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 档案征集
湛河区档案馆收集档案工作方案
更新时间:2013-6-13

 湛河区档案馆收集档案工作方案

   为进一步加强我区档案馆馆藏建设,依法做好档案接收征集工作,根据《档案法》、《档案法实施办法》、国家档案局第9号令《各级各类档案馆收集档案范围的规定》等法律法规的规定,结合我区实际,就接收档案进馆作如下规定:

     一、档案接收范围

    本馆接收档案范围主要是:全区机关、团体、企事业单位及其下属单位具有永久和长期保存价值的档案;其他有重要保存价值的地方特色资料(如族谱、诗词、部门及单位史志、各单位编印的统计、汇报、宣传等资料、各单位获奖或受表彰的材料等);区级重大事件、重要活动等专门材料。

    二、接收档案的期限

 1.在立档单位保管满十年的档案,必须主动向区档案馆移交。国家另有规定的除外。被撤销(破产)机关、团体、企业事业单位的档案,在该单位撤销后六个月内,破产单位在清算结束后,按规定整理规范后移交区档案馆。重大活动、重大事件形成的档案由组织、承办单位负责收集、整理,其它协办单位及负责新闻报道等工作的单位,应当及时整理本单位在重大活动(事件)中形成的档案,并在活动结束之日起30日内向承办主要工作的单位汇交,特种载体档案可以交复制件。承办单位,应当自重大活动(事件)结束后六个月内向区档案馆移交重大活动档案原件。因特殊情况需要变更向区档案馆移交档案期限的,须经区档案局同意。专业性较强或其他特殊原因,需要延期移交的,申请人需向档案局提出申请,由区档案局业务科审核,档案局局长批准后向申请人送达《档案非行政许可延长期限告知书》,方可适当延长移交期限。

2、区属单位编辑出版的各种政策法规汇编、图片、文集、志书、年鉴、图书等资料,由编印单位在书籍印刷、出版完成后,及时送交区档案馆保存。

3.被撤销单位的档案或者由于保管条件恶劣可能导致不安全或严重损毁的档案,可提前移交。

三、移交、接收档案资料的要求和手续:

1、机关、团体、企事业单位和其他组织必须按照国家规定,定期向区档案馆移交档案。任何单位和个人不得将在执行公务中形成的属于国家所有的文字、图表、照片、录音、录像等各类档案、资料据为己有,对已到进馆期限的档案要按法律规定及时移交进馆,不得以任何借口拖延或无故不交。

2、凡向区档案馆移交的档案,移交单位必须按照区档案局审批的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表收集齐全,并正确划分保管期限,按照国家有关规定对档案资料进行整理,保证档案、资料整理、编目符合规范要求。2000年以前形成的以卷为单位的档案,按照国家统一规范进行归档整理;2001年以后形成的以件为单位的档案,按国家档案局发布的《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)进行归档整理。科技档案的整理要符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GBT18222008)。照片档案的整理要符合《照片档案整理规范》(GBT18212002)的要求。电子文件的整理要符合《电子文件归档与管理规范》(GBT188942002)等相关标准的要求。磁性载体档案如录音、录像等档案的整理要符合《磁性载体档案管理与保护规范》(DAT51995)的要求。其他类别的档案按国家有关标准或上级主管部门的行业规定进行整理。

3、进馆单位要严格按照国家有关要求建立全宗卷,编制案卷目录、索引目录、归档文件目录、机读目录等必备的检索工具,随同档案资料一并移交。依据《全宗卷规范》(DAT21994)和《全宗指南编制规范》(DAT41994)建立全宗卷、编写全宗指南。文书档案和业务档案,以卷为单位的编制案卷目录、全引目录;以件为单位的编制归档文件目录。编制科技档案总目录和分类目录。编制会计档案目录。编制人物档案目录。编制重大活动档案登记目录。编制政府公开信息目录。编制照片、录音、录像档案的文件级目录。编制实物档案登记目录。编制资料登记目录。

4、移交单位在向区档案馆移交各类档案时,须同时移交全宗介绍、归档说明、大事记、组织沿革、历史沿革、案卷文件目录或归档文件目录以及符合区档案局规定格式、与档案纸质目录一致的电子目录各一套等。进馆档案须经区档案馆检查,符合要求后方可办理移交。

5、移交、接收档案资料时,交接双方应根据移交目录清点核对,并在交接文据上签名盖章。

四、档案进馆手续

    1.各立档单位在移交到期档案时应提前电话联系;联系电话:03753388360

    2.移交接收档案时,交接凭据一式二份,交接双方必须根据移交目录清点校对,并在交接文上双方签字盖章。

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