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对基层税务部门征管档案科学化管理的​思考
更新时间:2018/8/7

对基层税务部门征管档案科学化管理的思考

 

摘 要:信息时代的到来意味着工作效率的日渐提高,及时准确地提供各种参考材料成为各档案部门必须的要求,这无疑给传统的档案管理带来了巨大的挑战。为了适应信息化时代发展需要,在档案管理的各个方面极需要进行更新。本文针对现在基层税务部门征管档案的现状及存在的问题进行了剖析,进而提出征管档案科学化管理的方法和对策,以供档案管理人员进行借鉴和参考。

关键词:档案管理;理念;科学化

 

税收征管档案是存储税收征管部门和纳税人征纳税信息的载体,是税收征收管理活动的真实记录,形成于税收征纳活动的第一手材料,主要包括税收征管部门在税收征收管理工作中产生和直接形成的,并对税务和税收管理工作有一定查考利用价值的各种文字、表格及票据等材料,反映了纳税人生产经营的重要信息和税务机关税收征管工作的基本过程。是税务人员和税务研究者认识和把握税收征管规律的重要依据。进入新世纪以来,随着商品社会的不断进步和科技的迅猛发展,特别是信息时代的到来,税源征管档案的管理面临着观念更新、技术进步、方法提升的新挑战。实现征管档案现代化、科学化管理,更好的发挥档案职能作用,已成为时代发展的选择和税源专业化、精细化管理的必然。

一、征管档案现状及存在的问题

(一)对档案的重视程度不够 。因为不能为单位创造直接的经济价值,所以长期以来,各行业极少把档案工作重视起来,档案工作在单位一直处于附属的地位,片面的认为:档案管理工作就是保管工作,只要做到不丢不外泄就行了。在此种环境下,部分基层税务部门在对档案价值的鉴定上表现为认识不足,管理上表现为松散无序。缺少对征管资料等档案管理、利用的长远科学考虑;少数基层税务分局仅是为了应付归档任务,就将大量的不必要文件进行装订、归档,造成了人力、财力的大量浪费。

(二)档案管理的分类不够科学。由于税源专业化的推行,原有的全职能、保姆式、大而全、单兵作战的税收管理员模式,被细分化、流程化、团队化的税收专业管理模式取代,税收征管资料由原来的“户籍”管理到业务类别管理。在现实工作中税务登记、纳税申报、票证管理、税务稽查、其他法律文书类等征管资料的整理、收集、归档分别由不同的部门管理,同一纳税人当年形成的征管资料被分成若干个部分,各基层税务机关根据各自的经验和需要分类,往往存在档案内容不齐全、重复归档等问题,致使征管资料的归档、查阅非常不便。

(三)档案交接手续不够严密。为了税源管理的便捷、高效,年内征管资料往往由基层科室或分局进行整理、保管,年终统一移交档案室。以致档案资料长期滞留各个业务部门中,随之带来了不利的问题:一些税务人员对档案保管不善,随便摆放,引致丢失、损毁,遇人员交接或机构调整,征管资料或被带走,或因省事不向档案室移交而是私自转交他人,或根本丢弃不理,使移交的档案资料不完整、不真实,从而埋下税收执法隐患,严重影响税收执法严肃性;另外,由于档案资料长期滞留各个业务部门中,中间在缺少交流平台的情况下,不利于税源管理信息的及时汇总与评价。

(四)档案管理队伍建设有待加强。因人力资源有限,且对档案管理工作的重视不够,基层税务部门档案管理工作当中,专业的档案管理人员极少,大多的档案管理工作都是由其他工作人员兼任的,这些人员往往把档案管理作为自己工作的辅业,领导不重视,工作不考核,久而久之档案管理工作逐渐被边缘化。这就往往导致对档案管理工作相关的细节做不好,特别是征管档案资料的保管、整理、装订、移交缺乏统一的标准;管理方法虽然引入电子档案、搜索定位等技术,但仍然以手工书入、手工查找的方式为主,使档案管理人员的工作强度很大,直接或间接造成部分兼职档案员在档案管理工作中缺乏责任感及成就感,致使在征管档案管理工作中存在缺位和失位现象。

二、建立征管档案科学化管理的思考

(一)树立现代征管档案观念。及时准确的信息资源正日益成为政府机关提高工作效率、取信于民的必备条件。其中档案作为历史的记录、行为的记忆正以其客观性、权威性、可靠性及不可估量的潜在价值,日益成为信息资源的重要组成部分。正所谓"今世赖之以知古,后世赖之以知今者也"。税收征管档案是存储税收征管部门和纳税人征纳税信息的载体,它来源于税收征收管理活动,是形成于税收征纳活动的第一手材料,主要包括税收征管部门在税收征收管理工作中产生和直接形成的,并对税务和税收管理工作有一定查考利用价值的各种文字、表格及票据等材料,反映了纳税人生产经营的重要信息和税务机关税收征管工作的基本过程。建立健全税收征管档案并实行科学管理与合理开发利用,对于强化税收征管、推进依法治税具有重要意义。

(二)强化征管档案的宏观调控。实现各种征管档案发展中的统筹兼顾,其关键在于强化基层税务部门档案行政管理的宏观调控职能。强化宏观调控职能,特别需要从具有源头性意义的规划、标准、法规等体制、政策环节着手,制定或完善有关档案管理业务、档案交流合作等发展规划、标准与规范。首先,制定符合基层实际的档案管理办法。结合税收管理信息化、精细化、规范化的发展要求,积极探索和完善征管资料档案管理模式及标准。例如:对税收征管资料的分类、保管年限及征管资料调阅、复制、移送等手续,制定出科学规范、系统完整、明确实用的管理办法。其次,要明确岗位职责。在基层分局、稽查局及有关科室设立征管资料档案管理员,具体负责本部门的征管档案资料收集、整理、装订、管理以及移交工作,受局档案室统一管理,实行专业化、集约化管理。

(三)规范征管档案资料管理流程。明确征管档案资料传递流程,消除危害档案资料的重大安全隐患。针对征管档案资料管理中资料档案长期滞留基层部门易出问题的现实,严格按照征管业务流程进行征管资料移交,建立内部流转模型:收集资料——分析资料——确定归档范围——按年度、问题和保管期限分类——以卷为单位装订——移交档案室——排列——编号——装盒——编目——上架。对税务稽查类、管理服务类、法规复议类、申报征收类等征管档案,由相关税收管理员负责收集,事毕,材料迅速分类归于该纳税人档案移交档案管理员分户归于户管档案,以便于系统、综合地了解纳税人的基本信息、方便查询人检索。征管资料的原始档案一经移送下一环节后不再返回基层部门,从而切断档案资料回流基层部门的“退路”,彻底消除征管档案资料遗失这一重大安全隐患。

(四)打造征管档案专业化管理队伍。档案工作是平凡的、具体的,甚至是琐碎的,诸如档案的收集积累、系统整理、科学保管等,但档案管理工作更是专业的、严谨的,要求档案人员既要有高度的责任感,又要具有一定的档案管理专业水平。因此,必须以“以人为本”思想为指导,为档案干部积极争取法定的权利和开展工作所必需的条件;推进人才战略工程,为档案干部的全面发展和持续发展营造和谐的成才氛围;完善档案教育培养体系,拓宽人才培养渠道,优化教育资源与教育机制;建立和完善公开有效的激励机制,确保档案干部的健康成长。积极在档案干部队伍中弘扬“忠于党和人民的崇高思想,维护历史面貌的求实精神,无私奉献的高尚情操,艰苦拼搏的顽强作风”,增强档案事业发展的责任感、紧迫感,增强做好档案工作的主动性、创造性,促进档案资源的有效利用。

(五)加快征管档案信息化建设步伐。档案管理信息化就是指利用计算机和网络对档案信息的进行收集、传输以及储存的活动。真正意义上的档案管理信息化有两个内容:分别是档案信息数字化、档案传递的网络化。档案管理的数字化、信息化建设是信息社会对档案工作的要求,也是实现档案工作现代化的必由之路。但是,信息技术的应用并非取代档案管理人员,而是为了广大档案工作者提供了一个自我审视、自我重塑、自我选择的契机,为征管档案实现科学化、效能化管理打下的良好基础。在税收征管过程中,纳税人需要向税务机关提供的以及税务机关向纳税人发出的征纳资料繁多,我们所说的信息化主要是指,征管档案传递和管理的信息化。即档案信息的收集整理、归类录入、检索查阅等行为与网络相结合,实现档案资源的网络化管理。

 

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