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档案知识与利用专家(一)
作者:新密市档案局  更新时间:2017-5-31

    长期以来,我们对档案利用者的研究始终集中在研究者的满意度、行为以及对原始材料的利用上。但是,档案工作者从未对一个档案利用专家的特征进行过定义。本文系针对28人进行深入访问的研究报告。通过分析这些访问,建立起了档案利用专家的模式,与档案利用教育相结合,为原始资料的研究提供了信息。本书的作者认为,要想有效地利用原始资料,需具备三种知识:主修学科知识,基本知识和对档案知识的了解。档案知识指研究者对档案原则、实践、制度(如规定档案规则及程序的原因),对原始资料与其补充资料之间关系的了解。档案知识不同于主修学科知识或素质,或对原始资料的理解和分析能力。档案知识能力包括三个方面:1)档案理论、实践和工作流程方面的知识。2)当结构松散问题和错误的方案成为惯性时,档案利用者应具备减少问题的不确定性和模糊性的能力。3)具备学习知识的能力。

    介绍:什么是档案研究中的专业利用知识?

    长期以来,我们对档案利用者的研究始终集中在研究者的满意度、行为以及对原始材料的利用上。但是,档案工作者从未对一个档案利用专家的特征进行过定义。本文试图建立档案利用专家的模式,与档案利用教育相结合,为原始资料的研究提供信息。我们认为,要想有效地利用原始资料,需要具备三个方面的知识。主修学科知识和基本知识这两个方面已经在别的地方谈过,现在我们要谈的是第三个方面:对档案知识的了解。主修学科是对所要研究的课题的了解,如历史保护、杰克索尼的政治,或法律。基本知识指“批评、分析的实践能力,以及将文章想象为实物或将实物想象为文字的学习能力”。这是一种理解文件、评估文件证据价值的能力。档案知识能力指档案利用者对档案原则、实践、制度(如制定档案规则及程序的原因),如何制定研究方案,以及对原始材料及其补充资料之间关系的理解。我们的论题是将利用者的档案知识能力与他的主修学科知识区分开来。更进一步来讲,我们认为档案知识能力与利用者基本知识、或解释、分析原始材料的能力也是不同的。在与主修学科知识以及基本知识相联系的同时,档案知识能力还特指对原始资料所在环境的了解,如对档案馆的了解。

    研究者除了潜在地具备主修学科知识,以及在本学科领域中或通过特别机构(如家谱学会)接受过解释原始资料方面的培训之外,应在档案工作者的帮助下获得相应的档案知识,帮助他们解决这方面的困惑。很长时间以来,档案知识能力的培训在利用者培训或更广义地说,在原始资料的信息学教育方面都是崭新的。或许是网上提供信息的结果,在线教育为档案工作者认真审视档案利用者教育的细节提供了机会。本文旨在开始弥补这一空白,它引发了有关在档案馆和原始材料范围内,构成利用专家的因素的讨论。

    这一调查所要研究的问题是:是否有什么特征可以将档案及原始材料利用的新手与利用专家区分开来?通过对28人的采访,识别出了一些影响档案利用者研究档案与文件、发现有用的文件收集、穿梭于原始资料与其他文件之间,并能够帮助利用者制定一系列利用原始资料和文件的战略的因素。本文讨论了档案知识能力的最显著的三个方面:1)档案理论、实践和工作流程方面的知识;2)当结构松散问题和错误的方案成为惯性时,档案利用者应具备减少问题的不确定性和模糊性的能力;3)学习知识的技巧,或理解档案文件、活动、过程与实物或文件排列顺序之间的关系的能力。在这三个方面当中,有一些非常特殊的知识和技巧需要特别注意,希望能够引起有关档案利用者教育方面的反思。

    我们的调查显示,一个利用者如果要想成为档案文件利用专家,就有必要了解一些基本的概念知识和档案管理、整理和著录、查询等整个框架。这与协助利用者到某一具体的档案馆研究一个特别的课题的档案利用者教育模式形成对比。鉴于目前因特网的发展及日益增多的档案数据(如日常信息、作品、数据化文件集)直接在线提供,中间很少或不经过人工处理,因此有必要重新考虑档案利用者教育模式。本文的目的之一就是要引发档案界的讨论,思考有关档案利用者教育的目的和适当内容,以及档案工作者认为作为一名原始资料的档案利用专家所必须具备的特征。因此,在本文的结尾,作者对档案利用者教育问题提出了一些建议。

    知识回顾

    进行这项调查也需要三个方面的知识。第一,关于专家的文献可以帮助作者识别并运用成为专家所应具备的主要特征。第二,图书和信息学文献也提供了大量的理论、案例调查和信息学的评估文章,这些知识过去一直用于制作目录指南。第三,我们一直争论的构成档案文献的许多特征。因此这篇在关于档案利用、档案利用者、利用者调查和利用者教育的文章是由上述提及的档案学的三个方面组成:档案理论、实践和工作流程方面的知识;当结构松散问题和错误的方案成为惯性时,档案利用者应具备减少问题的不确定性和模糊性的能力;学习知识的技巧。如果不考虑到档案利用者的教育问题,那么对档案利用者专业的讨论就会不充分。虽然有关利用者教育方面的文献数量不多,但也为档案学的发展提供了线索。

    有关专家方面的研究

    有关专家方面的研究是很多的,研究涉及理论、认知和哲学方面,以及如何成为各个专业和活动的专家。罗伯特·格拉瑟和迈克里纳·奇确定了鉴定专家的几个特征:1)专家在本领域中处于优胜地位;2)专家能够从较深的层面发现并指出本领域的问题;3)专家有很强的自我监督的能力。以上三点每一点都很重要,在本次调查中,我们试图将这几点应用于档案专家的研究过程中去。

正如简介中提到的,我们认为原始材料的利用专家应该具有两个方面的专业知识:1)他们所要研究的领域的知识;2)档案领域的理论、实践和工作流程方面的知识。还未有文献中提及需要对其他领域再进行研究,来总结这方面的理论和技巧。查理斯·考尔是唯一讨论过主修专业与原始资料关系的研究者。他通过对历史学家的研究发现,“收集人名”的方法是使博士生从一名新手成为本领域的专家的重要手段,即识别并追踪与研究课题有关的人员和组织名称。因为这一方法可以形成有效的信息检索,并帮助新手们练习快速浏览大量信息的能力。另外,考尔认为“收集人名”的方法模仿了或酷似一种专家的特有能力——识别方式。

    专家发现并摆出问题的能力可以从许多方面表现出来,主要依赖于他所研究的领域。在档案知识方面,发现并摆出一个问题可以通过制定研究措施,举出研究问题,结合档案目录或其补充资料进行实际研究。杰姆斯·F·罗斯及T·A·鲍斯特分析了物理学家、文职官员及政治科学家的专业知识水平,发现他们都预先确定了指导研究过程的研究框架。这证明找到研究起步的地方和了解如何进行研究的有关知识可以有助于解决问题。从考尔的发现中,我们可以断定,为了减少未知环境的不确定性,专家都预先制定一个研究战略。

    在专家学的论著中讨论了将表述与实物结合起来的能力。在放射专家的文献中,对这一能力的讨论是非常重要的内容。在一次调查中发现,放射专家既具有抽象的解剖学知识,又具有比住院医生更具体地确定病灶位置的能力。我们希望档案利用专家能够通过利用档案著录和其他有关资料想象并挑选出需要的原始资料。S·祖伯称这种能力为“智能技巧”,这种技巧结合了抽象力、清晰的推理能力和一步步的论证,以理解档案著录的内容。

    最后,专家学的文章中引证了自我监督和知识的自我局限为专家学的主要因素,因为专家的注意力通常要集中到高层问题和一些抽象的问题上。新人在知识水平上有很多空白,另外还处在对规则的学习过程中。“新的领航员、学习语言的人、棋手或司机,一旦遵循了规则,他的表现就会停滞、僵化和平庸……。而对于专家,则不谙规则,他或她的表现会灵活、流畅,富有成效。在档案方面,我们可以根据这一特征,测试出利用者对各种规则、规定的反应,以及他们将各种档案规则或利用系统的变化与他们的研究战略与活动相结合的情况。

    信息学:图书和信息科学文献方面

    在图书馆行业里,其知识性与利用者教育方式随着曾描述该活动的术语变化而变化。20世纪初,曾使用“图书馆介绍”来形容图书馆教育方式。这一词反映了这样一种情况,即在协助利用者利用图书馆之前,有必要对图书馆进行一次实地参观。接下来,使用了“图书馆教育”一词,产生了协助图书馆利用者查询图书利用卡片,并了解某一个特定单位所使用的杜威十进制分类法或主题分类法。在19世纪70年代,又出现了“文献目录说明”,这表明教育方式已经从支持一名利用者利用一个图书馆转向广泛地应用搜索技巧在任何图书馆中进行查询,对图书馆利用工具进行了更加全面的介绍。在19世纪90年代,教育重点再一次改变,“信息学”成为新的术语。这标志着图书馆利用者教育可以协助利用者通过任何媒体在任何地方查询信息,使利用者无论处于图书馆内外,都加强了对信息的评估能力。

    有关信息学及文献目录说明的图书信息学文献有很多。事实上《利用服务回顾》出版了有关这方面的一年回顾。其中文献目录说明部分以对课程、网上利用工具与说明进行案例调查为特色,调查对象为12岁的青少年、本科生、教师、公共图书馆的顾客及特殊图书馆的利用者等各类人员。近期出现了更多有关这些活动的评估信息。与这一主题的档案文献相比,有三点不同:第一,有大量有关目录说明的任务、内容和设计的信息出版。第二,在大学及学院内,通过综合的本科生教育,强化了目录说明方面的教育。第三,检验目录说明的理论基础文献虽然不是主要的,但还是有的,它强调了目录说明方面教与学方面的设想。   

    有关档案利用者的研究

    有关档案利用专家方面的文献从三个方面深入探讨了档案知识的重要性:档案理论、实践和工作流程方面的知识;当结构松散问题和错误的方案成为惯性时,档案利用者应具备减少问题不确定性和模糊性的能力;学习知识的技巧。虽然在很多时候,人们可能并不是确切地使用上述词语,但无论是直接的还是间接的,针对档案利用者的现行知识体系指的就是这些方面。有关档案理论、实践和工作流程方面的知识有很多内容,其中包括语言能力或理解档案术语的能力,规则的内在化,对原始资料及其他相关资料的理解,对自己及其他人主修学科水平的了解。

    利用者对与原始资料有关的语言(如“档案”和“目录检索”)的理解尚未展开广泛地讨论。有一篇文章中讲道,一名利用者发现研究人员们很难想象什么是档案馆,及为原始材料定义。这说明,帮助利用者理解术语是成功进行档案研究的内容之一。同样,对新的利用者来讲,有关档案查询及对原始资料的利用规则也是不一般的,也会难倒他们。戴威·柏拉门针对档案语言问题对利用者进行了调查发现,36%的问题是有关档案利用程序及利用服务方面的。这证明档案规则的重要性,以及研究者需要花费大量时间,学习档案规则,以期对原始材料及其相关资料进行更高层地分析。了解自己和其他人知识的局限性是学习档案利用知识非常重要的一步,因为它可以反映一个人的判断能力和分析能力。W·达夫和凯瑟琳·A·强森有关历史学家和家谱研究专家的调查显示,他们都具有同一类的自我监督的能力。另一方面,档案利用专家不能被幻想成为“不朽的、学识渊博的、必不可少的利用咨询档案员”。

    在对原始资料的查询过程中,对问题及其答案的不确定性和模糊都会使查询过程困难重重,虽然查询本身是一个逻辑步骤,可以减少两方面的问题。许多时候,利用者并不肯定其所要查询的文件是否存在。查询的过程成为一个排除的过程,以找出哪份文件确实存在。虽然安·古登将有关查询方面的知识视为档案利用者教育的重要内容,但我们对档案工作者或利用者在查询过程中的行为所暗含的判断性还知之甚少。如果没有类似于以下问题的发生,档案的查询过程就会变得比较有趣。比如,保罗·康威发现,许多人仅仅是想当然地认为他所要查询的文件应该在国家档案馆,就径直来到了国家档案馆。更有甚者,有关多种信息检索系统的调查研究竟然集中在一些使原始资料的查询变成一个非常困难的过程的因素上。

    通过利用者与利用咨询档案员之间的沟通,也可以减少不确定性及模糊性。从档案工作者的角度来看,从利用者处诱发正确的信息,这对于满足利用者的信息需求是非常重要的。从利用者的角度,提出恰当的问题则是有效利用档案的关键。很长时间以来,利用咨询中的沟通己成为档案及图书文献讨论的一个重要部分,但是,仅从利用咨询档案员的角度反映了这方面的问题。最近,海伦·R·蒂鲍讨论了在电子时代这些概念的应用及发展。下面将要讨论利用者对利用沟通方面的观点以及他们在筛选信息中所起到的作用,与利用咨询档案员的观点是完全不同的。

    虽然没有明确使用“知识技能”这个词,马丽·乔·保尔和理查德·里陀却将“知识技能”看做是一名好的利用咨询档案员必备的重要特征。里陀在有关档案工作者利用工作战略的论述中强调了来源方法,和将主题与来源联系在一起的能力。对于档案利用者来说,知识技能也是非常重要的。利用者所要进行的最重要的工作就是将原始资料的描述与实物联系起来。无数的课题研究证明利用者在遇到检索目录,MARC文件和在线检索目录时,他们是如何失败的,例如他们弄不明白检索目录。促成这种联系、减少不确定性的方法之一是进行利用前的准备工作。当档案工作者们为这些没有做准备的利用者们惋惜的时候,康威发现了没有做好准备与缺少利用国家档案馆的经验之间的关系。这对利用者教育及有关专家行为范围的研究有更大的启迪。

    与图书和信息学的文献相比,档案利用者教育方面的书相对不多。令人惊讶的是,档案工作者之间对彼此档案课程的内容知之甚少。真是到了分享有关档案利用教育的不同方法的时候了。古登女士引用了她的一位联系人的话,她说:“我在大学的时候接受了形成关键的思考技巧的指导,但几乎没有受到任何本专业以外的研究技巧方面的训练。”这说明了主题知识(历史)与档案知识(档案学)训练的差别。古登接着强调,事实上有很多正在利用着原始资料的人,他们从没有接受过如何在这个领域内进行研究的正规训练。她明确指出,开展这方面的训练是档案工作者的责任。自1992年古登的文章发表以来,档案利用教育或许已在扩展,但有关档案利用者教育的讨论仍然在一片沉寂之中。

    除了档案工作者,教育家及心理学家们出版了许多在教育背景下利用原始资料的案例调查及研究。在教育文献中,对原始资料的利用是编教学著作、题纲或确定证据的方法之一。最有意思的是认知心理学的文献,它描述了关于如何利用原始资料去开发重要的思维技巧的实验。马可·C·罗宾首先将这一研究引进档案学文献中。然而,无论是教育学还是心理学文献,都将重点放在通过预先挑选或准备大量的原始资料上,来获得专业知识。这项研究与基本知识有关。我们发现,我们所界定的原始资料的利用知识或信息学知识区别于基本的知识和技巧,前者是利用原始资料所需的更广泛的知识概念与技巧。虽然基础知识是原始资料信息学的重要内容,但要成为真正的档案利用专家,所需要的知识与技巧远远超过了基本知识所涵盖的范围。本文所提到的档案文献与许多档案知识概念有关,如语言、查询、咨询等;在应用于档案利用者时,档案工作者还从未对这些概念进行过认真研究。此次试验将尝试着从28名社会科学领域的利用者的角度,提出对这些概念的看法。

    方法论

    本次试验的采访时间是从2001年5月至12月,采访对象是28名曾利用过原始资料的个人。采访对象是通过发放宣传单及打广告的招募来的,分别来自密歇根大学各部、学术研究中心和档案馆,采访形式是口头访问。采访采用半固定式方式。每个采访对象都需回答一套相同的核心问题,但还需回答其他不同的问题,来证实和阐述刚才的陈述。一般来说,每个采访需持续一小时。本文的两名作者都参加了采访过程。

    如果回顾一下这些实验对象是如何招募的,你便不会感到奇怪,这些实验对象代表了很广泛的原始资料利用者。出于工作原因,有些被采访对象曾进行过档案利用(如记者、建筑的历史保护),或者由于一些偶然的原因(如查阅家谱、地方史);然而大数人都是在社会科学的不同领域进行学术研究。受试者在种族方面也各不相同,21人来自高加索地区,3名美国黑人,3名西班牙裔美国人,1名亚洲人。性别方面数量相同,14男14女。

    具有利用档案馆的经验并不等于就是档案利用专家,但这是了解实验对象的重要方面。有关访问档案馆的次数,以及在档案馆内进行课题研究的数量两个问题成为作者了解实验对象拥有利用档案经验的可靠数据。虽然这些从利用者中抽选出来的实验对象都居住在密歇根州的安阿伯或附近,但读者不要认为本文集中于密歇根大学的原始资料利用者。这些实验对象先后利用过115个不同的存储原始资料的单位,但这并不能解释成为115个不同的正规的档案机构。实验对象中还包括有些利用过仍保存于私人及文件产生机构手中的原始资料。“进行过”一词既包括了那些确实访问过档案馆的情况,又包括与档案馆工作人员通过电话、信件、电子邮件进行交流的情况。平均每人访问过4.1个正规档案馆。这个数字显示出的档案馆利用经验高于实际情况。最恰当地理解这些实验对象的利用经验是使用参观正规档案馆资料的中间数,即2。利用经验还可以从每个实验对象进行过的课题研究项目的数量来衡量。每个实验对象平均进行过2.8个项目的课题研究,取其中间数约为2。研究课题从传记调查到有关社会活动发展等更广泛的问题。另外,利用对象们使用过不同的媒介,包括纸质档案馆、照片及建筑图纸。使用中间数字更能代表实验对象的利用经验,这是因为一名被访者的流动性很强,他曾访问过20多个档案馆,在美国及西欧档案馆进行过多个项目的课题研究。

    访问的内容都被打印下来,并输入到一个名叫Atlas.ti的应用软件中进行质量分析。Arias.ti软件不仅能为数据编码,还在编码之间建立联系,使人们以多种方式对数据进行检索。Atlas.ti软件能够通过数据集辨别主题和模式。接着,作者可以对数据进行分析和编码。在确定编码的协调性的过程中,软件自身还将多次检测两个编码之间的可靠性。实际的编码计划来源于两个渠道:上述讨论的文献专业知识中关键特征的确定,以及被采访者自身。编码过程是重复的。有些最初的编码或者被删除,或者被拆分至更大的分类中,一些其他的编码概念还会随时出现在这些数据中。在数据分析的过程中,还会在编码之间建立起联系,我们随后将在查询—章中进行讨论。

   (摘自《外国档案工作动态》 翻译:李文栋)


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