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基层档案室档案管理八项制度
更新时间:2011-4-6

档 案 员 岗 位 责 任 制

1、积极贯彻执行党和国家关于档案工作的一系列方针、政策、法规。
2、负责制定本单位、本系统和所属单位档案工作计划、规定。
3、对本系统和所属单位档案工作进行监督、检查和指导。
4、及时收集整理本单位在工作活动中形成的已经办理完毕的各类文件材料,集中统一管理本单位各种门类和载体的档案。
5、对室藏的档案资料进行全面、系统整理和编排,做到整理规范、排架整齐。
6、编制各种检索工具和参考材料,积极为本单位各项工作和整体发展服务。
7、严格落实“十防”保护措施,切实保证档案资源安全。
8、熟悉本单位档案工作的基本情况,及时向主管领导和市档案局汇报工作、报送统计报表 ,接受监督、检查与指导。
9、严格遵守保密制度,杜绝失、泄密事故的发生。
10、严格履行岗位职责,认真完成领导和业务主管部门交办的各项任务。


 
 归 档 制 度

1、本单位全部档案资料实行集中统一管理。
2、凡是在本单位工作活动形成的、具有保存价值且已经办理完毕的文件材料,按照国家档案管理有关规定由文书和档案工作部门分别负责收集和整理。
3、认真贯彻落实国家档案局八号令,制定本单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表。
4、归档文件必须收集齐全、完整。
5、本单位形成的全部电子档案(电子文件)均应纳入归档范围,并按照国家、省、市关于电子档案管理暂行办法进行整理、编目和保管。
6、归档文件的整理符合《归档文件整理规则》和有关规范规定要求,编制完备的检索工具。
7、归档文件材料实行双套制,一套整理归档入室保存,一套整理成发文汇集供平时查阅使用。
8、文书和业务部门一般应在次年六月底前向档案室移交档案,交接双方根据移交目录清点核对并履行签字手续。

 

档 案 保 管 制 度

1、档案保管必须设有专门的库房,并且具备防火、防尘、防虫、防光、防盗、防潮湿、防高温等“十防”措施。
2、档案保管必须有专用柜架,排架方法要科学和适用。
3、根据气候变化,注意调节库房温、湿度,进行适当的通风换气。
4、档案室要保持清洁卫生,无灰尘,杀虫药物要经常检查并及时更换。
5、非档案工作人员原则上不允许进入档案室,严禁在库房内存放易燃及其他闲杂物品。
6、每季度对档案的保管状况进行一次全面检查,发现问题及时解决,并做好记录。
7、建立健全阅档制度,提供档案利用时,对利用者进行有关保护档案的宣传教育。
8、建立档案收进和移出登记簿,做到手续完备,准确无误。
9、建立全宗卷,确保本单位全部档案资料资料齐全完整。

 

档 案 保 密 制 度

1、档案人员要严格遵守党和国家有关保密守则。
2、档案室钥匙要严格管理,不得随意转交他人。
3、非档案人员,禁止随便进入档案室。
4、档案人员按规定向利用者提供所需内容的档案、资料。机密档案,未经主管领导批准,不得提供利用。
5、查阅完毕的档案,要及时入柜;借出的档案要及时收回。
6、经鉴定需销毁的档案在销毁时,要专人监销,不得作为废纸处理。

 

档 案 统 计 制 度

1、档案统计就是运用一系列专门的统计技术和方法对档案工作领域中的种种现象、状态和趋势等进行量的描述与分析研究,为工作决策提供信息数据支持。
2、档案统计工作要及时和连续,统计数据要准确可靠,要做到规范化、科学化、制度化。
3、档案统计内容包括:档案人员的数量及结构,档案的总数量、分类数量,归档文件材料数量,档案提供利用的情况,档案库房情况,档案管理设备种类和数量等。
4、档案统计对象应选择确定足以反映档案工作整体状况的基本方法和关键性因素。
5、按照国家规定要求报送统计报表。
6、统计工作所获取的各种原始数据及其整理、分析出的数据,结果必须及时保存。
7、档案统计工作必须做到专人负责,职有所司。

 

档 案 借 阅 制 度

1、凡本单位查阅档案资料由档案员提供,外单位须持机关证明,经主管领导同意后方可查阅。
2、查阅机密档案资料,须经主管领导批准。
3、凡摘抄、复制、拍照档案资料,要经主管领导许可,核对注明出处,登记、盖章后有效。
4、档案资料原则上不外借,特殊情况需由主管领导批准,按期归还,不得转借丢失。
5、归还档案资料时,要严格清点、登记、签字和注销。
6、利用者在利用档案的过程中,禁止对档案文件进行折角、撕页,禁止在档案文件上圈划、涂改。

 

计算机档案信息网络应急处置方案

1、每天上班后,准时检测计算机线路,发现故障及时处理。
2、当主服务器发现个别硬盘物理损坏时,使用备用硬盘,完成时间不超过5分钟。
3、当数据库崩溃时,使用备份数据进行恢复,完成时间不超过1小时。
4、当网络遭受病毒威胁时,应立即断开网络链接,迅速查找病毒来源和受感染机器数量,及时查杀病毒;在破坏性极大病毒的常见发作日前应进行全网杀毒工作,或将主服务器时间更改,防止病毒发作。
5、要按规定安装防火墙,防止外来入侵者进入网络。当网络遭受黑客攻击时,应使用反黑软件检查其接入地址和端口,判断其攻击意图,向其发出警告,并立即关闭服务器,及时将情况报告给单位办公室负责人,同时采取有效措施避免损失。
6、当发生突然停电时,要按程序关闭主服务器,防止数据丢失,确保数据安全。

 

  档案安全应急处置方案

1、为确保本单位档案的安全保管,特制定本方案。
2、本方案所涉及的档案安全保管,主要包括:消防安全、安全监控、事故报警等应急处置措施等。
3、档案安全由本单位办公室保安部门和档案室共同组织实施,制定档案安全保管的计划、意见。
4、本单位保安部门对安全部位和周围环境进行24小时监控。
5、值班保安人员在节假日、夜晚对档案库房进行严密监控,发现火警、盗警等紧急情况应立即拨打报警电话,同时报告本单位办公室负责人、保安部门负责人和档案室负责人,一起进行应急处理。
6、档案室负责人和单位保安部门人员应在第一时间赶赴现场,协助消防、公安部门妥善处理事故。
7、档案人员和保安人员有共同保护事故现场、维护档案安全、保护档案不受破坏的义务,同时对事故原因进行调查、分析和处理,并汲取教训,杜绝类似事故再次发生,确保档案安全保管。

 

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