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深圳市建筑工务署项目建设档案信息“全痕迹”管理侧记
作者:中国档案报记者 崔志华  更新时间:2015-1-12

    今年我在广州地铁公司看到,也通过《中国档案报》对深圳市建筑工务署档案信息化的报道了解到,在他们那里,档案信息化已把档案嵌入或渗透进本单位、本系统的各个岗位、各个流程、各个环节,成为该单位、该系统领导进行现代化管理的工具。这是档案信息化的未来发展方向和必走之路。档案信息化一定不能只限定在档案馆、室的档案和档案部门,而要扩大到本单位、本系统的所有即时信息,应用到本单位、本系统的所有部门、所有人,使之成为本单位、本系统管理者进行现代化管理的新型、有效工具,从而使档案信息化融入社会信息化,并推动社会治理体系和治理能力现代化,使档案信息化的作用最大化。有大局观、有远见的档案工作者都应该这么做。

                                   ------杨冬权

 

用信息化手段激活工程档案

 
深圳市建筑工务署项目建设档案信息“全痕迹”管理侧记

 
作者:中国档案报记者 崔志华 来源:中国档案报 2014-10-30 星期四 

 
    工期“马拉松”、投资“无底洞”、质量“豆腐渣”、干部“倒下马”——以往人们提到政府工程的“腐败”就会想到以上这些现象,现如今,深圳市从体制上破解政府工程廉政的难题,成立了国内第一家政府工程集中管理部门——深圳市建筑工务署,闯出了一条预防工程腐败的新路,被誉为深圳政府工程的“好管家”。近两年,深圳市建筑工务署(以下简称“工务署”)采用建设项目信息在线监管服务云平台,实现了“业务全渗透、结果全记载、过程全监管、数据大服务”的工程项目建设档案信息“全痕迹”管理,不仅为各级管理人员、参建单位、运营单位、维保单位提供了整合的数据服务,更重要的是为深圳市的“阳光工程”建设提供了有力保障。
    渗透式全程监管,让档案人员不再“东跑西颠”
    在工务署监管平台监控室的一排液晶显示屏上,工程现场图片实时更新,与各工程有关的立项、勘探、设计、合同、图纸等信息随着工程的进展情况也在同步更新。工务署办公室副主任周清说,作为政府财政全额拨款的事业单位,人员数量受编制的限制、人员待遇受制度的约束,使得工程管理人员流动性大,人员长期处于极度匮乏的状态,而“质量、安全、进度、投资”是任何一个建设单位永远不可能放松的主导业务活动,在这种情况下,作为服务于工程建设的档案管理人员必然是少而精,目前,工务署机关档案室拥有档案工作人员5名,其中在编档案人员2名,外派服务人员3名,在管理机关综合档案和工程档案的同时,还要监督指导下属2个事业单位的档案工作,而建筑工程档案具有形成周期长、涉及部门多、档案形成和管理单位地点分散、档案数量多、内容范围广等特点,传统档案管理模式下,建设单位对项目建设中项目文件质量的检查、监督、指导需要多次亲临建设现场,存在人员成本和跑动成本高、难于实施和监督效果不理想等问题。为了满足工务署打造项目精细化管理目标的要求,避免档案人员来回奔波,利用信息技术实现全程在线监管便成为了档案管理的不二选择。
    即时性活化档案,让档案人员不再死守“故纸堆”
    “通过技术和服务手段的创新,最大程度地激活档案价值,平台改变了原来工程档案价值滞后的状况。”工务署平台项目负责人廖玉玲对这个创新点十分骄傲。原来,在线监管服务云平台在实时进行工程文件收集录入时,通过著录界面和元数据项的自适应匹配,可以将工程文件内容信息即时抓取、即时活化、即时利用,利用手机移动终端或高拍设备拍照即可实现对工程现场信息的快速采集与上传,确保项目建设过程中产生的文件“同步”进入系统,快速将工程文件转变为可用信息,因此,档案人员就不再是简单地坐等事后收集暂时无用的“故纸”。
    在深圳市孙逸仙心血管医院施工简易办公室内,尽管现场人员当中没有一个人是学习档案专业的,但对于系统平台中档案信息的便捷性和真实性,大家都赞不绝口。项目组的李工告诉记者,使用这个平台一开始都还不适应,感觉很麻烦,后来从不了解到接受,现在已经养成了习惯,只要到施工现场就会用手机拍照上传到系统,而且通过系统还能随时了解工程进展情况。工程总监陈总十分认可档案信息的即时性,他认为工程每个环节产生的信息都即时上传到系统中很关键,例如合同签订情况、项目支付情况等,这种全程信息记录是不能更改的,保证了工程原始信息的最真实性。
    “规则植入式”引导,让档案新手不再“上路难行”
    “服务平台人性化设计对我们这些刚刚从事档案资料工作的年轻人来说很方便,考虑到了让我们宜于掌握,每一项按系统设计提示的要求填写就能完成。”档案资料员小林是一位刚刚接触工程档案资料工作的年轻小伙子,他在服务平台快速上传了刚刚得到的工程信息,熟练的手法看得出他对这套系统已经不陌生。针对实际操作需要,工务署在平台设计阶段,将档案管理相关规章、制度,不同项目的文件收集范围、档案组卷方法等进行梳理后形成“规则化模式”植入平台,如文件收集规则、文件归档与流向规则、办事指南规则等,通过工程文件快速收集方法、竣工档案智能组卷方法(电子自动组卷、实体自动对应),新来的档案资料员像使用“傻瓜”相机一样,可以快速入门进行档案资料管理,解决了工程建设领域档案资料员新手多、人员不专业、人员流动性大的问题,使从事档案资料的新手不再“上路难行”。
    痕迹化信息记录,让项目管理不再“责任难究”
    痕迹化管理,是在管理工作过程中,从时间和管理内容方面,不留间隙或空白、死角的缜密的工作记录。痕迹化管理最大的优点就是通过查证保留下来的文字、图片、电子档案等,可以有效复原已经发生了的生产经营活动。平台项目负责人廖玉玲表示,工务署打破常规以满足归档要求为主要目的的工作模式,改变收集积累思维的局限,不仅收集项目建设过程中形成的纸质文件,还通过档案信息雷达收集单位各业务系统形成的结果信息,提出了“痕迹化”过程信息全记录理念,实现工程文件的“尽收尽管”,通过“全痕迹”建立“大数据”,并借助深圳某计算中心独特的巨量云计算资源,解决了数据存储、数据备份与数据安全等关联问题,从而让项目管理不再“责任难究”。
    多角度增值服务,让档案部门不再“无声无息”
    当各种增值服务如雨后春笋般涌现时,通过增值服务为用户投其所好地提供集合服务已是势不可挡。为此,工务署在平台设计中除做好传统的档案信息查询、一般的工作提醒等基本服务外,还多角度创新设置了信息的多项增值服务。
    平台端口根据使用对象的需要,创新设计了平台管理端、查阅端、监理端、展示端、采集端,同时实现iPad、手机、专业LED展示屏等多终端模式展示,增加了用户体验感;施工过程中遇有紧急变更事项的,变更发生后录入平台,平台即对变更信息进行监控,对变更金额、占合同的比例、审签情况进行提醒和汇总服务;设置结算提醒,档案室收到审计报告文件时,在上传审计报告进入平台后,不是将文件录入系统后放入档案柜待命,而是同步向有关单位的联系人发送短信提醒,告知其结算金额,带上相关资料到什么部门办理结算手续。毫无疑问,平台设置的增值服务事项还有很多,而每项信息增值服务都是平台建设的最终目的。通过体验增值服务,可以看到工务署档案部门为了打好“增值服务牌”可谓是花样迭出,用前瞻眼光将重心转向提供全面增值服务上,档案部门不再是“无声无息”。
    有了“紧箍咒”,才会减少“豆腐渣”。工程质量牵涉众多的参与者,工务署工程项目建设档案信息“全痕迹”管理是全程记录工程项目的有效举措,谁的责任谁负责,一旦出现工程质量隐患和问题,能清晰地追根溯源,责任到人,让“阳光工程”真正阳光起来。
    原载于《中国档案报》2014年10月30日 总第2678期 第一版
 
 

 

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