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从美、英、澳、加、新5国看网上档案馆资源建设发展方向
作者:胡可征  来源:《中国档案报》2014年11月24日 总第2689期 第三版  更新时间:2014-12-1

从美、英、澳、加、新5国看网上档案馆资源建设发展方向

作者:胡可征

    无论是实体档案馆,还是网上档案馆,资源建设始终都是核心内容,直接关系其建设水平和服务效果。纵观美国、英国、澳大利亚、加拿大、新加坡5国的网上档案馆,他们在档案资源建设方面有以下经验。
    强大的数据库系统。各国都非常注重数据库的建设。其中,美国研发了全国性档案目录数据库(ARC)和档案全文数据库(AAD)。截至目前,美国数据库已接收超过1万太字节(TB)的电子文件。英国主要有目录、在线电子文件和档案、数字档案馆等多个数据库,提供包括1亿多份资料和超过2200TB数字档案的在线共享。澳大利亚建立了文件和照片检索数据库,电子档案容量达1.7万TB。加拿大的数据库比较综合,主要包括档案检索、政府文件、政府网页档案及音视频目录和缩微胶片等数据库。新加坡主要有照片档案、口述历史、音像档案、演讲稿档案库、地图建筑、海报、私人档案及政府文件等数据库。
    特色的档案资源。各国通过特色的档案资源建设,为用户提供特色服务。美国的特色档案主要有退伍军人档案、家谱档案和总统图书馆档案文件等。英国的特色为人物(家族)档案。加拿大主要有战争档案、土著居民档案、邮政档案、族谱档案等。澳大利亚主要有内阁文献、英国皇家专门调查委员会文件、联邦政府以及总督、总理、部长的档案。新加坡主要有口述历史、演讲稿、地图建筑档案、照片和音像档案、海报档案等。
    5个国家网上档案馆以用户为导向,紧紧围绕用户需求,开展信息检索、利用互动、用户分类、信息更新、公共教育、在线帮助、网上展览、网上购物等服务。
    先进的检索体系。强大的档案资源数据库,必须配备先进的检索工具,才能充分发挥效用。美国专门开发了强大的档案信息导航系统,检索分为关键词、标识符、结果显示数量、档案类型、档案资料位置、著录级别及日期等7类。英国网站的高级检索关键词设置很精细,分为所有关键词、精准关键词、一个或多个关键词3种,也可选择日期范围和检索主题范围进行检索。澳大利亚专门开发的国民文件系统(CRS)的高级检索功能,能以清单报告和详细报告两种方式显示结果。此外,各国网站还设有最受欢迎排行榜,直观呈现浏览率较高的档案条目。
    全面的互动服务。各国更注重网站互动服务功能的建设,力争全方位提供各种档案信息服务。美国设有网上专栏,帮助退伍士兵追寻历史;“联邦登记”栏目类似日报,记录政府在前一天的工作,为用户提供联邦法律、法规、声明等官方文本和总统文献;“数字教室”则为研究人员、教师、学生提供了丰富的原始文献。各种实时咨询与延时咨询、在线咨询与线下咨询,都是互动服务的有效形式。
    细致的用户分类。区分用户类型,有针对性地提供信息服务乃至个性化服务,是当前各国网上档案馆建设的趋势。美国的用户分类最为详细,在首页清晰地将用户分为普通大众、家族族谱研究者、退伍军人及其亲属、学生和老师、信息安全专家、新闻工作者、档案管理者、档案保管员、公务人员、国会议员等,同时针对部分特殊族群提供小众服务。澳大利亚则将服务对象分为家族历史研究人员、政府机构及其工作人员、展览主办者等。加拿大将用户分为普通公众、政府机构、档案馆、图书馆以及出版商等。
    及时的内容更新。各国网上档案馆将发布信息、公布档案作为重要服务内容,在网站首页设置新闻动态等栏目,让利用者及时了解最新消息。同时,还专门针对媒体进行新闻发布和信息推送。如美国国家档案馆主页大概每10天更新一次。更新后的页面不仅保留前几期内容的检索,还有最新信息及公告。美国还开发了名为“档案中的今天”的应用程序,并提供官方杂志《序言》的订阅服务。
    特别的公共教育。各国注重公共教育,以馆藏档案为基本素材,帮助社会公民了解国家历史,培养档案意识。美国的“数字教室”栏目提供档案馆里的学术研究、教师培训、多媒体会议等多种远程公共教育服务。澳大利亚为广大中小学生提供“跨越百年的档案原件”,并通过组织学校参观,提供教学资源,开办在线课堂,举办国家历史知识竞赛等,帮助学生了解国家历史发展。新加坡则通过举办网上展览、二战互动画廊和老福特车厂记忆画廊等开展公共教育。
    专业的在线帮助。各国网上档案馆普遍设置了“在线帮助”,为利用者提供常见问题解答(FAQ)以及在线咨询服务。其中,FAQ目录是提供在线帮助的常见形式,普遍在首页设置。此外,各国还通过设置网站地图、建议、注意事项、导引栏目、发送电子邮件、填写在线表单以及博客、脸书、推特等社交媒体方式,提供多样的在线咨询和帮助。
    优质的网上展览。各国重视举办网络在线档案展览,展示馆藏档案精品。网上展览既可以与馆内展览相结合,作为实体展览的虚拟版体现,也可以独立选材、制作特定主题。部分网上展览应用了3D等多媒体技术,大大提升了感官体验和视觉效果。美国的网络在线展览尤有特色,提供了各类珍贵档案资源的下载,在观看展览时还可以欣赏音视频。
    丰富的延伸服务。随着电商技术的成熟,各国普遍提供了网上购物服务,专设销售特色档案文化产品和纪念品的商店,满足公众“将档案馆带回家”的愿望。如美国设立了“在线商城”,提供书籍购买、礼品订购、照片打印、文件复制等服务。新加坡网站则有“我们的商品”页面,免费或有偿提供一系列历史明信片、海报、游戏、笔记本等商品。 原载于《中国档案报》2014年11月24日 总第2689期 第三版

 

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