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上海市档案局积极探索电子档案“单套制”管理工作
作者:上海市档案局  来源:《中国档案报》2016年12月5日 总第2999期 第三版  更新时间:2017-4-6

“制度+管理+技术”三管齐下推行“单套制”

          

                            ——上海市档案局积极探索电子档案“单套制”管理工作


    随着办公无纸化、文档一体化和业务信息化的发展,电子档案管理已成为档案工作的紧迫任务。上海市档案局顺应时代要求,在中国(上海)自由贸易试验区(以下简称上海自贸区)开展试点工作,采用“制度+管理+技术”协同推进方式,积极探索电子档案管理工作,为电子档案“单套制”管理提供了一系列可复制可借鉴的经验。
    迎难而上 重点攻关 
    2014年,《中国(上海)自由贸易试验区条例》(以下简称《条例》)颁发。《条例》第四十四条明确规定:“电子档案与纸质档案具有同等法律效力。”依托这一地方性法规,上海自贸区先行先试,开展电子档案“单套制”管理工作,但在实践中遇到了一些突出问题,如电子档案保存规范缺位、计算机系统功能不完善等。
    为更好服务上海自贸区建设、突破电子档案管理瓶颈,上海市档案局将“探索电子文件归档和电子档案管理新模式”作为2015年度重点课题,在上海自贸区管委会保税区管理局开展试点,对电子文件“单套制”管理中的突出问题进行重点攻关。
    在市档案局的指导下,试点工作顺利进行。通过研发电子档案管理系统,完善电子文档一体化管理流程,制定电子档案“单套制”管理配套制度,落实数字签名和电子签章等技术措施,上海自贸区管委会保税区管理局解决了以往工作中的瓶颈问题,保证了电子档案管理的可控、可溯和可靠。
    2016年8月,上海自贸区管委会采纳了市档案局的部分研究成果,颁发了《关于加强中国(上海)自由贸易试验区电子文件归档和电子档案管理工作的指导意见》,加快推进上海自贸区电子档案“单套制”管理。
    日前,上海市档案局印发的《上海市档案事业发展“十三五”规划》指出,上海自贸区积极开展电子档案管理“单套制”试点,取得了成功经验,在此基础上将进一步完善电子档案保管期限表、完善相关管理制度与应用系统,实现电子档案的科学管理。上海市档案局局长朱纪华提出,“十三五”期间,上海档案部门要积极推进电子档案“单套制”管理实践,为全国提供可复制可推广的经验。
    协同推进 实现创新 
    上海市档案局在试点单位采用“制度+管理+技术”协同推进的方式,打破了纸质和电子文件均需归档的传统管理模式,完成了3大方面的创新。
    在制度建设上,试点单位积极建立健全电子档案管理制度,结合工作实际,先后制定了《上海自贸试验区管委会保税区管理局电子文件归档范围和电子档案保管期限表》《上海自贸试验区管委会保税区管理局电子文件归档整理操作细则》《上海自贸试验区管委会保税区管理局电子档案长期保存管理规范》等电子档案管理制度,使电子档案“单套制”管理试点工作有章可循、有规可依。
    在管理模式上,试点单位将OA办公流程与电子文件归档、电子档案管理流程对接,变分散管理为全程管理;要求业务经办人员在文件办结并通过审核后,立刻提交归档文件,变年度归档为随办随归,从源头上保证了电子档案的完整、准确和系统;依托电子政务网络,进一步发挥电子档案的服务功能,方便政府机构、企事业单位和个人进行档案查询,提高了办事效率。
    在技术保障上,试点单位紧紧围绕电子档案“真实完整、安全可靠、长期可用”的要求,应用了电子签名、元数据采集、日志管理等技术,研发了一套适合“单套制”管理的电子文件归档和电子档案管理系统;设计了通用数据采集、电子档案格式转换、电子档案离线备份、电子档案通用浏览器等工具,有效解决了电子文件接收难、电子档案管理难和长期保存难等问题,使各业务部门在统一的网络平台和互信的软件系统上开展一体化管理,保障了电子档案来源可信、管理可靠、长期可用。
    总结经验 助力实践 
    上海市档案局在开展电子档案“单套制”管理试点工作中形成了一系列有效经验,其中最为关键的是抓住政策机遇、推进制度规范、做好技术保障。
    抓住政策机遇是基础。上海市档案局结合《条例》要求,利用上海自贸区法治保障和政策优势,因势利导、顺势而为开展试点工作,回应了电子政务建设的需要,适应了智慧城市建设的要求,提升了行政服务效能。下一步,上海市档案局将在文书类电子档案管理基础上拓展门类,进一步促进电子档案规范化、科学化管理。
    推进制度规范是关键。电子档案与纸质档案既有相同的本质属性,又有明显不同的管理方式。推行电子档案“单套制”管理,需要遵循电子档案的形成规律。上海市档案局依照“先行先试、风险可控、分步推进、逐步完善”的原则,在实践中不断总结、不断创新,不断研究制定电子档案“收、管、存、用”各个环节的配套制度,为电子档案“单套制”管理提供制度保障。
    做好技术保障是支撑。进行电子档案“单套制”管理需要进行系统再造,实现电子档案全程化和专业化管理;采用经第三方权威机构认证的数字签名和电子签章等技术,对电子档案管理各环节的相关责任人进行身份确认,保证电子文件归档、电子档案接收和电子档案长期保存等关键环节可靠和可信;实现电子档案分层次、分类别、按需求、按权限的便捷利用,不断提升电子档案资政惠民服务的效应。

    原载于《中国档案报》2016年12月5日 总第2999期 第三版


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