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让电子文件在“横向”畅通
作者:武汉市档案局 黄贞  更新时间:2015-5-28

让电子文件在“横向”畅通

武汉市档案局 黄贞

    人大的钱毅教授总结出电子档案收集过程中“纵强横弱”的现象,作为档案收集人员,我深有体会。
    很多部门,特别是一些权利部门,例如司法局、规划局等,已经有了相对成熟的、各具特色的信息系统。这些系统不仅用于发文、会议通知、工作安排等机构管理活动,还辅助业务工作的办理,实现了从档案生成到归档的全过程管理,满足了档案质量的前端控制。而这些系统通过试点和不断的完善,一旦成熟往往能很快在整个行业或部门内普及。使用同样系统的单位,通过局域网或其他方式就可以简单快速地实现数据的无缝对接,信息在“纵向”收集和流通非常快捷。
    想要在“横向”复制这种便利似乎是有难度的。国务院《加强和改进新形势下档案工作的意见》再次明确“坚持统一领导,分级管理”的档案工作体制。各级国家综合档案馆既集中管理本级党的机关的档案,又集中管理本级政府机关和其他单位的档案。这意味着档案的收集不是同一系统从中央到地方的“纵向”行为,而是同级间跨部门的“横向”行为。众口难调,各个部门的职能有异,档案行政部门很难设计出一套符合所有部门需求的业务系统。而同一行政级别同一辖区在同一时期内,一般只统一使用一种档案系统,多对一的关系使业务系统不能等同于档案系统,移交时往往需要专门的技术人员进行转化挂接。档案部门一般都比较缺计算机方面的人才,为了数据对接通常需要请人。耗时耗力,仅仅是为了移交,平时工作还是使用业务系统,不能产生任何直接经济效益。
    实现电子文件的“横向”畅通虽然不易,但也不是完全无计可施。如果档案行政机关能提前规划设计并确定档案管理系统中需要的著录项和元数据,以及元数据的格式,提供给各单位,要求他们将所有档案管理系统所需的著录项目都设计到业务系统之中,并按照规定的格式著录,然后将档案管理系统需要的元数据挑选出来进行编辑,将档案系统与业务系统进行连接,使著录在业务系统中的档案信息自动实时备份到综合档案馆的档案管理系统。这样既满足满足了业务部门的需求,也使“横向”收集更顺畅。

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