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关于河南省各级档案馆安全评估的补充说明
作者:技术管理科  更新时间:2017-8-23


关于河南省各级档案馆安全评估的补充说明

 

依据《河南省各级档案馆安全评估办法》(以下简称《办法》),为了统一掌握、便于操作,现将评估中的有关问题补充说明如下:

一、关于档案馆安全评估的组织工作

洛阳市所辖县(市)区档案馆的安全评估工作由洛阳市档案局组织实施,报省档案局备案,备案材料包括安全评估工作报告、自查报告以及市局出具的安全评估报告。

二、关于档案馆安全评估材料的准备工作

安全评估程序是听取汇报、查阅材料、实地检查、逐项评议、形成档案安全评估报告并反馈评估结果。因此要求各单位认真准备以下评估材料:

1.档案馆安全评估工作报告。侧重于总结安全评估工作的组织、成绩、主要做法、主要经验、存在问题,向评估小组汇报。

2.档案馆安全评估自查报告。被评估单位依据《河南省各级档案馆安全评估标准》(以下简称《标准》)中的条款要求,逐项说明该指标完成的程度、做法、效果,自我打分,并指明依据材料。

3.档案馆安全评估依据材料。是用于补充说明《办法》各条款完成情况的证明材料,也是评估小组评估的重要依据。如档案馆建筑设计、验收材料;各种设备的使用、维修记录;各项安全管理制度、管理登记记录等,要整理好与自查报告互相对应。

三、关于《标准》评估指标内容的解释

《标准》当中大部分条款比较明确、具体,易于掌握和操作,不再进一步说明和解释。对于需要进一步明确的条款,我们做了解释和说明(见附件),以便评估和打分时使用。

四、关于安全评估分数问题

《标准》评估指标体系中有些指标内容多、分值少,评估时按指标涵盖项目数量平均得分;有些是动态指标,要根据完成程度按比例得分。存在安全风险的该大项不得分。评估小组逐项评议计分,掌握总分情况,作为推荐档案安全管理示范单位的依据。

五、关于安全评估报告的落实问题

档案安全评估报告是档案馆安全评估工作的结论性文件。各单位要以安全评估报告为依据,及时向当地党委、政府分管领导汇报,在规定时间内对存在的安全隐患问题进行整改,并将整改情况向省局报告。

市局技术管理科负责档案安全评估工作的组织与指导,相关事宜请及时沟通。

联系人:市局技术管理科  吴纲

联系电话:65937319

 

 

附件:

《标准》中有关条款的补充说明

1-8.对档案馆库安全考核。查阅材料与现场查看。对于新建馆库(2000年以后),查看档案馆环评报告或建筑设计方案,竣工验收报告。

9.档案馆库面积的考核。查阅材料与现场查看。市级档案馆面积在6000平方米以上或者库房面积符合50m2/万卷;县级档案馆面积在1200平方米以上或者库房面积符合60m2/万卷;查看建筑设计方案或竣工验收报告。

10.查阅竣工验收报告与现场查看。屋顶应采取保温隔热措施,档案库门应为保温门;窗应为双层窗;每开间窗面积与外墙经不应大于1:10;不得采用跨层或跨间的通长窗。

11.装饰材料选用A级或B1级装饰材料。

12.若档案馆不是单独建筑,档案库房应与其他办公场所分开,相对独立。对档案业务用房和技术用房的考核,应有值班室、接收整理室、阅览室、陈列展览室、特藏室、消毒室、裱糊室、计算机房、数字化加工用房、打印复印室等。

13.门禁系统是指虹膜、指纹或磁卡等识别系统,省辖市档案馆的档案库房要求安装,县市级档案馆可视条件使用。

17.自动灭火系统,省辖市档案馆视条件安装。县、市档案馆不要求安装。已经安装喷淋式自动灭火系统的单位,喷头间距与喷头距离档案柜顶距离应当达到《自动喷水灭火系统设计规范》GB50084-2001的要求。

30.对纸质载体库房,库内温度保持14℃24 ±2℃;相对湿度4560,±5;对磁性载体档案库,温度保持14℃24 ±2℃;相对湿度4060,±5

31.档案馆库无法实现双路供电或配置不间断电源的,要求做到中心监控室或值班室和中心机房配备不间断电源。

34.有条件的单位,鼓励使用LED灯具。

41.要求长久、长期、短期分库管理;珍贵档案、重点档案重点保护。

46.对抢救情况,随机抽查10卷档案,检查破损档案修复情况。对抢救数量,按实际抢救数量占应抢救数量比例得分。

47.随机抽查目录数据,检查与原文挂接情况;对数字化数量,按实际数字化数量占应数字化比例得分。

48.查看各业务环节登记薄。

51.查看档案借阅利用登记薄。

52.查看涉密文件传阅登记薄。

53.查看开放档案目录。

54-75.保证数字信息安全的硬件、软件设施。查看中心机房、数字化场所,演示档案管理系统;档案管理软件、操作系统软件、杀毒软件以及中间件要求使用正版软件;抽查数字档案数据。

其中61条,对与有关公司联合开发的系统,要通过项目主管部门或第三方的鉴定验收。

75条,对已建或将建的档案管理系统,要达到二级安全等级要求,并到当地公安部门进行安全等级保护备案。

78.为便于安全技术培训学习,省局组织编写了《档案安全管理实用手册》,各地将安全培训纳入培训计划,做到局馆全员培训。

79-86.建立健全安全管理规章制度,要求规章制度汇编成册,并在相应位置悬挂。档案安全应急预案,应包括应对不同自然灾害和社会突发事件预案、措施及相应训练。

87-100.主要考察管理制度的具体落实情况。均要提供相应的登记或记录。

其中87条,随机抽查5个全宗50条目录,检查与实体对应情况。

对91条,无法倒带的录音带、录像带要全部数字化。

 


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