的形式,可以与档案利用者合作编写出版档案研究成果,与学校、新闻媒体、文艺团体等合作,以多样化的方式呈现档案的价值。

  (二) 档案馆开放时间的延长

  为了适应新形势下人们利用档案的需求,欧美国家近年普遍实行了更加合理的档案馆开放时间,主要就是实行每周开馆六天和“24 小时不闭馆制度。这些制度的实行,顺应了现代社会生活节奏加快和信息需求增加的特点,更符合公众利用档案的时间特点,明显扩大了利用档案的人群和档案的利用次数。这也是档案工作社会化程度提高到一定水平必然出现的结果。

  反观国内档案工作,因社会化程度较低,档案的社会影响力微弱,利用档案的人次和数量都处于一个较低的水平。所以,我们并没有发现延长开放时间的迫切需求。而延长开馆时间又能增加进馆人次和利用档案的次数,从而扩大档案对社会的影响力,反过来加快我国档案工作的社会化速度。

(三)档案馆工作内容的分化

  欧美国家档案馆工作一般都强调利用和服务,对于档案整理和编研则没有严格的要求。美国的档案界不主张对档案进行严格细致地整理,他们认为过于细致地整理会破坏档案的原貌、损害档案的寿命。而中国的各类档案馆()则有一整套严密的档案整理程序,在一方面讲更有利于档案的标准化管理和检索利用,从另一方面讲确实对档案本身产生了一些伤害。并且大量繁重的整理工作使得档案工作人员常年处于忙乱之中,没有太多的时间来考虑提升档案利用服务方面的事情。国内档案工作的另一个大的方面,就是档案工作人员还要担负档案编研的任务,更是耗去了原本就不多的可支配时间。反观国外的档案馆一般不承担档案编研的任务,而是把这部分任务交给历史工作者或者档案利用者来完成,最多只是从中协助。这种做法一方面符合其国内档案法律法规的规定,另一方面也体现了国外档案工作以人为本对用户友好的原则。

  三、 现代新技术的运用是档案社会化能快速推行的契机。

  进入本世纪以来,全球科技发展日新月异。缩微技术、多媒体技术、网络技术及现代通信技术的发展,使得档案能够以更快的速度、更丰富的形式在全球范围内传播,档案利用人数的激增、信息交互方式的变化为档案工作的社会化、现代化提供了一个千载难逢的机会。

  目前,在美国、英国等西方发达国家,已经普遍运用了各种新技术来管理和利用档案。比如美国档案馆向公民提供档案的缩微胶卷、电子扫描件或复印件,从而避免了档案原件使用中可能的危险。再一个,西方国家发达的电脑网络,使得档案通过网络共享成为现实。许多公共档案馆或专门档案馆都建立了自己的网站,公众可以在网站上实现在线查档、实时浏览、远程传送等等功能。同时,还实现了不同档案馆之间的信息共享、档案互借。我国近几年也在推行数字档案馆建设,国家档案局2010 年发布了 《数字档案馆建设指南》,对国内的数字档案馆建设提出了总体性的指导意见。但是,由于技术、资金等方面的原因,我国的档案网络化、数字化建设情况并不理想,总体呈现各自为战的分散性、地区间发展水平的不均衡性等特点。笔者认为,新技术用于档案工作是大势所趋,但是在如何发展方面还有许多值得商榷的地方。就国内档案馆的现状而言,高、精、尖的仪器设备必然带来资金和技术人员的短缺,再加之地区经济发展的不平衡,想要全面推行新技术尚有困难。不过,可以通过馆际合作的方式,通过同地区的多个档案馆联合组网或者发达地区档案馆与欠发达地区档案馆的结对组网的方式,使有限的资源能在全国范围内均衡的利用,逐渐扩大新技术的使用范围。

  总之,通过对国内外档案工作各方面发展情况的比较,发现我国的档案社会化虽然在近几年来已经取得了较快的发展,不过由于固有观念、政策滞后、资金人员等方面的制约,与欧美等发达国家之间还存在较大的差距。当然,社会化是一个渐进的过程,不可能一蹴而就。只希望能在中外档案工作的对比中,对我们日常的档案工作能有所启发,使档案在不断的利用中真正发挥它的光辉和价值。

 

 

 

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