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 档案征集
档案征集的基本形式内容
更新时间:2018/8/7

档案征集的基本形式内容

 

档案馆(室)取得和积累档案及有关资料的一项工作,是档案管理工作的重要环节。其手段主要有接收、征集和寄存 3种形式。 

按照法定的原则、程序和规定的制度移交和接收档案,是档案馆和档案室补充档案资源的最基本形式。

一、基本内容包括:

①各级国家机关和各种社会组织的档案室,按照规定接收本机关业务部门和文书处理部门办理完毕移交归档的文件;

②各级各类档案馆依据国家法律和有关规定接收现行机关和撤销机关的档案。

二、接收的范围和要求:

①档案室接收本机关工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案,包括科学技术档案会计档案等各种专门档案,录音带、录像带、照片等各种特殊载体的档案;

②各级档案馆接收本级各机关、团体及其所属单位具有长远保存价值的档案,以及与档案有关的资料。各个国家对于档案馆保管接收档案的范围不尽相同,有些国家的档案馆只接收具有永久保存价值的档案,有的也接收定期保管的档案。中国省以上档案馆接收具有永久保存价值的、在立档单位保管已满20年左右的档案,省辖市(州、盟)和县级档案馆接收永久和长期保管的、在立档单位保管已满10年左右的档案;

③档案室和档案馆正常接收的档案,要求齐全并按规定整理好,进馆档案应遵循全宗全宗群不可分散的原则,保持原有全宗的完整性及相关全宗的联系性。 

征集流散在各机关、各部门、个人与国外的有价值的各种历史档案和相关资料,是档案馆收集工作中必不可少的补充手段,分为非强制性的和强制性的两种。一般采取在协商的基础上,通过复制、交换、捐赠、有偿转让等方式,将档案集中到档案馆;在特殊情况下,集体和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或需保密的档案,当其保管条件恶劣或者由于其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全时,国家可将其收购或征购入馆,也可代为保管。 

寄存一般是通过协议的形式将档案存放到档案馆。寄存档案的单位或个人不失其所有权,并享有优先使用权以及能否准许其他人利用的决定权。已保存在博物馆图书馆纪念馆等单位的,同时也是档案的文物或图书资料等,一般由其自行管理。

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