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河南省档案信息化建设示范单位测评办法
作者:业务科  更新时间:2012-7-3

 

河南省档案信息化建设示范单位测评办法

 

第一条  为贯彻落实《河南省档案信息化建设十二五规划》,加快提升我省档案信息化建设水平,结合我省档案工作实际,制定本办法。

第二条  本办法适用于全省各级综合档案馆,各级各类机关、企业、事业单位。

第三条  河南省档案信息化建设示范单位(以下简称示范单位)测评依据《河南省各级综合档案馆信息化建设示范单位标准》(见附件1)、《河南省机关、企业、事业单位档案信息化建设示范单位标准》(见附件2)进行。

测评采用百分制,测评结果为80以上(含80分)的,为示范单位。

第四条  省档案局组织示范单位的测评,测评小组由3-5名测评员组成。

第五条  示范单位测评工作分为列入计划、组织申报、测评验收和审查批准四个程序。

第六条  省辖市档案行政管理部门、省直管试点县(市)档案行政管理部门、省直单位档案部门于每年3月底前将该年度拟参加测评的单位名单报省档案局业务指导处,经审核列入全省年度测评计划。

第七条  申报单位依据《河南省各级综合档案馆信息化建设示范单位标准》、《河南省机关、企业、事业单位档案信息化建设示范单位标准》进行自评,并准备相关申报材料。自评符合示范单位条件的,按程序向省档案局提出测评申请。

申报材料包括申请报告、自查报告、自查打分表及相关证明材料等。

第八条  测评方式包括听取汇报、查阅材料、现场咨询、实地查验、逐项审核自查分数、填写测评得分与测评说明等。在完成各项测评程序后,形成测评结论,填写申报表(见附件3)。

第九条  省档案局负责示范单位的最终审定。日常工作由省档案局业务指导处负责。

测评材料报省档案局审查批准后,颁发相应的证书等。

第十条  示范单位是各级国家综合档案馆和各级各类机关、企业、事业单位档案信息化建设水平的标志,获示范单位的档案馆、机关、企业、事业单位可推荐不超过该单位从事档案信息化建设人员总数30%的档案工作突出贡献人员。

第十一条  示范单位证书有效期为五年,到期后省档案局组织复查。对复查不符合标准的,限期整改,整改后仍不合格的,取消其示范资格。

第十二条  本办法及所有附件由省档案局负责解释。

第十三条  本办法自印发之日起实施。

附件1河南省各级综合档案馆信息化建设示范单位标准

附件2河南省机关、企业、事业单位档案信息化建设示范单位标准

附件3:河南省档案信息化建设示范单位申报表

 

 

 

 

 

附件1

河南省各级综合档案馆信息化建设示范单位标准

测评

项目

测评内容

标准分值

测评分值

 

组织

管理

17分

1局(馆)档案信息化建设纳入当地国民经济和社会信息化规划。

2

 

2局(馆)领导为当地信息化领导小组或成为当地电子政务领导小组办公室成员。

2

 

3数字档案馆建设纳入当地电子政务建设规划纲要或实施方案。

2

 

4、制定档案局(馆)档案信息化建设十二五规划、年度计划;资金、人力、技术保障有力。

3

 

5从事档案信息化建设的人员,占局(馆)总人数的15%以上。

2

 

6、建立实行了档案信息收集、保管、备份、利用、防非法侵入等制度。

2

 

7、建立实行了档案信息化管理办法和业务标准规范。

2

 

8、近三年无档案信息安全事故。

2

 

档案信息基础设 

(12分)

9、配置适应档案信息化建设需要的计算机软、硬件和网络设备。

4

 

10配备照片、全文数据管理设备音像数字化采集、压缩设备,数据脱机保管、备份设备,在线存储管理设备

4

 

11建立局域网并开展档案管理应用。

2

 

12、联通党政内网。

1

 

13、联通互联网。

1

 

数字档案建设(20分)

14、建立案卷级、文件级档案目录数据库及专题目录数据库(如婚姻、土地、知青等专题目录数据库),目录数据录入完整准确规范。

6

 

15、珍贵、重要、利用频繁的纸质档案完成数字化转化,质量符合国家有关纸质档案数字化技术规范的要求。

8

 

16照片、音视频档案完成数字化转化,质量符合相关规定要求。

5

 

17、珍贵、重要、利用频繁资料完成数字化转化,质量符合相关规定要求。

1

 

电子文件收集(12分)

18制定电子文件、电子档案移交与接收办法。      

1

 

19开展电子文件、档案的接收管理

5

 

20进馆电子文件符合国家和省有关规定,做到真实、完整、可用,且整理规范。

3

 

21、建立电子文件(档案)备份中心。

3

 

 

 

(16分)

22、配备专用的电子文件和数字档案存储设备,规范存放各类档案数据,并指定专人负责档案数据的维护与管理,确保档案数据的安全。

2

 

23、定期检查电子档案和数字档案的保管情况、检测电子档案的可用性,及时做好相应的迁移、转换工作。

3

 

24、落实电子文件和数字档案安全保管和备份制度。电子文件和数字档案一式三套保存,一套封存保管,一套提供利用,一套异地保管。

7

 

25、属于国家、集体秘密的电子档案(数据)使用专用的保密存储介质,并按国家有关规定进行管理。      

2

 

26、涉密电子档案的销毁按照国家保密法律法规的规定处理,履行相关审批手续。

2

 

 

 

(18分)

27、建立健全电子档案利用和利用登记制度,实施电子档案利用权限管理,确保档案信息资源在规定范围内的有效共享。

2

 

28、采用网页文件、PDF电子文档等格式编制实用的电子档案编研成果5种以上。

5

 

29建立档案信息网站,并及时进行更新和维护。

4

 

30、实现开放档案、已公开信息目录网上查询。

5

 

31、举办网上展厅。     

2

 

安全体系建设

(5分)

32制定有关档案信息化安全的规章制度及保障措施。

1

 

33档案管理网络系统配备防火墙等安全防护措施。

1

 

34实现互联网与内网的物理隔离。

1

 

35建立实行上网信息审批制度。

2

 

 

 

 

 

附件2

河南省机关、企业、事业单位档案信息化建设示范单位标准

测评

项目

        

标准分值

测评分值

组织与管 

17分

1、档案信息化纳入本单位信息化总体规划。     

2

 

2、单位领导重视档案信息化,并解决实际问题。    

2

 

3、有档案信息化专项规划,资金、人力、技术保障有力。 

3

 

4、建立实行了档案信息收集、保管、备份、利用、防非法侵入等制度。

4

 

5、建立实行了档案信息化管理办法和业务标准规范。

4

 

6、近三年无档案信息安全事故。

2

 

档案信息基础设 

(13分)

7、配置适应工作需要的计算机软、硬件和网络设备。

4

 

8、配备有扫描仪、刻录机、数码相机、存储设备等,能满足工作需要。      

4

 

9、与单位内部网络链接畅通;单位建立了门户网站,具有档案信息发布功能。

5

 

数字档案建设(20分)

10、建立案卷级、文件级档案目录数据库及专题目录数据库,目录数据录入完整准确规范。

6

 

11、永久保存价值的纸质档案完成数字化转化,质量符合国家有关纸质档案数字化技术规范的要求。   

8

 

12.重要照片、音视频、实物等档案完成数字化转化,质量符合相关规定要求。

5

 

13、珍贵、重要、利用频繁资料完成数字化转化,质量符合相关规定要求。

1

 

电子文件归档(16分)

14、制定实施了电子文件的归档范围和保管期限,单位档案部门加强对电子文件归档工作的监督与指导。  

3

 

15、对具有保存价值的电子文件及时归档,包括相应的背景信息和元数据,并由单位数字档案室集中统一管理。

5

 

16、归档电子文件符合国家和省有关规定,做到真实、完整、可用,且整理规范。

8

 

 

 

 

 

 

(21分)

17、档案室配备专用的归档电子文件和数字档案存储设备,规范存放各类档案数据,并指定专人负责档案数据的维护与管理,确保档案数据的安全。 

3

 

18、定期检查电子档案的保管情况、检测电子档案的可用性,及时做好相应的迁移、转换工作。    

4

 

19、落实已归档电子文件和数字档案安全保管和备份制度。归档电子文件和数字档案一式三套保存,一套封存保管,一套提供利用,一套异地保管。 

8

 

20、属于国家、集体秘密的电子档案(数据)使用专用的保密存储介质,并按国家有关规定进行管理。      

4

 

21、涉密电子档案的销毁按照国家保密法律法规的规定处理,履行相关审批手续。

2

 

 

 

(13分)

22、建立健全电子档案利用和利用登记制度,实施电子档案利用权限管理,确保档案信息资源在规定范围内的有效共享。

4

 

23、采用网页文件、PDF电子文档等格式编制实用的电子档案编研成果3种以上。

6

 

24、有关档案、档案工作的信息与成果在单位门户网站上发布,举办有网上展厅。

3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件3

河南省档案信息化建设示范单位申报表

申报单位

 

申报时间

 

申报单位自检意见

 

 

 

                      

 

                     

                        

测评小组意见

 

             

            测评组长         

                                           

省档案局

审批意见

                                                                                                               

     

 

 

 

 

 

 

 

注:此表一式3份,可复制。

 

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