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关于转发《河南省档案局关于切实加强档案数字化和档案信息化服务外包管理杜绝失泄密隐患的函》的紧急通知
作者:业务科  更新时间:2012-7-3

开封市档案文件

 

 

汴档文(201214

 

 


关于转发《河南省档案局关于切实加强档案数字化和档案信息化服务外包管理杜绝失泄密隐患的函》的紧急通知

 

各县(区)档案局,市直各单位,各企事业单位:

现将《河南省档案局关于切实加强档案数字化和档案信息化服务外包管理杜绝失泄密隐患的函》(豫档函〔20125号)转发给你们,请各单位对照豫档函〔20125号的要求认真开展自查。各单位如有档案整理和数字化的外包工作,应立即暂停,按照省档案局文件要求采取安全保密措施,在具备安全保密条件后,方可继续外包。各县(区)、市直单位、各企事业单位如有档案整理和数字化外包工作,请将自查情况书面于74日前报市档案局。

联系人:李德勇    罗莉

联系电话:3381535

开封市档案局   

2012628 


河南省档案局(

 

豫档函[2012]5

 

河南省档案局关于切实加强

档案数字化和档案信息化服务外包管理

杜绝失泄密隐患的函

 

各市、县()档案局,各省直单位、省管高校、省管企业档案部门:

根据国家档案局紧急通知要求为确保国家秘密安全促进档案信息化工作健康发展杜绝档案数字化和档案信息化服务外包过程中的失泄密隐患现就有关事项通知如下

各级各类国家档案馆和各级机关企事业单位档案室立即暂停档案整理和数字化的外包工作在采取以下安全保密措施、具备安全保密条件后,方可继续外包:

 ()标有密级且未经解密的涉密档案,不得交由服务公司整理、数字化。

 ()将非涉密档案提供给服务公司进行整理、数字化时,档案馆、室必须采取以下安全保密措施:

1认证审核服务公司的背景情况不得外包给有外资背景和外籍人员的公司。

2与服务公司签订安全保密协议规定其不得下载存、持有和使用档案馆、室的任何档案信息,违者承担法律责任并予严厉经济处罚。服务公司要对其聘用的工作人员进行身份审查和登记备案,与其签订保密协议。

3档案由服务公司进行整理数字化过程中档案馆室必须在工作现场安装监控设备,并派人实行全过程监管。

4服务公司工作人员手机集中存放不得带入档案数字化操作现场。

5档案数字化前档案馆室必须将所有数字化设备和软件送本级保密行政管理部门进行安全保密技术检测,封闭USB接口和光驱,有安全保密隐患的一律不得使用。数字化工作中使用的软件必须是正版软件。

6档案部门须自备档案数字化场地并封闭数字化设备的信息出口,防止信息外泄。    

7档案数字化任务完成时档案馆室必须与保密行政管理部门检查服务公司所用设备中是否有信息留存凡有信息留存的必须清除信息并做安全技术处理服务公司使用过的存储器应当全部退回档案馆、室处理。

凡未达到以上各项条件的,一律不得继续外包。

档案馆室委托服务公司进行信息管理系统设计维护等档案信息化服务外包的也应参照上述做法严格安保密措施防止外包公司在服务过程中非法下载留存持有、使用任何档案信息。

各级档案行政管理部门应依照本通知要求尽快组自查工作将存在问题整改措施形成书面材料连《档数字化外包情况调查表(见附件)由省辖市省直管试点县()档案行政管理部门汇总后,于75前报省档案局省直单位省管高校和省管企业档案部门在自查的基础上,将书面材料于63 0日前直接报省档案局。

7月份开始国家档案局将会同国家保密局等单位陆续对各级档案馆室进行专项安全保密抽查对违反本通知规定违规进行档案数字化和档案信息化服务外包的除在一定范围内给予通报外依法追究违规单位直接责任人员和相关领导的责任对后果严重档案行政管理部门监管不力的,将追究档案行政管理部门负责人的责任。

联系人:任建华     

  0371-65902327/65902125/65902124

  件:档案数字化外包情况调查表

 

河南省档案局

2012618

 

                                                     

河南省档案局办公室                   2012618日印发

 


附件

 

档案数字化外包情况调查表

填表单位:

 

序号

档案外包

单位名称

承接外包

企业名称

外包合同

签订时间

外包档案数

()

外包档案主要

内容、形成时间

外包档案是否进行过解密划控

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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