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浅谈教研室教学档案管理体系建设
作者:王明祥  李亚红  来源:南阳市宛城区教研室  更新时间:2014-10-28

    教学档案是指在教学、科研以及教学管理等工作中直接形成的、具有保存价值的各种形式的文件资料。它全面地反映了学校教学管理、教学实践和教学研究等工作的全貌,是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志,也是学校教学评估的重要内容之一。教研室作为学校教学与科研的基层组织,其教学档案是反映教学思想、教学管理与实践、教学改革与研究等教学相关活动的第一手资料,具有独特的地位和作用。随着教育改革的不断深入,以及国家和各级政府对教学质量评估工作的重视,教研室档案的建设也越来越重视。为了进一步规范教研室教学档案管理工作,充分发挥教学档案在教学管理、教学改革与建设中的作用,必须在全面分析问题成因的基础上,制订和完善相应的管理措施,建立起比较完备的教学档案管理体系,为学校教学提供重要的保障。 

  一、教学档案建立的方法与途径 

  由于教学档案建设工作量非常大、过程繁杂,要确保教研室教学档案的真实性、完整性和准确性,就必须寻找行之有效的建设方法。根据笔者多年从事教学管理的经验体会,我们认为应采用以下措施,以保证教研室教学档案建设的标准化和规范化。

    1、强化全体教研员的档案意识,全员建档。由于教研室没有必要也不可能设立专职的档案管理人员,这就要求在档案建设的过程中充分调动全体人员的积极性。教研室要把档案建设列入教研室工作计划,统一教研员思想,让教研员认识到教学档案的收集、整理、保存和利用是教学工作的重要组成部分,是每个教研员的义务。

    2、结合教研室的实际,制订合理的规章制度,使得教学档案的收集、整理、保存和归档有章可循。要建立专门的档案室对教学档案进行保存。

    3、坚持档案材料的及时归档,确保教学档案的实时更新。设立时间节点制度,每周由值班员负责收集整理各位教研室本周内的工作,交档案员分类保存。 

  二、教学档案的建设内容 

  为了最大限度地符合教学规律和教学管理的需要,我们认为教研室教学档案的内容应该主要包括:①综合性文件;②师资培养;③专业与课程建设;④教学条件与利用情况;⑤教学管理和质量资料;⑥特色类材料。同时,为了保证教学档案的完整性、准确性、系统性和连续性,还应该配备教学档案的相关目录和保存时间。 

  三、教学档案的管理制度 

  为了更好地发挥教研室教学档案的作用,就必须从档案建设的观念、管理措施和管理制度等方面加强建设。事实上,完善教研室的档案管理制度,加强教研室的教学档案管理,是加强全区教学管理、深化教学改革的重要体现。笔者认为应从以下几个方面加强教研室的教学档案管理:

    1、建立教学档案管理责任人制度。根据教研室的实际情况,教研室主任应为教研室教学档案的责任人,同时明确一名教研员担任兼职档案员,负责做好以下各个方面的工作。一是做好本教研室教学文件材料的收集工作;二是将收集的材料定期组卷装订,进行规范化和标准化处理;三是做好平时的保管工作,对教研员借用档案材料作好登记,并注意按时催缴归还。

    2、实行教学档案定期检查制度,形成规范教学档案管理的长效机制。教研室每学期对现有的档案材料进行一次集中整理、分类归档,然后由主管领导组织两个层面的专项检查,提出整改意见,教研室按照意见进行整改,做到“以检促建,以检促改,检建结合,重在建设”。

    3、实行档案员定期培训制度,不断提高档案管理人员的业务素质。由于教研室没有专门的档案管理员,档案的收集和管理方面往往存在非专业性、非科学性的特征。因此,档案管理员要不断提高自身的业务素质和管理水平,不断学习与现代档案管理相关的理论、技术和方法,以提高教学档案的利用价值。另外,教研室教学档案有其自身的特点,档案管理员要解放思想、更新观念,不断寻求教学档案与一般档案的异同,同时针对这种特点寻求适合教研室档案管理的新方法和途径。 

  四、教学档案的作用最大化途径 

  建立教学档案的目的是充分利用教学档案,为各类教学活动服务,提高教学水平。教学档案利用程度的高低,关键在于能否制订一套合适的方案,便于教学档案的查阅使用。笔者认为,在实际工作中应采取以下措施,以发挥档案资源的应有价值。一是要提高教学档案建设的信息化水平。随着现代科技的发展,档案建设也要与时俱进,充分发挥现代科学技术的作用。在重视传统纸质档案的同时,逐步加强电子档案的建设,实现档案管理的现代化、科学化和网络化。二是要在档案管理中,充分体现“以人为本”的思想。在不破坏档案的保密性和完整性的同时,对尽可能多的人员进行开放。同时要根据不同人员的具体需求,制订有针对性的开发计划以及查阅、借阅相关制度,提高借阅人的利用效率。三是档案管理人员要“走出去”,及时有效地利用反馈信息。分析借阅人的反馈信息并加以整改,是提高档案利用价值的有效手段。因此,档案员要及时主动地了解教学档案的使用效果,对反馈回来的信息进行分析研究,及时发现存在的不足并加以改进。 

  总之,建立教研室的教学档案管理体系,目的是为了使教学档案更加全面、及时、准确地反映各项教学活动,更好地为教学科研服务,为提高人才培养的质量服务。为此,必须不断创造性地发展教学档案管理体系,使之成为一种与时俱进的力量,在服务教学的过程中不断焕发出新的活力。 


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