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浅谈地方档案信息资源的开发与利用
更新时间:2018-5-29

内容摘要:档案信息资源开发与利用是目前各级档案部门的工作重点。本文就地方档案信息资源开发利用的现状与对策,以及如何提升档案信息资源的价值和拓宽档案服务领域等问题进行了探讨,体现了档案为社会服务、为广大人民群众服务的价值理念。

关键词:档案信息资源、现状思考、开发利用;

档案是社会的原始记录,在现实工作中具有不可替代的原始凭证作用,是最可靠的信息资源,具有不可估量的开发利用价值。因此加强档案信息资源的开发与利用,充分开发档案信息资源为广大人民群众所共享,已成为当务之急。为进一步加强信息资源开发利用,党中央、国务院早在2004年就制定了《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》,指出要把各级档案馆建设成为公众获取政府公开信息的重要场所[1],所以,积极开发档案信息资源是目前档案工作的重中之重。

一、加强档案信息资源开发利用的必要性

档案信息是整个社会信息资源的一部分,它包含了大量的数据、资料、图表、文件等原始凭证,是最原始,最真实,最具说服力的历史记录,不但数量大,而且涉及面广,具有不可估量的社会经济价值。但现在地方档案信息资源大多还处于“养在深闺人未识”的阶段,没有得到合理的开发与利用。这些档案资源只有开发利用起来,才能最大限度地服务社会、服务人民,才能满足社会各界日益增长的对档案信息的需求,发挥它们应有的价值。特别是各级地方档案馆收藏的大量含有当地历史文化的档案史料,在各地注重文化建设,挖掘地方资源的今天,对于推动全社会的管理和建设、社会政治和经济的发展、社会和经济效益的提高,无疑具有重要的现实意义。

二、当前档案信息资源开发与利用中存在的主要问题

地方档案信息资源虽然很丰富,但由于受到多种主客观因素的制约,档案利用率却很低。目前存在的问题主要是档案现代化管理落后,传统的档案管理模式仍占主导地位。档案管理人员只是做到了档案的收集、整理、保管和保护等基础性工作,但对档案开发利用这一中心工作却没有应有的认识,多数档案仍然处于置之高阁、无人问津的局面,没有发挥它们应有的社会经济价值。具体体现在以下几个方面:

(一)、认识不够,大局意识不强。由于受传统的“国家档案观”影响,长期以来,不少档案工作者认为档案是国家行政管理活动的伴生物,主要为国家行政事务服务,在实际工作中有意无意地忽视了为社会团体、民营企业、普通群众提供档案管理和利用服务的意识。把档案工作为党和国家服务简单地理解为是“为领导服务”、“为政府服务”,而对于为其它社会组织、为公民个人的服务关注不够,热情不高,主观上影响了档案信息资源的开发利用与服务的深度和广度,没有充分认识到档案信息的潜在作用,致使档案工作与政治、物质和精神文明建设不相协调。

(二)、档案信息资源开发不足,效益不高。由于受档案开放年限的困扰、鉴定工作繁杂等因素的制约,致使现在各级档案管理部门主动公开的政府信息不够全面,特别是部分应该公开的信息由于对信息公开工作认识上的偏差而未及时公开,导致当前大部分档案馆开放档案的比例普遍较小。

(三)馆藏档案结构不合理。目前,档案馆档案资料来源的单一性决定了馆藏档案不能全面客观地反映当地新时期社会政治经济文化的全貌。主要表现在以下几个方面:1、在档案的内容上,记载国家机关、社会团体职能活动方面的档案相对多,与人民群众联系密切的档案内容较少;反映宏观管理方面的档案较多,体现地方优势的各类特色档案较少。2、是在档案的门类上,文书档案居多,专门、科技、声像、电子等门类档案的数量较少。

(四)档案信息化建设有待加强。近年来,信息化建设发展虽然很快,但在实际工作中我们就会发现,目前社会提出的档案利用需求与档案馆所能提供的档案信息利用方式之间存在着很大的矛盾,可以说档案馆信息化过程与社会的信息化过程是不同步的。档案馆信息化程度普遍较低,软硬件匮乏,数据库数量少,网络服务程度仍处于起步阶段。

三、加强档案信息资源开发与利用的方法途径。

针对当前档案管理方式落后、档案利用率普遍不高的现象,我们不能怨天尤人,更不能坐以待毙,而要正视现实,积极进取,采取有力措施,彻底加以解决,努力开创档案信息资源开发利用工作的新局面。

(一)更新思想观念,确立档案信息资源开发利用工作的地位。档案信息资源开发利用是档案工作的最终目的,因此在工作中我们要破除以往“重管轻用”的观点,牢固树立以民为本、为民服务的“民本位”思想,认真贯彻执行党和国家关于信息资源开发利用工作的指导思想和主要原则,把大力开发利用档案信息资源、促进档案事业协调发展,为构建和谐社会服务工作作为新时期档案工作的重点。

(二)丰富和充实馆藏内容。丰富和充实馆藏档案是开发利用档案信息资源的物质基础,在工作中我们要加强档案接收和征集工作,扩大档案的接收范围和征集门类。在征集范围上务必改变以往只注重接收党政机关文书档案的单一性做法,要不断扩大接收范围,凡是能反映当地经济建设、生产经营、科学研究以及具有地方文化特色的档案资料都要接收进馆,使馆藏档案更加贴近社会需要,贴近群众的需求,力争把档案馆建成档案数量充足、内容丰富、结构合理,并富有地方特色的档案信息资源体系。

(三)结合政府信息公开工作,加大档案开放力度。随着我国社会主义物质文明、政治文明和精神文明建设步伐的加快,档案利用的范围、利用者的成分都呈多元化的趋势。因此,在工作中我们必需灵活运用《档案法》,采取权衡利弊原则[3],对保密档案和非保密档案进行合理的分类。根据内容明确哪些可以公开,哪些不应该公开,对档案进行科学地定密、解密,依法有序地加快“低龄”档案的开放工作。也就是说,要严格执行《档案法》,[2]务必使馆藏档案期满三十年的多数向社会开放,把“经济、科学、技术、文化”等类档案向社会开放的期限,可以少于三十年”(《档案法》第十九条)的规定真正落到实处,切实改变以往稳字当头,能不公开就不公开,多一事不如少一事的求稳做法。

(四)以人为本,拓展职能,深化服务。档案馆要牢牢抓住信息公开这一机遇,彻底改变机关式的“内向性”管理传统,强化以人为本的服务观念,以满足公众多领域、多层次、多样式的信息需求。在提供档案资料查询的基础上,努力做好爱国主义教育基地、现行文件服务中心工作和网上查询工作。

1、发挥好爱国主义教育基地的作用。档案作为各项历史活动的记录,其中有很大一部分是对广大青少年进行爱国主义教育的生动素材,是青少年认识昨天展望未来最好的教科书。因此,在工作中,我们要注重从档案资料中挖掘出具有宣传价值的史料,从档案历史记载中让广大青少年去认识昨天,了解中华民族的悠久历史和灿烂文化,从而对广大青少年进行生动的革命传统、爱国主义教育。近年来,台前县档案馆为充分发挥县档案馆爱国主义教育基地的作用,利用丰富的馆藏资源优势,推出了多种多样的主题鲜明、富有教育意义的档案文化产品,已先后成功举办了10期档案展览,大力弘扬当地优秀的传统文化,充分发挥了档案馆“资政、存史、育人”的独特功能,成为全县开展爱国主义教育的重要基地。

2、加强现行文件利用中心服务工作。从整个信息资源的开放利用过程来说,现行文件开放实质上是档案信息开放提供利用的“前移”。一般政府信息在移交档案馆前,都是散存在各形成机关不对公众开放,而文件大都具有现行效用的特点,而且利用率很高,若按以往的规定一般须在三十年后才能向社会开放,到文件成为档案并可以提供利用时,公众的利用需求已错过,从而造成政府信息资源的极大浪费。因此在工作中我们应加大信息资源收集、整合力度,积极主动与职能部门沟通、交流,只要是人民群众关心的,与人民群众生产、生活息息相关的信息,就要全面收集、科学整合,确保现行文件齐全完整,最大限度地满足人民群众对相关信息的需求。台前县档案馆自2006年开展现行文件利用工作以来,已有近1000名普通群众到现行文件中心查阅非涉密性现行红头文件。广大群众通过查阅社会保险、住房改革、房屋拆迁、劳动工资、干部职工退休、残疾人福利等方面的文件和政策法规,解决了他们许多疑问和难题。目前,台前县档案馆现行文件利用中心已成为县委、县政府情系人民群众、实行政务公开、提高行政透明度的重要窗口之一。

3、加快档案信息资源数字化建设步伐,提高网络服务化水平。随着科学技术的日益更新,传统而单一的档案管理机制已不能满足工作需求,因此我们在优化档案管理模式的同时,应加快馆藏档案资源的信息化步伐。由于目前档案馆馆藏纸质档案资料数量巨大,在短时间如果全部进行数字化处理是不现实的,我们应分期分批地进行数字化处理,分清主次,先将那些利用价值高,社会需求大,容易受损的档案优先进行数字化处理,逐步实现档案信息资源的全部数字化。      

现在因特网已进入了社会生活的方方面面,档案馆工作不可能游离于社会发展之外,构筑数字化平台已成为时代的迫切要求,因此我们在加快馆藏信息数字化的同时,也加强了信息传递的网络化。特别是今年利用河南省档案信息网改版的有利时机,我们把台前县档案信息网版块的数据上传工作作为近期档案工作的重点。同时,为扩大网络服务覆盖面,在上传内容的选择上,既突出了地方档案特色,又注重了知识性、趣味性、实用性的特点,使广大人民群众足不出户就能够在互联网上查询开放档案、政府公开信息和已公开的现行文件,切实为广大人民群众提供了一个方便快捷的服务平台。

总之,我们档案管理部门要紧紧抓住政府信息公开的有利时机,确立主动、开放、协作、服务的全新观念,充分开发利用现有的档案资源,实现档案资源的合理配置,最大限度地满足社会各阶层信息利用的要求,做好档案资源的开发利用工作,推进档案事业的全面发展。

参考文献:

    [1]《中共中央办公厅、国务院办公厅关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》

    [2]《中华人民共和国档案法》

    [3]乔会宜:《从公开与保密的关系谈政府信息公开立法的基本问题》

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