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企业档案信息的开发与利用
更新时间:2013-9-30

企业档案信息的开发与利用

内容摘要:档案信息是通过各种载体贮存的记录和反映各种事物的原始信息。开发档案信息资源,服务经济建设,已成为档案部门尤其是企业档案管理部门的一项重要工作。

关键词:企业  档案资源  档案的开发与利用

信息是人们增加知识和认识事物的客观存在。档案信息是通过各种载体贮存的记录和反映各种事物的原始信息。开发档案信息资源,服务经济建设,已成为档案部门尤其是企业档案管理部门的一项重要工作。如何开发企业档案信息,充分利用实现档案的价值,为企业的改革与发展服好务?下面我们就从以下几点来了解。

一、充分认识档案信息的特点和规律

档案信息在信息资源中,除了具备信息的重要特性,还有其自身的特点。

()本源性。档案是一个单位和部门在决策、生产、科研诸多方面活动中的直接记录,是原生信息,本源性是档案信息最重要的特点。档案信息的本源性和原生性,使档案信息具有凭证价值,这种价值作用是其他任何信息所不具有的。本源性信息是信息加工的基础,任何信息都起源于原始信息。因而档案信息在社会信息系统中具有特殊的地位和作用,它是整个国家和社会信息系统的基石之一。

(二)回溯性。档案是记录和反映已经发生的活动、事件及其过程,即用来追溯以往的信息。档案信息的回溯性,使人们可以利用前人的劳动进行创新,并为现实的研究、决策和预测未来提供基础。

(三)联系性。档案是以单份文件形式陆续形成的,而以文件组合体的形式持久地存在和运动的。档案信息的联系性特点,使档案信息为人们历史地、全面地研究事物发展的规律性,以及为多方面的信息需求提供了优越的条件。

(四)积累性。任何信息资料均可不断地积累和扩充,但是档案信息是一定体系的形成和发展,往往具有连续不断以至定向积累的特点。比如,一个机关、组织的档案整体,是在连续性活动中长期积累而形成,而且只要某一档案形成单位的存在,他拥有的档案成分总要渊源地有规律得到补充。

(五)内向性。由于档案文件形成于人们的直接活动,大部分又产生于不同的企事业单位,因而档案信息具有内向性的特点,有些信息材料在一定时间里仅限于规定的控制范围内使用。也正因为如此,档案信息中有很多属于社会上稀有的或难得的材料。档案信息内向性的特点,使它的传播功能低于其它信息资料。为此,档案工作者应采取科学的管理措施,发挥档案信息的优势,弥补它的局限性,从而强化开发档案信息资源的功能,使档案信息在工作、管理、生产、科研建设等各种活动中发挥作用。

中共中央政治局常委罗干同志曾在全国档案工作会议上强调:“档案工作要认识到,开发信息资源,创造更多的经济效益和社会效益,是我们的光荣职责。要在保证档案完整与安全的前提下,大力开发档案信息资源,为国民经济和社会发展提供有效的服务”。罗干同志的讲话充分揭示和提高了开发、利用档案信息工作的重要性。

二、档案信息开发的基础

1.开发档案信息具有丰厚的物质基础。我国历史上下几千年,形成并保存了非常丰富的档案信息材料。如甲骨金石、竹简木牍、纸墨文件等。随着历史的进步,档案载体形式日益多样化。在当今除了传统纸质档案外,又出现了胶片、磁带、光盘、电子等现代形式的档案。在社会的各个领域中,只要有人类的活动,就会产生不同内容,不同形式的档案。所以说档案信息就其分布范围来说是十分广泛的,内容是十分丰富的,它涉及到各个时代的社会变革,因此,开发利用档案信息资源是大有可为。人类的社会实践活动是持续不断的,记录人类实践活动的档案亦是源源不断地产生,人们对档案信息需求也是永无止境,所以档案信息是增值的,档案信息的开发利用是取之不尽、用之不竭的信息源。

2.开发利用档案信息的效益。开发档案信息产生经济效益主要是档案信息在生产、经营、科学技术等领域的利用中形成的。开发档案信息产生社会效益主要是档案信息在文件、教育、历史研究的社会生活、社会科学领域利用中形成的。档案的经济效益和社会效益虽然是两个概念,但是它们又是密切联系的。例如档案中科技成果的转让,转让单位可以获得一定的经济利益,即经济效益,但受让单位使用科技成果档案后,产生的有利效果可能大于转让者的几倍、几十倍,也表现经济效益。档案信息用于文化教育等领域,它首先表现为社会精神文明的提高,而精神文明又可促进物质文明的发展,即产生经济效益。所以,档案信息开发利用的经济效益和社会效益的界定不是绝对的,许多时候是可以互相转化的。

3.开发档案信息资源是法规赋予档案部门的职责。在国务院、中共中央办公厅、国务院办公厅、国家档案局先后颁发的《科学技术档案工作条例》《档案馆工作通则》《机关档案工作条例》等对档案信息资源的开发利用都提出了具体要求,《机关档案工作条例》规定:机关档案部门应当及时主动地开展档案的利用工作,“为机关各项工作服务,并注意掌握档案利用效果”。《科学技术档案工作条例》规定:“科技档案部门应当及时地提供科技档案为科研、生产、基建等各项工作服务,并编制必要的检索工具和参考资料”。从上述的法律法规关于档案信息资源开发利用的规定中可见,档案部门搞好档案信息资源的开发利用是法律赋予的职责,必须履行。

三、档案信息开发的功能

开发档案信息,就是服务于建设有中国特色的社会主义的精神文明与物质文明。这既是档案价值的实现,亦是档案工作的根本目的实现。(1)是机关工作的查考凭据。党政各种机关、团体,为了有效地进行领导工作和开展各种业务活动,必须切实地掌握有关材料。档案是过去机关工作活动的记录,它可为党政各级机关继续开展工作,进行决策提供依据和咨询材料。机关领导和业务工作人员,在熟悉情况,总结经验,制定计划,研究处理问题时,常常需要在档案中查考先前记载。(2)是生产建设的参考依据。档案中记载了各种生产活动的情况、成果、经验和教训,从自然资源、生产手段到生产过程以及计划管理和生产技术各方面的信息,都可以作为企业生产经营的科学依据和参考材料。(3)是科学研究的可靠资料。无论是自然科学,还是社会科学、思维科学的研究,都必须详细地占有技术档案材料,才能据以潜心钻研,探索事物发展的规律。档案可以从两方面为科学研究提供丰富的历史资料:一方面,作为专门进行科学研究的原始记录,可为现实的研究工作提供直接借鉴;另一方面,从记录的广泛事实和经验中,可为各项研究活动提供大量的实验、观察和理论概括基础材料,所以档案是科学研究的必要条件。(4)是宣传教育的生动教材。档案翔实地记录了人们创造历史的曲折历程和奋斗足迹,不仅记有各种成功的经验、失败的教训,也记有各种可歌可泣的卓绝业绩。利用档案写回忆录、著书立说、演讲报告、进行文艺创作、举办各种展览、开展各项宣传教育活动,都富有强烈的说服力和感染力。

档案信息开发就要瞄准各方面工作的需求,开发出有需求、有参考利用价值的信息,千方百计丰富信息服务的内容,扩大服务范围,通过档案信息开发服务,创造出经济发展的更大效益。      

四、档案信息开发的途径

在信息产业和信息服务业高度发展的今天,档案部门不仅仅是收集、保存、利用档案,而且要将档案工作纳入到企业经营管理中。从事档案工作,要站在信息管理的角度,以从事信息服务作为工作的立足点、出发点,面向社会、面向经济、面向市场、面向攀登科技高峰为服务方向,才能更好地履行职责。档案人员要从各自馆(室)藏实际出发,分层次,有重点地找准自已的服务对象,根据馆(室)藏档案信息的特点,作出富有特色的信息服务。档案信息开发途径可分为传统型、智能型、转换型开发及网络型输出。档案部门可通过开辟阅览室,对前来查阅档案的,以调卷查找,提供原件和复制件为其服务;对开放档案实行开架阅览,设立宣传栏,开辟展览室等。开展智能型开发,档案部门一方面要对所藏档案经过加工整理后,提炼出系统的针对性强和具有深度的档案信息;另一方面是进行更深层次的开发,对所藏档案信息进行分析,研究后撰写出文章与著作,为社会各方面提供全方位而系统的知识,并为领导决策、工程设计、产品更新、技术开发、文艺创作、历史研究等各方面提供定向利用服务。随着社会主义市场经济的发展,技术商品化和技术市场日益兴起,为科学技术性强的档案部门开发档案信息,开辟了一条新途径。因为科学技术档案信息可以转换为社会生产力,而社会经济、科学文化事业的发展,在很大程度又需求这种科学技术含量高的信息,因此,实现转换型开发成为开发档案信息的一项重要措施。在国际互联网不断延伸发展的网络时代,档案信息进入国际互联网,开展网上的信息服务已经实现。档案信息进入网络管理,在档案信息诸多开发渠道中,将是一条最为宽广、畅通的路径。建立档案信息数据库,为档案信息进入网络开发管理做基础工作,是目前各级档案部门都应着手做的。

积极开展编研工作,是开发利用档案信息资源的有效途径。目前,有相当一部分企业的档案工作仍停留在收集、整理、保管等基础工作上,档案信息的开发利用工作还比较薄弱,还难以满足企业多方面的需求。因此,档案部门在做好基础管理工作的同时,要把更多的精力放在档案信息的开发利用上,积极开展编研工作,一方面档案人员要熟悉企业生产经营的全过程,了解企业对档案信息的需求,要及时、准确地把档案信息输送到企业生产经营的各个环节和部门,帮助解决各种疑难问题,提高档案信息的及时性、准确性和信息渠道的畅通性。另一方面,编研工作一定要紧密结合企业需要,从大量的档案材料中提炼出结论性、规律性的数据和论据,编纂出结构严谨、文字精练、系统完整的档案信息集合体。只有编纂出有利用价值的编研成果,才能更有效地帮助企业搏击市场,抢占市场,最大限度地帮助企业创造更多的经济效益,也只有这样企业档案工作才能显示出强大的生命力。

提高档案人员的素质,是开发利用档案信息资源的有力保证。档案包含着多方面的信息,档案信息资源的开发是一项知识密集型的工作,对人才的素质要求甚高,这是保证开发利用工作质量的关键。要真正保证企业档案的利用效果和开发出有利用价值的编研成果,需要档案工作人员既具有一定的档案专业知识,又要具有较广博的知识面,其知识结构是一种多元化的动态知识系统。档案工作人员要适应新时期档案工作的需要,必须学习、掌握科学的、先进的工作方法,还要具备勇于探索,不断进取的精神,才能在信息开发的精深、宽广上不断的有所进步,有所创新。因此培养高素质的档案工作人员,是搞好开发利用工作必不可少的基本条件。

 

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