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平顶山市档案重大活动档案工作情况及思考
作者:平顶山市档案局 胡建斌  更新时间:2012-11-27

 

平顶山市重大活动档案收集工作情况及思考

  

    重大活动档案是重大活动过程中直接形成的有保存价值的文字、声像、电子文件、标志性实物等不同形式的历史记录,是极其珍贵的信息资源,是国家档案资源的重要组成部分,是“今世可以知古,后世可以知今”的重要素材,具有重要的保存价值。加强重大活动档案的管理,对促进本地区经济社会发展具有重要作用。
  一、平顶山市重大活动档案工作情况
  近两年来,我们将重大活动档案收集工作纳入“平顶山市社会记忆工程”的一个重要组成部分,逐步深入推进实施。2010年4月份,市委、市政府向全市印发了《重大活动档案管理办法》(平办文〔2010〕4号),对全市重大活动档案管理工作进行了规范。每年,在全市档案工作会议上都明确要求:县(市、区)档案部门要围绕新农村建设、城市建设和重点项目建设,进行跟踪拍摄,目前已形成照片档案100余张。去年,经过认真梳理后,平顶山市市委、市政府办公室牵头给全市150个相关企事业单位下发了《关于收集党和国家领导人及河南省党政军主要领导视察平顶山档案资料的通知》,共收集整理1958年5月至2010年5月全国省部级以上领导286人次视察平顶山各类资料500余份。去年,收集了原国家政协主席李瑞环来平视察照片资料、原中共中央政治局委员、中央军委副主席、国防部部长曹刚川和全国政协副主席何厚铧向首届中国(国际)汝瓷文化节开幕所发的贺信和贺电;全国政协副主席陈宗兴出席首届中国舞钢冶铁文化节开幕式照片以及全国政协副主席郑万通出席第三届华侨华人中原经济合作论坛开幕式照片等珍贵档案。
  2012年,我局通过报纸、电视、政府网等信息平台,主动掌握重大活动线索,目前,已收集整理了原中央政治委员、中央军委副主席、国防部长曹刚川5月上旬在舞钢考察工作视频1套、新闻稿1篇。
  二、目前重大活动档案工作存在的问题
  (一)组织重大活动的责任单位认识上缺位。许多受组织委派参与重大活动的人员常常错误地认为,这些资料是自己劳动所得,属自己的劳动成果,部分照片档案是自己拍摄,版权属于个人,增加了重大活动档案资料收集工作的难度。
  (二)档案法律法规制度性规定缺少。重大活动的收集最重要的是档案部门要提前介入、全程参与,但目前档案法律、法规对档案部门提前介入、全程参与重大活动档案收集工作没有明确规定,这些相关的制度性规定不健全、不系统,造成档案部门人员参与重大活动的困难。
  (三)重大活动档案征收集工作管理措施缺失。一般重大活动往往是成立临时机构,参与活动人员大多由各单位临时抽调。活动结束人员解散,机构自行取消,财政部门对重大活动往往是经费下拨后,活动完成,此项工作就算结束,没有一个报告验收的过程,给重大活动档案收集带来一定困难。
  (四)重大活动档案备案制度落实存在缺口。《河南省档案管理条例》对重大活动档案备案工作已做出了明确规定:“对不按规定履行重大活动档案管理备案手续的,由有关主管部门对直接负责的主管人员和直接责任人员给予行政处分”,目前,对这一规定的落实程度还存在不足。
  三、对重大活动档案工作的几点思考
  (一)对重大活动档案收集整理工作应建立机构,摸清情况,制定方案、分类处置。首先,档案部门应建立负责重大活动档案的专门协调机构,每年年初,档案部门的相关职能科室应通过各种渠道,全面掌握年度内本地区重大活动的活动项目、主办单位和活动过程中重点收集内容,准确把握城市重大活动发生、发展的关键点,把握收集重点,理清工作脉络。然后,主动联系重大活动承办单位,督促其在制定重大活动方案时,把档案部门列入活动的对象,通过自下而上的上报,档案部门重大活动协调机构统计制定出年度《重点活动档案收集目录》及工作方案下发给档案部门内部各科室和相关单位,并督促各科室和相关单位对进入《目录》的项目制定详细的收集方案,对收什么、收多少、怎么收进行详细安排。最后,按照重大活动发生的时间先后,档案部门提前介入,做到同步收集。收集完毕后,以年度为阶段,对所收集的重大活动资料,邀请有关专家学者,进行鉴定研究,适时编辑出版档案史料,并利用数字化手段建立相应的目录数据库和重要全文数据库,进而构筑起一个集文字、图片、现代多媒体技术“三位一体”的,能够全面反映本地区重大活动档案信息资源系统。该系统还将依据有关规定与互联网相连,面向社会开放,为保护本地区重大活动史料提供重要平台。
  (二)重大活动档案要纳入到“社会记忆工程”中去共同进行。一个城市的重大活动是本地区“社会记忆工程”的一个组成部分,同时,重大活动档案收集工作具有长期性、复杂性、系统性等特点,只有将重大活动档案收集工作纳入到“社会记忆工程”中去共同进行,才能更加系统,更加全面。档案部门围绕所在城市的重大事件、重大活动和自然灾害;党和国家领导人视察和接见活动;对国家和社会作出重大贡献的著名人物;老乡村、老街道、老民宅、老企业、老字号、老学校、老医院以及名胜古迹、风土人情、民间工艺、民俗文化、传统产品的历史;各个历史时期包括改革开放以来,各个行业、各个领域城市历史发展的每一个专题,全面收集相关文字、照片、录音、录像、实物档案资料,并集中进行鉴定整理,分门别类建立专题档案全宗。
  (三)进一步完善法律依据,使第一时间收集重大活动档案工作有章可循。重大事件、重大活动档案在资源体系建设中占有重要地位,但目前重大活动档案的收集工作还做得不到位,一方面,重大活动承办单位在重大活动举办前,往往不能及时通知档案部门、主动将档案部门列入活动的对象,举办完后也未能按要求履行备案手续,造成档案部门信息不灵,处于被动的征集或接收状态。另一方面,法律、法规也未能对档案行政管理部门第一时间现场收集重大活动档案做出明确规定,《河南省档案管理条例》第十条对重大活动档案收集工作仅规定:“在活动结束六十日内,主办单位应当到档案行政管理部门办理档案备案手续”,这一规定对档案主管部门第一时间获取重大活动信息、现场拍摄等方面没有做出明确,从而使得这一部分档案资源在档案资源体系中比较薄弱。只有在法律法规的保障下,档案部门才能更好地对城市重大活动档案进行有效地监管和收集,才能理直气壮地现场参与到这类事件档案资料的记录中去。

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