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国外档案新闻集萃(四)
作者:新密市档案局  更新时间:2017-7-17

lCA:

国际档案理事会东亚地区分会在日本召开

国际档案理事会东亚地区分会(EASTICA)第十二届大会暨研讨会于2015年10月13日—16日在日本南部的历史文化名城福冈举行。大会由日本国家档案馆和国际档案理事会东亚地区分会联合主办。

大会的主题是“数字时代档案的重新认识”。大会审视了数字技术的使用给档案界带来的发展机過,为未来档案工作的发展提供更好的解决方案。日本国家档案馆在官网公布了大会的日程安排:10月13日为执行委员会例行会议;10月14日—15日为主题研讨会;10月16日会议主办方组织与会人员在福冈地区参观。

主题研讨会分四个部分。第一部分:基于Web的档案业务及其发展潜力。来自美国国家档案与文件署的帕梅拉•怀特做题为“数字时代面向公众的档案工作”的演讲。日本开放大学的真纪子三轮做“信息检索的过去、现在和未来:以用户为中心的发展趋势”的主题报告。第二部分:国家、地区报告。来自成员国日本、中国和韩国的报告。第三部分:数字文件管理的成就与挑战。英国国家档案馆的玛丽•格菜德希尔围绕英国国家档案馆原生数字文件管理面临的挑战进行探讨。日本亚洲文件史料中心主任波多野澄夫做“日本亚洲史料中心:对当前挑战和未来前景的思考”的演讲。第四部分:档案机构报告。日本的公共档案机构、档案学会、档案学术机构参与报告。

此外,韩国国家档案馆在会上介绍了即将于2016年在韩国举行的国际档案理事会大会的有关情况。

英国:

《中东》杂志将建立全数字化档案馆

著名的阿拉伯地区出版物《中东》(Middle East)杂志,近期开始着手建立一个全数字化档案馆,将每月发行的刊物收录其中。《中东》杂志计划与权威数字出版媒体Exact Editions共同合作建立一个可查询的数据库,其中囊括了40余年的备份文件,超过450份期刊以及2.7万页的建议信、访谈、回忆录和研究案例,现在只要点击按钮就可以查询到以上全部信息。

该杂志涵盖了诸多领域的内容,从商业焦点到文化万象、生活方式以及地域研究。对于喜爱中东文化、经济、政治的研究人员来说,即将成立的《中东》杂志数字档案馆将是一个资源宝库。数据库建成后将提供给图书馆和公共机构使用,用户可在许多网络平台上登录该在线数据库,为研究阿拉伯和中东主题的研究人员建立一个寻找资源的平台。

该数字档案馆还可提供订阅服务。管理者账户可追踪用户终端的使用内容,并提供远程数据库访问服务。公共档案馆、博物馆等机构可通过购买的方式获得《中东》杂志数字档案馆的服务,从中获得更多有趣的馆藏资源。

爱尔兰:

为档案专业毕业生提供实习机会

爱尔兰国家档案馆推出2016年实习生项目,凡2014年和2015年毕业的档案专业大学生,且符合相关条件者都可得到由该馆提供的实习机会。

申请参加爱尔兰国家档案馆2016年实习计划的学生,必须满足以下基本要求:在2014-2015年间获得已认证的档案学学位证书;具备较高的实践操作能力、较强的英语读写和口语交际能力;在欧盟或欧洲经济区内居住和工作;拥有良好的组织和沟通能力,遵守纪律。

有意愿申请此计划的大学生需以邮件形式提交申请书,同时需附上自己的课程简介,包括详细的学习经历和实习经历,以及两份手写的推荐信,并附上推荐人的姓名及联系方式。同时,还要从已发表的论文中选出3篇主要的学术成果,以PDF格式作为附件一并发送。

符合上述所有要求的申请大可获得面试机会,面试在爱尔兰国家档案馆举行。

根据该实习项目的安排,加入此实习项目的大学生,主要工作包括:整理档案馆保存的政府文件、项目文件,为馆藏数字化做准备工作,管理历史照片档案,筹各展当境活动,为国家档案馆官网撰写有关档案理论及实践的文章等。

项目为期12个月,共计215天。这次实习的目的是给那些刚刚学业的档案专业大学生一次近距离接触实体档案的机会,对他们而言将会是非常珍贵的实践经历。

新西兰:

公布总理手机短信管理审查报告

2014年12月,新西兰国家档案馆决定审查总理的短信文件记录保管情况,以确定总理短信的保管制度和程序是否恰当,是否有违反2005年实施的《公共文件法案》的做法。目前,该审查工作有了最终结果。

审查报告对总理短信文件保管情况的审查得出以下结论:

结合总理目前的做法和文字信息的性质来看,总体上公共文件得到了正确恰当的处置;审查强调了短信可以作为公共文件来保管,总理被认为是《公共文件法案》职责规定下的政府人员;审查发现,就是否有相应的建议和支持而言,总理并没有被要求或建议履行《公共文件法案》规定的职责,并且给所有政府部门部长的履行责任的建议和支持也不够充分。

国家档案馆对总理及其他政府长官短信文件管理提供了快速指南:

第一步:确认——该信息是否是公共文件。如果是在官方活动中以部长或副部长等官方身份通过短信开展的业务活动,那么这些短信都是公共文件,必须根据公共文件法案进行管理,判断的标准是对个人还是官方。

第二步:评估——信息是否具有保存价值。大多数短信是短期或临时行动的通知,这些记录也无须保存。但有些短信可能需要发起进一步的行动,或具有潜在的长期保存价值,这样的短信将作为某种凭证而需要保留。

第三步:处置——删除或移交信息。对于那些由总理或长官创建或接收的只是促进临时和短期行动的消息,他们可自行删除。而那些与其他信息密切相关或是具有潜在永久保存价值的消息,应由专门的职员制定合适的计划对其进行保存和管理。

加拿大:

清理政府挤压档案

2014年加拿大秋季审计报告审查了加拿大国家图书档案馆(LAC)是否认真履行了收集和保管联邦机构产生的文献遗产的职责,并保证现在和未来的人们能够方便地访问和获取这些文献遗产。

此次审计涵盖了两个时期:2009-2010年,2014-2015年。审计署选择了5个政府机构,在审查过程中,5家政府机构需提供与LAC合作的具体信息,尤其是将具有档案价值的文件转移到LAC的程序。对于LAC,审查的主要内容有两方面:一是它有无建立更新政府机构权限的程序,是否合理地监管联邦机构文件管理工作;二是它是否及时公开其持有的政府档案文件馆藏情况。

审计结果表明,在档案的收集、保存和利用方面存在两个问题:一是LAC没有将全部应该收集的政府机构文件收集进信,没有理清政府机构的清理权限;二是对于目前收集进馆的档案,也存在档案积压情况

截至2014年9月,LAC有大约9.8万箱积压的政府档案文件,这些积压文件主要是那些没有按照“60天标准”进行处理的文件,包括文本、地图、缩微胶片、数字文件以及音频文件等多种类型。其中一些文件甚至积压了几十年,一些缩微胶片可追溯到1890年。

为解决这一问题,2014年秋,LAC批准了一项计划:至2015年12月全部要清理完积压的9.8万箱加拿大文献遗产。清理积压文献遗产项目组每个月都要向LAC高管作报告,汇报清理进度。截至2015年4月10日,已清理完成积压文献材料的63%,仍有37%的文献遗产待清理。

到2015年9月11日,共清理积压档案87%。从4月到9月,每月平均清理6%的档案,到2015年12月,LAC应该能清理完剩下的13%的积压档案。

澳大利亚:

国家档案馆的新存储设施

据悉,澳大利亚国家档案馆位于米切尔的档案保护存储设施已投入建设。

此次归档范围跨越堪培拉到库马,为此专门建造的製贮藏室将在2017年开放使用,可存储大约1000万件档案。这座占地约为1.8万平方米的建筑包含了档案保存实验室、电子档案馆、冷仓储室和114公里长的档案架。澳大利亚国家档案馆馆长大卫•弗里克认为该馆将能承担“建设未来”的使命。

为完成建设目标,来自澳大利亚首都地区的超过100家二级承包商将为此工作至少18个月。作为本套设施开发人员的加文•埃德加说:“这栋建筑将要储存澳大利亚最重要的档案,所以其结构至关重要。我们目前所做的工作可以说是前无古人,在澳大利亚历史上,至少未来2o年都不会有这样一个专门建造的档案馆了。”他还提到:“对于联邦政府来说,完成对重要档案的电子化存储是重中之重,目前据我们所知,国家档案馆保存有大约380公里档案架长的档案,而且很快又将有一些亟待投入保护的联邦各部门的大约160公里档案架长的档案移交进馆。”国家档案馆表示:“我们会尽可能地保证那些重要的档案得到合理保存,便于未来使用;但是,我们并不会建造越来越多的实体建筑来保存大量的纸质材料。如今是数字化时代,我们必须要建造一个能方便未来使用的、保存电子文件的档案馆。”

弗里克表示档案馆人员现在主要关注数字化档案的保存,争取能做到“即使技术过时,信息永远不朽”的最终目标。“我们将在保存好澳大利亚历史档案文件的同时又放眼于未来。”

 

 


 

 


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