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德清县档案局建构“一村一档”村落档案数据库经验
作者:德清县档案局  来源:浙江省档案信息网  更新时间:2017-9-26

科室联动 镇村联手
建构“一村一档”村落档案数据库


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德清县档案展览馆

 

    2016年6月以来,浙江省档案、农办、财政三部门联合在全省范围内开展“千村档案”建设工作,德清县涉及到的村落数为10个,其中历史文化村落保护利用重点村3个,一般村7个。对照《村落历史文化信息资源建档框架》,建档工作涉及8大类37小类,十分全面,大到发展保护规划,小到生活场景都是建档内容,因此工作量非常大,工作模式也会异于其他工作。针对这些情况,德清县将其与已有的行政村档案工作、乡村记忆示范基地建设、馆藏地方档案文献收集等工作结合在一起,大胆提出在2016年年底前完成全部10个村落的数据库建设工作,达成“千村档案”建设任务的目标。通过制定操作细则,组建工作班子,局(馆)科室联动,县、镇、村联手,采取“一周一村”、“五步工作法”的措施,顺利地完成了全县10个历史文化保护利用村村落档案数据库建设工作。截至目前,全县共采集村落历史文化信息数字资源15464件,经分类、筛选、整理、编目后,录入“千村档案”数据管理系统总附件数达3965件,其中文字类数字资源1579件,照片类数字资源2326件,视频类数字资源60件,总容量达38.7GB。
    
一、明确目标,制定规则,细化“千村档案”建设标准
    “千村档案”建设以推进村级档案规范化管理为目的,在掌握全县村落文化信息资源的基础上,通过县、镇、村的协同合作,全面采集社会各方面反映村落文化的原始基础材料,并进行分类、整理、建库。既要符合全省“千村档案”建设工作的总体部署,也要考虑充实我县地方档案文献数据资源的需要,在挖掘馆藏村落档案、资料的同时,应充分应用数字加工、仿真制作等手段不断丰富馆藏。鉴于上述指导思想,德清县除与县农办联合发文明确工作目标、工作内容及工作经费外,还专门制定了《德清县“千村档案”建设工作操作细则》,详尽规定了县档案部门、镇(街道)、行政村各自应承担的职责,确立了“千村档案”建设工作流程,排出全县“千村档案”建设时间表;并在省里下发的建档框架基础上,形成详细的《村落历史文化信息资源建档框架拓展表》,规定对村落中已有的信息资源采集以实地踏看、挑选、梳理为主,对村落中缺乏的图文记载的自然、人文要素要以局(馆)自行拍摄为主;保障了“千村档案”必要的设施设备,如相机、无人机、DV等。在细则的统领下,糅合局(馆)各科室力量,与镇、村共同推进“千村档案”建设工作。
    二、合理分工,协同作业,组成“千村档案”工作班子
    “千村档案”有别于其他的单项工作,在采集内容上,既有历史要素又有保护发展的内容;在业务环节上,包含了从采集到建库的整个流程;在涉及面上,既有村落、又有乡镇(街道),既有集体产生的,又有个人形成的。从建档框架可以看出,“千村档案”的实质是对村落发展轨迹和记忆的留存写真,是一项系统工程,这就必须要有一个分工协作的班子方能顺利推进,要在采集、整理、数据整合等具体业务方面落实人员,合理分工。为此,我们从各科室抽取业务骨干,并选调乡镇(街道)档案员组成工作小组,为“千村档案”建设搭好工作班子。
    建立领导小组。领导小组由局(馆)主要领导亲自负责,为“千村档案”建设提供必要的条件保障,确定村落历史文化信息资源的建档方向,协调外部的沟通衔接关系,统筹“千村档案”建设规范推进。
    建立采集小组。由督导科、保管科两位科长负责,吸收各乡镇(街道)、村档案员为成员。督导科负责镇、村采集工作的指导、培训和检查;保管科负责对馆藏涉及目标村落的档案资料进行梳理;散落在个人手中的村落历史文化信息资源则由两科室共同负责。
    建立数字化小组。主要负责对村落中缺乏图文记载的自然、人文要素进行补充拍摄和文字记录,对采集到的纸质材料作数字化转换,为村落提供珍贵档案资料原件的修复和仿真制作。
    建立整合小组。负责完成村落档案数据库建库质量验收并提出改善意见,负责衔接、充实德清县地方文献数据中心工作。
    三、五步流程,一周一村,完成村落档案数据库建设
    “千村档案”建设工作量大、面广,若无一定工作方法和倒逼机制约束,必将杂乱无章,事倍而功半。我们以2个月时间基本完成村落档案数据库建设,“五步工作法”“一周一村”的方法和机制功不可没。
    细化梳理拓范围。这是整个工作的第一步,是总领全局的一步,是完成村落档案数据库的基础工作。由领导小组召集所有工作小组成员,并邀请乡镇(街道)档案人员参与,召开专题分析会议,对照《建档框架》逐一分析、记录和汇总,在此基础上形成符合我县实际的《建档框架拓展表》。通过乡镇(街道)传达到有工作任务的村,落实村档案员,负责本村的采集工作。
    入村督导定分类。由采集小组实地入村,检查历史文化信息资源的采集情况,对信息资源的完整度、有效性进行核查确认,同时指导乡镇(街道)、村档案员对采集到的信息资源标注著录要素,协助其梳理出需要数字化和补充拍摄的目录清单。
    补拍著录同进行。补充拍摄工作由数字化小组的局(馆)技术人员负责,使用数码相机、摄像机和无人机等设备进行拍摄,形成有局(馆)知识产权的数码照片、视频和航拍图等原始素材,为存档及今后利用提供便利。著录工作根据实际情况采取两种方式进行:村档案员能熟练应用电脑的,则由村自行著录,乡镇予以辅导,采集小组通过网络随时检查;村档案员不会应用电脑的,则由局(馆)统一进行著录服务。
    整合文献求全面。主要是与农办、住建、文广新局等部门沟通协调,整合其现存的数字资源。采集小组的保管科人员摘录德、武两县历代县志所记载的文献和可反映村落发展轨迹的统计数据,还通过网络、报社、电台收集与村相关的新闻报道、电视节目等。
    核查完善丰馆藏。由整合小组全面核查录入“千村档案”数据管理系统的数据情况,将数码照片进行冲印,制作成纸质的照片档案,使其在存放若干年后带有“老照片”的物理特征;将村落档案数据库导入德清县档案文献数据中心,与馆藏内容一并管理。
    四、理清思路,后期规划,充实“千村档案”数字资源
    目前,我县10个历史文化村落专题数据库已经完成,数据库成果也已返还给各村使用。2016年12月12日德清县第七届“档案馆开放日”,我们利用专题数据库的素材资源,举办了“德清省级历史文化村建档成果掠影”展,将“千村档案”建设工作成果以图文形式展出,吸引了广大民众的目光,使“千村档案”建设工作和档案工作得到了很好的宣传。
    我县的历史文化村落数据库虽已完成,但“千村档案”建设工作尚开始起步,县级相关部门在各项农村文化活动中形成的村落档案资料的整合工作有待于进一步完善;调动、发挥村民深入挖掘、收集本村历史文化信息资源的主动性、积极性有待于进一步加强。作为一项长期性的工作,下一步我们将从以下几方面继续推进“千村档案”建设工作。
    一是确保人员不动班子不散。继续做好村落历史文化信息资源的采集工作,通过访谈、拍摄等手段为村落典型人物、事件建立规范的口述历史档案,继续开展村落历史文化信息资源的征集工作,从而对数据库进行多形式多载体地完善补充。充分利用《档案专刊》、电台专栏等宣传平台加强村落建档意识,充分发挥档案记录历史、服务现实的作用。
    二是将“千村档案”纳入村级档案工作范畴。通过年度村级档案巡查、乡镇档案督查,进一步规范历史文化村落档案规范化建设,强化村落保护利用等方面文件材料的收集、整理、归档和保管工作。一方面,在今后若干年中,将“村落历史文化信息资源”建设列入每年的行政村档案的“立卷类目”,不仅对现有的10个历史文化村落数据库逐步完善,也为今后在全县行政村全面铺开村落历史文化信息资源建档工作打下基础。另一方面,分步实施村级档案保管场所固定项目,用5年时间给村级档案室全部装备密集架,使村级档案和乡土文献资料得以长久安全保管。
    三是开展“千村档案”电子素材资源的综合开发利用。利用村落自然环境、人文要素类电子素材资源,推进乡村记忆场馆建设,布置历史文化村落展览;利用馆(室)藏纸质文献数字化成果汇编《历史文化村落档案文献集》;利用航拍电子素材资源编辑历史文化村落纪实片;利用大事记、组织沿革、典型人物建立多类型的专题数据库。


                         编辑:胡建斌

                         2017年9月26日



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