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论《国际标准——档案著录规则(总则)》的主要著录规则、特点及启示
作者:张正强  来源:《档案学研究》2013年3期  更新时间:2015-2-26

论《国际标准——档案著录规则(总则)》的主要著录规则、特点及启示

 

作者:张正强

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  摘要:《国际标准——档案著录规则(总则)》是当今国际上被应用最广的国际标准,其采标率达到92%以上,可以说现在世界各国采用档案著录时,没有不采用、不遵循该标准的。论文对该标准的概况、主要著录规则、特点及启示进行了全面的论述,指出应加快我国档案著录规则的修订,完善我国的档案著录体系,使其尽快完整配套,这是摆在我国档案工作者面前的一项紧迫的任务。

  关键词:档案著录;国际标准;著录规则

  一、国际标准——档案著录规则(总则)》的概况

  (一)《国际标准——档案著录规则(总则)》的制定

  《国际标准——档案著录规则(总则)》,英文名为《ISAD(G):General International Standard Archival Description》,简称“ISAD(G)”,是由国际档案理事会档案著录标准化特别委员会制定,并由国际档案理事会于1994年正式颁布的。

  制定该著录标规则的动因主要在于二个方面,一方面是:从20世纪的70年代中期开始,传统档案著录逐渐向现代档案著录发展,到20世纪的80年代,美国、英国与加拿大等国都采用了计算机系统进行档案著录,在此过程中暴露出档案著录缺乏规范性和一致性,即缺乏标准化的问题,而计算机档案著录却需要著录的规范化和标准化。在这种情况下,缺乏标准化控制的传统档案著录实践就不能很好地适应档案著录的计算机化的发展,即传统档案著录实践的落后性与技术发展的先进性需求之间产生了矛盾。另一方面是:档案机构间的档案著录信息的交换也要求档案著录的标准化,这在档案计算机网络化利用时显得尤为迫切。正是在这种背景下,推动了国际档案理事会于1988年成立了专门的档案著录标准化特别委员会,着手制定档案著录的国际标准。

  在《国际标准——档案著录规则(总则)》第一版颁布后的五年,即1999年,国际档案理事会档案著录标准化委员会又对该标准的第一版进行了修订,并于2000年正式颁布了第二版。修订后的第二版《国际标准——档案著录规则(总则)》对第一版的著录规则作了部分调整,并在该标准中增加了大量的档案著录实例,从而使该标准更加适应了当代国际档案著录的发展。

  现在《国际标准——档案著录规则(总则)》是当今国际上被应用最广的国际标准,其采标率达到92%以上,可以说现在世界各国采用档案著录时,没有不采用、不遵循该标准的。

  (二)《国际标准——档案著录规则(总则)》的构成

  《国际标准——档案著录规则(总则)》共由五个部分组成:前言、引言、相关术语、具体规则及附录。其中,前言部分对该标准的制定与修订过程及其范围进行了介绍;引言部分则对该标准的性质、原则、主体内容、附录及标识符号的使用等进行了说明。相关术语作为该标准的一个独立的组成部分,对该标准中所涉及的基本概念与重要概念,如:“档案著录”、“全宗”及“检索点”等进行了明确的定义,从而为该标准的具体阐述奠定了统一理解的术语基础。由于随着著录实践的发展、著录标准的修订与完善,档案术语也处于不断的扩展之中,因此该标准第二版中的术语定义也就由第一版的24个增加到28个;该标准的附录部分,附有全宗整理级别模型和《国际标准――档案著录规则(总则)》与《国际标准――团体、个人和家族档案规范记录著录规则》的关系图例以及档案多级著录的完整实例。

  (三)《国际标准――档案著录规则(总则)》的作用与功能

  《国际标准――档案著录规则(总则)》的作用与功能主要体现在以下几个方面:

  首先,《国际标准――档案著录规则(总则)》是为编制档案条目提供的总则性的指南,它可与现有的各国档案著录规则结合使用,并可作为各国制定本国档案著录规则的基础。

  其次,《国际标准――档案著录规则(总则)》作为总则性的指南,还可适用于任何形式或载体的档案的著录,尽管该标准不是针对那些专门的档案所进行著录的规则,如录音档案著录、地图档案著录等。因为,有关专门档案的著录要用专门的著录规则,但为了保证档案著录在整体上的一致性与系统性,专门的档案著录规则也应在该标准的基础上制定各自的专门的著录标准。

  第三,《国际标准――档案著录规则(总则)》尽管是针对已被确定为保存的档案所进行的著录,但是转化为档案之前的更早阶段也可以应用该著录规则,也就是说,著录的相关过程可以开始于文件形成之时,或文件形成之前,并贯穿于文件的整个生命周期。从而实现对档案的智力控制,进而自始至终保证所著录的文件的可靠性、真实性、可理解性和可被利用性。

  二、《国际标准——档案著录规则(总则)》的主要内容

  《国际标准——档案著录规则(总则)》的主体部分,即著录规则的主要内容,是由两部分构成的:第一部分档案多级著录规则和第二部分档案各著录项规则。

  (一)档案多级著录规则

  所谓档案多级著录规则,即档案著录必须首先开始从全宗著录起,由全宗逐级向下著录到类别,然后再由类别著录至案卷、文件的规则。我们知道,档案著录规则必须反映档案的来源原则、尊重全宗原则以及档案实体分级别(层次)管理原则,而多级著录规则就是这些原则在档案著录中的实际运用与体现。

  全宗构成档案著录的最高级别,其组成部分构成了以下各著录级别,由此,就可以形成全宗级著录,类别级著录,案卷级著录和文件级著录。当然,其中还可能有中间过渡级别,如分全宗或分类别级别的著录。其中每一级别都可以根据档案形成机构的行政管理结构和职能的复杂性以及档案的组织体系进一步细分。

  档案著录的级别应该与档案实体管理的级别一一对应,形成由全宗至文件的多级著录,也正因为如此,所以,档案著录规则只有建立起多级著录规则,才能满足档案著录的根本要求,从而才能更进一步地满足档案检索与利用的要求,实现档案信息资源在深度与广度上开发利用的目标。

  目前,在我国的档案行业标准-《DA/T 18-1999档案著录规则》中,还没有设置档案的多级著录规则,因此,从这一方面看,我国的档案著录规则还有很大的提升与改进的空间。

  (二)档案各著录项规则

  1.著录项目的设置

  在《国际标准——档案著录规则(总则)》中,除了多级著录规则外,把全部著录项目分为七个大项,二十六个小项。七个大项依次为:特征说明项、背景信息项、内容与结构项、查阅与利用条件项、相关档案材料项、一般性附注项和著录控制项。

  (1)特征说明项,主要用于著录确认著录单位的必要信息,由于这些著录信息在交换中对于确认与识别档案来说是十分重要的,所以称之为特征说明项。其主要包括:档号、标题、著录级别,及著录单位的载体形态(数量、体积或尺寸)等著录小项。

  (2)背景信息项,主要用于著录有关著录单位的来源与保管方面的信息,包括:责任者名称、行政管理沿革/生平传记、档案历史沿革及直接收集来源或移交情况等著录小项。

  (3)内容与结构项,主要用于描述著录单位的主题内容和著录单位的组织方面的信息,包括:范围与内容、鉴定与销毁及保管期限信息、新增接收文件和整理体系等著录小项。

  (4)查阅与利用条件项,主要用于说明著录单位可被利用的信息,包括:查阅管理条件、复制管理条件、档案材料的语种/文字、物理特征及检索工具等著录小项。

  (5)相关档案材料项,主要用于说明与著录单位有重要关系的相关档案材料的信息,可以加强利用者对著录条目的理解,包括:原件的留存与收藏地、复制件的留存与收藏地、相关的著录单位及出版附注等著录小项。

  (6)一般性附注项,主要用于著录特殊信息和不适用于其它各项著录的信息。

  (7)著录控制项,主要用于著录档案条目的编制方式,编制时间以及编制人员方面的信息。

  2.主要著录规则

  《国际标准——档案著录规则(总则)》中的著录规则共细分为二十六项,它们中有一部分是与我国档案行业标准――《DA/T 18-1999档案著录规则》中的著录规则是相同的,但有许多著录规则是其没有的,下面就对这些我国档案著录规则没有设置的著录规则作一分析,看其著录的必要性:

  (1)行政管理沿革、传记梗概著录规则

  该著录规则主要是对著录单位形成负有责任的组织机构的由来、形成、发展及工作等的重要信息,或对著录单位负有责任的个人的生平或工作等的重要信息进行简要地著录。

  设置该规则的主要目的是:提供档案形成者的行政管理沿革或其生平传记的情况,以便使档案处于一定的历史背景的环境之中,使之更好地被理解。

  对于组织机构,著录诸如官方名称、存在时间、授权、职能、机构的宗旨和发展,行政的隶属关系及早期的、不同的或相继使用过的名称。具体的著录实例如下:

  中国红十字会创设于1904年(清光绪30年),称万国红十字会。1907年该会改名为大清红十字会,1909年定名为中国红十字会,1912年加入瑞士万国红十字会,是年十月在上海召开统一大会,成立中国红十字会总会,获准在内务部立案。其职责为履行日内瓦红十字公约赋予之战争救护、灾难救济和国际救济义务。中国红十字会总会的职权为:①执行全国会员代表大会决议;②监督、指导所属各分会及各直属机关;③统筹红十字会事业及养成救护人才;④征求会员及筹募捐款基金。中国红十字会总会内部设4个处,分掌总务、组训、业务、秘书、会计事项。(全宗级)

  对于个人或家族,著录其名称的全名和头衔、生卒年月、出生地、曾经居住地、活动、职业或职务、原名及其他名称、重要的成就及死亡地等信息。具体的著录实例如下:

  例1:

  王宠惠(1881-1958),字亮畴,广东东莞人。1927年任南京临时政府外交部长,后任北洋政府司法总长、教育总长、大理院长、国务总理。1927年后,他曾任国民党中央监察委员,司法院长,外交部长和国防最高委员会秘书长等职,并两次被选为海牙国际法庭法官。(全宗级)

  例2:

  冯玉祥,字焕章,安徽巢县人。他曾任北洋陆军第十六混成旅旅长,第十一师师长,陕西、河南督军及陆军检阅使,国民军总司令,1927年后,任国民党第二集团军总司令,抗日同盟军总司令,军事委员会事委员长等职。1948年,他由苏联回国途中,因轮船失事遇难。(全宗级)

  (2)档案历史沿革著录规则。

  该著录规则主要是对著录单位所具有的拥有权、责任和保管的历次转换进行著录,并著录对其当前结构和整理起作用的活动,如有关该著录单位整理的沿革、各时期的检索工具的编制以及软件移植的文件的再利用等。

  设置该规则的主要目的是:提供对于档案的凭证性、完整性和可理解性具有重要作用的历史信息。具体的著录实例如下:

  例1:

  孙中山的手稿及写给宋庆龄的信件是由宋庆龄捐赠的,并由宋庆龄保管直到去世。宋庆龄去世之后根据其遗嘱被送交到第二历史档案馆,现在这些手稿作为孙中山全宗的一部分。 (全宗级)

  例2:

  本类档案是1979年移交给上海档案馆的,当时这些档案包括了经部分整理和未经整理的两部分,本类档案是将这两部分档案合并后再给予整理而成的。(类别级)

  (3)档案整理体系著录规则。

  该著录规则主要是对著录单位的内部结构、排序及分类体系等的有关情况进行著录,对档案工作人员是如何处理的情况也进行著录。对于电子文件,还需著录有关系统设计方面的文件或参考信息。

  设置该规则的主要目的是:提供档案内部结构、排序及(或)分类体系等的有关信息。具体的著录实例如下:

  例1:

  全宗内档案的排列顺序是按原有的顺序保管的,并被整理成五个类,以反映档案形成者在其成中的主要活动。(全宗级)

  例2:

  该全宗档案从1978—1985年共19卷,1309份。文件排列基本齐全,按年度-组织机构分类,直属单位的案卷排列在每度的最后,历年干部任职存入党委类。

  (分全宗)

  (4)档案查阅管理条件著录规则。

  该著录规则主要是对影响著录单位查阅的法律或法律情况、契约、规章制度和政策等情况的著录。著录时,还应说明该著录单位不可被查阅的时间期限和其未来将适时开放查阅的时间。

  设置该规则的主要目的是:给档案利用者提供有关限制或影响查阅档案的法律情况或规章制度等方面的信息。具体的著录实例如下:

  本全宗中包括的个人档案资料,根据档案法从其形成之日起30年内不对外开放查阅。研究人员要利用这些文件可根据档案馆档案利用规定提出书面申请。(类别级)

  (5)档案复制管理条件著录规则。

  该著录规则主要是对在著录单位被提供查阅后有关其是否可被复制的管理条件的著录,如版权的著录。如果有关这些管理条件的情况不详,也应予以著录说明。

  设置该规则的主要目的是:明确档案利用时对档案是否可进行复制的任何限制条件。具体的著录实例如下:

  例1:

  本全宗档案的艺术家声明保留其版权。(全宗级)

  例2:

  本档案利用时只提供阅读,不能复制。(文件级)

  (6)档案物理特征与技术要求著录规则。

  该著录规则主要是对任何影响著录单位使用的重要的物理条件进行著录,如对保管要求及对利用著录单位所需的软件、硬件进行著录。

  设置该规则的主要目的是:说明影响档案使用的任何重要的物理特征或技术要求的信息。具体的著录实例如下:

  例1:

  录相带是1/2英寸开盘式螺旋制式(类别级)

  例2:

  由于时间和像纸的不稳定的化学条件,至少有6幅像片的图像已模糊不清。(类别级)

  (7) 档案检索工具著录规则。

  该著录规则主要是对档案机构或文件形成者所能够提供检索著录单位的背景及内容信息的检索工具进行著录。

  设置该规则的目的主要是为了确认可供检索档案的任何检索工具。具体的著录实例如下:

  例1:

  本全宗有电子版全宗目录可供利用,其网址是:

  http://www.mnhs.org/library/findaids/00020.xml.(全宗级)

  例2:

  本全宗可通过检索工具进行检索,该检索工具在因特网上可获取使用,其网址是:

  http://www.nla.gov.au/ms/findaids/8822.html.(全宗级)

  (8)档案原件的留存及收藏地规则。

  该著录规则主要是对可利用的著录单位的原件的收藏地进行著录。如果原件已不存在,或其收藏地不详,也应说明此情况。

  设置该规则的主要目的是:如利用的档案是复制件时,说明其原件的留存、收藏地、可利用性及其毁坏情况。具体的著录实例如下:

  例1:

  自文件原件81645于1988年8月从案卷A471中抽出后,该案卷就不知存放在何处。现故以该案卷的照片复制件放在本类中以代替原件。(类别级)

  例2:

  原件存放在上海档案馆。 (类别级)

  (9)复制件的留存及收藏地著录规则。

  该著录规则主要是对可利用的著录单位的复制件的收藏地进行著录。

  设置该规则的主要目的是:说明档案复制件的留存、收藏地及可利用的情况。具体的著录实例如下:

  例1:

  美国克里斯蒂家族南北战争信件的数字化副本可以在网上获得,其网址是:

  http://www.mnhs.org/collections/christie.html.(全宗级)

  例2:

  中国国际救济委员会文件在北京档案馆被缩微在11卷35mm的缩微胶卷上,缩微号为106-38976。全套缩微胶卷由中国第二历史档案馆保存。(全宗级)

  (10)相关档案的著录单位著录规则

  该著录规则主要是对在同一收藏机构或别处收藏机构中根据来源或其他联系相关的著录单位的信息进行著录。

  设置该规则的主要目的是:提供相关档案材料的著录信息。具体的著录实例如下:

  例1:

  参见中国红十字会全宗,全宗号ZHS201(全宗级)

  例2:

  王人健副市长的讲话录音带保存于大连连云港水警区全宗中,全宗号为HJ310。

  (全宗级)

  从以上《国际标准——档案著录规则(总则)》中所设置的这些著录规则,可以看出,它们对建立完整的集成的档案资源体系、档案利用体系乃至档案安全体系都具有实质性的、具体的、难以估量的现实的意义。而这些规则在我国档案行业标准――《DA/T 18-1999档案著录规则》中又是没有设置的,但是根据档案三个体系建设的要求又是完全有必要设置的,由此可见,我国的档案著录规则具有很大的优化、改进的余地。

  三、《国际标准——档案著录规则(总则)》的特点

  《国际标准——档案著录规则(总则)》作为国际档案理事会制定的第一项标准,并作为国际档案界所提供的第一个与图书馆界的《国际书目著录标准》(简称ISBD)对等的标准,其主要特点是:

  (一)著录原则的科学性

  《国际标准——档案著录规则(总则)》的制定是基于档案学的公认的基本原则,即建立在档案的来源原则、尊重全宗原则和档案实体分级别(层次)管理原则的基础之上的,根据档案学的基本原则,该国际标准建立了从总到分的档案多级著录原则,实现了档案的多级著录,而且该著录原则,在1992年西班牙召开的第十二次国际档案大会期间又被正式确认为是档案著录的基本原则①――即马德里原则,而档案著录只有遵循多级著录原则,才能在手工环境下或是计算机环境下,建立起不依赖于任何特定收藏机构检索工具的广泛通用的著录结构和系统。所以说,该国际标准的著录原则,具有很强的科学性。

  (二)实践应用的广泛性

  《国际标准——档案著录规则(总则)》由于其是根据档案学基本原则建立的,而这些档案学的基本原则在全世界又是作为共同的科学理论被贯彻在档案实践之中的,因此,采用该国际标准建立起来的检索工具,其数据在结构上具有广泛的一致性,其著录条目在编制上具有对档案很强的适应性,其著录信息在利用上具有很好的可理解性,从而十分有利于档案信息资源的开发与利用,也十分有利于数据的交换。所以该国际标准一经制定颁布,就在全世界范围内得到广泛的应用,如美洲、欧洲、亚洲以及非洲等的国家都普遍采用该国际标准,以至于该国际标准在全世界的应用范围是在所有档案的国际标准中最广的。

  (三)作用地位的引领性

  《国际标准——档案著录规则(总则)》在档案著录中具有对其他档案著录标准制定的引领性,这一作用地位的确立是由该国际标准是作为其他国际档案著录标准制定的基础所决定的。如国际档案理事会颁布的《国际标准――团体、个人与家族档案规范记录著录标准》(简称ISAAR(CPF))就是以该国际标准为基础而制定的,而当今在国际档案领域中的档案著录的最佳实践——《档案置标著录》(简称(EAD)),更是以该国际标准为基础制定的,由此,现在以该国际标准为中心,已形成了一个完整集成的档案著录标准体系,如国际档案职能著录标准、国际档案机构著录标准,档案背景信息置标著录标准(简称EAC)等。所以,从这一点可以看出该国际标准是引领其他国际档案著录标准的制定从而形成国际档案著录标准体系的核心与基础,由此,它对各国档案著录标准的制定所起的引领作用更是不言而喻的了。

  四、《国际标准——档案著录规则(总则)》制定的启示

  《国际标准——档案著录规则(总则)》的制定是对现代档案著录概念的确立,它使现代档案著录领域发生了一场深刻的变革。因此,其给予我们的启示至少有以下几个方面:

  (一)在档案著录中应该确立多级著录规则

  我国目前所制定档案行业标准――《DA/T 18-1999档案著录规则》中,没有对档案全宗及类别的著录项,如:机构全宗的行政管理历史与个人全宗的传记梗概的著录项、档案历史沿革著录项、档案整理体系著录项等。所以,实际上,我国的档案著录规则只能进行案卷与文件这样低级别的著录,而不能用于对全宗与类别这样高级别的著录。由于这一原因,按我国的档案著录规则进行档案著录,其著录结果就无法反映档案实体分级别(层次)管理的实际。

  著录如果像图2所示那样,就几乎与图书馆界所采用的书目著录的方式一样了,而不是档案著录了,因为,没有全宗级与类别级的著录,其著录结果是只见树林(案卷与文件)而不见森林(全宗与类别),这样就无法反映档案的尊重全宗的基本原则。因此,从档案实体分级别(层次)管理的实际出发,在我国档案著录规则中应增设档案的全宗级及类别级著录,扩展档案著录单位的等级,使之与全宗及以以下各级别(层次)相对应,并建立起各级著录之间的逻辑联系。

  (二)在档案著录中应科学设置著录项

  档案著录项的设置是最直接反映著录需求的关键因素,因此其设置应该充分反映对档案特征信息进行详细描述的需要。尤其在网络环境下,由手工检索转化为计算机检索,档案检索由本地检索转化为远程检索,因此,著录项的设置不仅要能提供检索途径与检索内容,更要能够对著录单位的真实性、可靠性及可利用性等进行说明。如《国际标准——档案著录规则(总则)》中所设置的如档案历史沿革著录规则、档案整理体系著录规则、档案查阅管理条件著录规则、档案复制管理条件著录规则、档案物理特征与技术要求著录规则、档案检索工具著录规则等就比较好地说明了这些性质,而这些规则在我国档案著录规则均无确切的反映。所以,在这方面《国际标准——档案著录规则(总则)》可供我们借鉴。

  (三)应建立完整配套的档案著录体系

  《国际标准——档案著录规则(总则)》制定完成之后,国际档案理事会档案著录委员会又随后制定颁布了《国际标准――团体、个人与家族档案规范记录著录规则》(简称ISAAR(CPF))与其配套,而我国档案著录规则于1985年先是作为国家标准制定颁布,后于1999年又修订改为国家行业标准颁布,至今已有二十七个年了,可我国档案界对档案规范记录著录规则在建立档案资源体系、档案利用体系中的重要地位和作用仍鲜有了解,更难以说应用了,这说明应该在加快我国档案著录规则修订的同时,亦应加快完善我国的档案著录体系,使其尽快地完整配套,这是不能不说是摆在我国档案工作者面前的一项紧迫的任务。

  注释:

  ①第十二届国际档案大会在西班牙首都马德里召开,故档案著录原则以“马德里原则”闻名。见《Statement of Principes Regarding Archival Description》adopted by the Ad Hoc Commission on Descritive Standards Madrid , Spain , January 1992。

  参考文献:

  [1]ISAD(G):General International Standard Archival Description,http://www.icacds.org.uk/eng/ISAD(G).pdf,[访问时间:2012-07-26]

  [2]中华人民共和国行业标准《DA/T 18-1999 档案著录规则》,国家档案局1999-05-31批准, 1999-12-01实施

  [3]第十二届国际档案大会在西班牙首都马德里召开,故档案著录原则以“马德里原则”闻名。见《Statement of Principes Regarding Archival Description》adopted by the Ad Hoc Commission on Descritive Standards Madrid , Spain , January 1992

  作者简介:

  张正强,教授,博士生导师,南京政治学院上海分院信息管理系。

  本文系国家社科基金重点项目“云计算环境下电子文件管理元数据智能化研究(项目批准号是13ATQ008号)”的研究成果之一。

 

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