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平顶山市档案信息化建设实践与思考
作者:平顶山市档案局 胡建斌  更新时间:2017-9-6

平顶山市档案信息化建设实践与思考


  档案信息化,是指在档案行政管理部门的统一规划和组织下,在档案管理活动中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务。档案信息化程度是评定一个地区的档案现代化管理水平的主要标准,是时代发展的必然趋势,是实现档案管理模式从以面向档案实体保管为重心向以档案实体的数字化信息为重心变革的根本手段,是实现现代化档案管理的根本要求。
  2012年12月,市政府出台了《平顶山市人民政府关于加快信息化建设的若干意见》,2013年12月,市政府与河南省联通公司签署了“智慧平顶山”战略合作协议,启动“智慧平顶山”建设。目前,我市已基本建成较为完善统一的电子政务网络,全市通信网、电视网和互联网已基本实现“三网融合”,信息化技术在构建现代产业体系、打造服务型政府和建设社会主义新农村等方面得到了广泛应用。
  一、全市档案信息化建设现状
  平顶山市档案局(馆)信息化建设起步于2010年4月,经过7年多的持续推进,取得了一定成绩。2010年10月,平顶山市档案信息网开通;2012年3月,市委、市政府、市知青办全宗的全文数据库和馆藏档案目录数据库建成;2012年5月,馆藏档案数据库机房投入使用,并配备了网络服务器、高速扫瞄仪、照像机、摄像机、计算机等设备;2013年1月,平顶山市数字化档案查阅利用系统投入运行。从2016年开始,大力加强了馆藏纸质档案数字化力度,目前,已数字化馆藏纸质档案约250多万页。
  全市现有国家综合档案馆10个,专门档案馆2个(房产、城建),部门档案馆1个(公安),企业档案馆2个(平煤、平高)。10个国家综合档案馆至2013年底馆藏总量为450887卷、5868件。
  全市已有455个单位已通过档案达标等级认证,白龟山水库管理局、高新区、市国税局、地税局和社保局等部分单位档案部门已经实现了文件、档案管理一体化,做到了电子文件的实时归档,即时提供利用。市社保局、卫东区档案局通过全省档案信息化示范单位评审。
  从2009年开始,市档案局已多次组织档案信息化技术知识培训,并拟定了《平顶山市档案数字化标准规范》。
  目前我市档案信息化存在的主要问题:一是尚未构建起联通全市立档单位的网上工作平台;二是馆(室)藏档案资源的数字化程度低;三是公共信息平台上开放档案未实现共享;四是既懂档案业务、又懂计算机技术的复合型人才少,自主开展档案数字化能力弱;五是部分档案信息化标准尚未制定;六是档案管理软件繁杂不统一,叶县档案局使用榕基档案管理软件,新华区档案局、湛河区档案局使用的是世纪科怡档案管理软件,卫东区档案局使用的是PDE档案管理软件。这些问题的存在,很大程度上影响了我市档案信息化建设的发展。
  二、平顶山市数字档案馆建设构想

  数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求,运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理,并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。
  借鉴郑州、济源等全省已建成的数字档案馆经验,依照国家档案局颁布的《数字档案馆建设指南》(档办〔2010〕116号),对我市数字档案馆建设方案作如下构想:
|  (一)网络架构
  依照《数字档案馆建设指南》,我市数字档案馆可按照局域网、内网和公众网进行三网进行建设,该三网之间物理隔离,数据通过人工拷贝的方法实现同步。
  1、局域网:用于档案馆内部档案数字化扫描、挂接、利用、统计等工作网络化管理以及档案馆综合业务的全面管理,包括档案征集、档案保管、档案鉴定、档案统计、档案检索、电子阅览、借阅审批管理、审批代办管理、借阅统计、借阅综合分析报表、知识库、数字信息长久保存、档案编研等功能。经授权后,市领导可通过此局域网在办公室调阅馆藏档案。此局域网服务器设在市委党务内网机房,局内各科室终端与服务器通过光纤相联,安全管理纳入市委党务内网统筹解决。
  2、内网:用于联接全市所辖9个县(市)、区综合档案馆和市立档单位的数字档案信息资源,包括档案目录、原文、音视频、珍贵历史、专业档案数据,具有在线报送、接收、审批、业务指导、维护、查询利用、综合统计等功能,实现平顶山市区域内档案信息资源的有机整合。此内网服务器设市委党务内网机房,线路布设和安全管理纳入市委党务内网统筹解决。
  3、公众网:用于给公众提供通过基于互联网的平顶山档案信息网查询利用已开放档案服务,实现平顶山市档案馆藏珍贵、特色档案的在线阅览;整合各区县档案馆特色展览、建设网上展厅;整合平顶山历史文化、民间文化、珍贵文献等资源,建立网上展厅,实现在线浏览。
  (二)平顶山市数字档案馆架构
  如图可分为四大部分:即平顶山市档案馆、平顶山市区域档案资源共享平台,数字平顶山记忆平台,数字民生档案共享平台。

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  平顶山市档案馆:包含全部馆藏档案,在馆藏档案中又具体细分了文书档案、专业档案、科技档案、声像档案、馆藏图书资料等分类。平顶山市市直单位可按照先分全宗、再分档案类型的方式进行分类,相当于给每个单位分配一个24小时在线的电子档案室。
  平顶山市区域档案资源共享平台:联合正在建设中智慧平顶山数据库和全市所辖9个县(市)、区综合档案馆数字档案信息资源,包括所有目录、档案原文、音视频、珍贵历史、专业档案数据,具有在线报送、接收、审批、业务指导、维护、查询利用、综合统计等功能,实现平顶山市区域内档案信息资源的有机整合。
  数字平顶山记忆平台:实现平顶山市档案馆“腾飞鹰城”陈列展的在线参观;实现平顶山市档案馆藏珍贵、特色档案的在线阅览;整合各区县档案馆特色展览、建设网上展厅;整合平顶山历史文化、民间文化、珍贵文献等资源,建立网上展厅,实现在线浏览、参观。
  数字民生档案共享平台:建立民生档案专题数据库,具有报送、接收、维护、查询、统计等功能。改变以往利用者往返两地来回奔波查档的状况,拓宽服务领域,提高档案资源利用的效率。实现档案信息共享,创新服务民生新渠道。
  (三)建设步骤
  1、立项。成立由局领导、技术人员、档案管理人员等参加的项目筹备小组,对我市档案信息化现状和省内外数字档案馆建设现状、各立档单位电子文件保存状况、党委政府和公众对档案利用需求情况进行充分调研,撰写项目可行性报告,向当地主管部门提出数字档案馆立项申请,由主管部门组织专家对项目可行性报告进行论证。
  2、招标。项目经立项批准后,应按照国家有关项目管理规定进行招标或邀标工作。招标前,应充分征求各业务部门意见,对数字档案馆的功能需求进行细化,形成功能需求方案。
  数字档案馆系统运行中,除了操作系统和数据库系统之外,还需配置必要的数字化硬件和和工具软件,硬件如计算机、摄像机、照像机、大型扫描仪等,软件有数据仓库、数据交换、 OCR 、格式转换、非线性编辑等。档案管理软件目前国内有很多优秀成熟的软件,如PDE.V9.0、飞狐灵通、东方飞扬软件等,可在项目招标时一并进行采购。
  3、实施。按照项目可行性研究报告立项批复的要求,制订详细的项目建设实施方案,明确项目建设的内容、进度和时间安排,有计划地推进系统开发与调试、软硬件集成、项目试运行与验收等项目实施工作。项目建设中应当加强项目监理,确保项目建设的进度和质量。
  4、运行。项目验收后,应组织本单位人员和软件应用单位人员进行培训,明确数字档案馆各功能模块的管理职责和技术操作,建立数字档案馆业务工作与技术工作相互衔接的管理机制。
  三、几个需要解决的问题
  (一)加强对档案信息化建设领导。档案信息化建设是当前和今后一个时期档案部门的重点工作,要建立信息化建设领导机构,落实专门机构或专人负责档案信息化建设工作。建立机关电子文件归档、档案数字化工作的奖惩考核机制。将档案信息化建设纳入到档案执法检查、档案工作评估、档案目标管理的考核内容中去,形成长效机制。
  (二)统一档案管理软件。档案管理软件已成为目前制约我市档案信息化推进的主要矛盾,市档案局应发挥主导和引导作用,按照“相对统一、标准通用”的原则要求,在全市推广应用优秀成熟的档案管理软件。
  (三)制定标准规范体系
  遵照标准是实现数字档案馆各项功能的必要前提,参考国家已下发的相应标准,应加快制定下发我市以下各类档案信息化技术标准,并组织人员培训。
  1、《电子文件归档与管理细则》
  2、《各类档案数据库结构标准》
  3、《网站资源归档与管理规范》
  4、《纸质档案数字化技术规范》
  5、《照片档案数字化技术规范》
  6、《录音档案数字化技术规范》
  7、《录像档案数字化技术规范》
  8、《档案管理网络安全标准》
  9、《数字化声像档案著录规则》
  10、《多媒体信息采集操作规程》
|  11、《文书档案著录细则与机读目录数据交换格式》
  (四)加强档案网站建设。应着眼拓展档案事业的发展空间,将平顶山档案信息网纳入数字档案馆建设规划,将平顶山市档案信息网办成一个与人民群众生活密切联系一个平台,及时上载开放档案目录以及已公开的档案信息。
  (五)加强档案信息化知识学习。对国家、省已颁布的各类技术标准要原原本本的反复学习,确实弄懂搞清。局领导和业务骨干必须接受有关计算机、网络技术、数字化技术、信息管理、现代管理技术等知识的培训,以适应新技术发展的需要。


                   供稿:胡建斌

                   2017年8月29日



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