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档案信息化业务外包的风险与控制
作者:韩亚洲  来源:档案天地2017年9期  更新时间:2017-11-6

档案信息化业务外包的风险与控制


韩亚洲


    外包(Outsourcing)是指企业动态地配置自身和其他企业的功能和服务,并利用企业外部的资源为企业内部的生产和经营服务。它是一个战略管理模型,在专业分工进一步细化的今天,企业为维持组织竞争核心能力,將组织的非核心业务委托给外部的专业公司,以降低营运成本,提高品质,提高顾客满意度。档案信息化业务外包就是档案部门在档案信息化建设的过程中,将档案信息化业务中的非核心业务交由外部力量负责,以降低运营成本、优化资源配置、提高效率、增强竞争力。

    一、档案信息化业务外包的优势

    1.降低档案信息化的成本

    档案部门进行档案信息化业务外包,避免了档案部门在技术、设备上的大额投资,从而降低了档案信息化的成本。档案信息化建设对基础设备和应用系统要求很高,所以投入很大。借助档案信息化业务外包使得档案部门不用再投资购买,可以在一定程度上降低档案信息化的成本。另外,档案部门人手不足、人才匮乏,既懂档案专业知识又懂信息化的人才比较少。而外包公司人力资源充足,有专门从事信息化的工作人员,不仅可以解决档案部门人手不足的问题,还可以给档案部门提供新的理念和技术,间接地提高档案工作人员的技术,进一步降低了成本。

    2.档案馆集中精力发展核心业务

    人力、物力、财力的有限性是制约档案事业发展的重要“瓶颈”,通过外包可以让档案馆将档案信息化建设中事务性、程序性的工作交给外包商来做,档案部门从业人员则进一步从日常的琐碎工作中解放出来,集中精力在档案馆的核心业务上,从而实现了档案馆资源的优化配置,使档案馆真正建立起自己的核心能力并使其不断提升。在后保管时代,档案馆最核心的工作就是知识服务,档案部门应该努力做好知识服务,更好的为社会服务。档案信息化业务外包公司一般都有档案信息化领域的专家,不仅拥有一流的技术装备和高素质的工作人员,而且还拥有完善的管理体制,能够在各方面为客户提供高质量的服务,缩短信息化周期,从而在更短的时间更好地实现档案信息化。

    3.提升档案馆形象

    档案信息化业务外包是档案馆开放自己的重要标志。档案事业的发展是一个开放、动态的过程,必须走向社会、走向公众。档案馆的开放是一种综合性的开放,是从思想意识到档案馆工作允许他人参与的开放,档案信息化业务外包就是在档案馆开放过程中产生的。档案馆开展信息化业务外包,可以使档案馆在开放自己的同时,不断汲取社会力量、不断提升自己。通过档案信息化业务外包,档案馆与外包商建立了合作关系,外包商根据档案馆的需求进行档案信息化业务,促使档案信息化更好地实现,提升档案馆的服务水平,提升档案馆的形象。

    二、档案信息化业务外包的风险

    1.来自外包市场的风险

    来自外包市场的风险主要表现在相关法律法规的不完善和外包市场的不成熟。完善的法律法规是档案外包机构依法开展服务的基本依据,是档案外包服务规范开展的重要保障。但是,目前国内还没有专门针对档案外包的法律法规,只有一些地方政府较为笼统的相关规定,这给档案信息化业务外包的进行带来了一些风险。另外,由于档案外包服务在全国各地发展的时间还比较短,现有的市场还缺乏合理有效的机制和规范,这也会给档案信息化业务外包带来一定风险。

    2.来自档案馆本身的风险

    第一,外包范围和外包商选择错误的风险。一方面,外包范围的选择错误。在档案信息化业务外包的过程中,首先要确定哪些档案可以进行外包,哪些档案不能进行外包。档案馆形成的档案中有一些机密甚至绝密的档案,这些档案可能涉及党和国家的秘密,档案馆在将档案信息化业务外包时,如果将密级相对较高的档案也纳入外包范围,极有可能成为风险隐患。另一方面,外包商的选择错误。档案信息化业务外包商的选择必需多方面进行考虑,外包商的实力和信誉尤为重要。但是,很多档案馆决定是否将档案信息化业务外包首先考虑的是外包成本是否低于自制成本,因而选择外包商时常以价格高低作为主要评判点,而忽视了外包机构的专业水平、业务能力、服务信誉等,造成潜在风险。

    第二,档案人员自身学习能力下降的风险。由于档案信息化业务进行了外包,档案工作人员对档案信息化的关注度可能会降低,档案工作人员可能会产生依赖思想,认为工作已由外包公司来做,学习不学习都一样,从而降低了创新意识和学习主动性。随着时间的推移,档案工作人员可能会对信息化这一事物失去兴趣,回归到传统的工作中去。另外,档案馆的工作人员从实际工作中获得相关业务的经验、知识、技能可能会越来越少,还会造成档案馆对外包服务的评估能力下降或无法准确认识档案馆不断变化的需求。而且一旦与外包机构的合作终止或出现问题,将给档案馆带来管理风险,失去对档案信息化的控制,增加档案部门正常运转的不确定性。

    第三,监督缺失的风险。一些档案人员以为,将档案信息化业务外包后,档案部门就可以不用再参与了,坐等工作完成进行验收就可以了。殊不知,正是这样的做法,使得外包的质量、进度等难以控制。

    3.来自外包商的风险

    第一,档案安全的风险。档案安全的风险包括档案实体安全的风险和档案信息安全的风险。一方面,在档案信息化业务外包过程中,档案实体必然经历出入库搬运、拆卷整理等环节,各类人员的接触、设备的接触、场地环境的变化等因素都有可能导致档案实体的损坏甚至丢失。另一方面,档案信息化业务外包过程中,由外包公司派人进行档案信息化建设,对这部分人员而言,被信息化的档案也就变得没有秘密了,给档案信息的安全性带来了严重的威胁。

    第二,外包商信誉的风险。近些年,档案信息化外包业务迅速兴起。但是,由于缺乏严格的市场准入机制及备案登记制度,致使档案服务行业进入门槛比较低,中介机构内部管理水平相对较差,专业技术水平较低。一些外包商由于业务繁忙或技术设备不齐全,会延迟交货时间、降低项目质量,妨碍了档案馆整个信息化规划的进行,这将给档案馆带来不可估量的损失。endprint

    三、档案信息化业务外包的风险控制

    档案信息化业务外包将一些职能交给外包机构,但是,在外包前后各个环节都可能发生风险因素。档案部门既要识别这些因素,更要做好风险控制。

    1.外包前的分析

    1.1选择恰当的外包内容

    档案馆必须明确档案信息化业务中,哪些业务可以外包,哪些业务不适合外包。档案信息化业务外包的一个重要作用就是使档案人员从日常琐碎工作中解放出来,更好的发展档案馆的核心业务。所以,正确的外包范围是将事务性的工作外包出去,档案馆的核心工作留给档案部门工作人员自己来搞。当然,外包内容的选择应当根据档案馆自身的实际情况进行,有些档案馆由于自身规模小、业务少等原因确实没有对档案信息化业务进行外包的必要,切忌盲目跟风,进行外包。另外,选择恰当的外包内容,也能防范档案馆对外包商的依赖。一方面,档案馆在制定档案信息化策略时会受制于服务商的配合程度与完成能力;另一方面,随着合作时间的延长,档案馆对外包商提供服务的依赖程度不断加大,受其服务质量的影响也逐渐加强,无形中就降低了档案馆的自主性和灵活性。

    1.2制定正确的外包策略

    档案馆应根据档案信息化业务的实际情况制定档案信息化业务外包实施方案,指导档案信息化业务外包的进行。第一,根据档案的利用率、对档案外包的控制程度以及外部市场成熟度等建立和完善档案信息化业务外包管理制度。第二,设定具体外包项目要达到的目标,根据设立好的目标确定外包规模和内容。第三,在外包策略中搞好成本分析,估算出需要投入的成本。第四,重视信息安全问题,对一些涉密的档案应慎重外包,并在外包过程中防止信息技术外部接入的风险。另外,档案信息化要从档案部门发展的长远和全局考虑,而不能为了短期的费用节省而降低标准,同时也不能过分追求社会上的最先进技术,应更多地关心它在给利用和管理档案提供方便方面的作用。

    1.3选择优秀的外包机构

    选择有优质的外包机构,降低档案信息化业务外包的风险。档案馆与外包商之间本质上是一种委托代理关系,合作双方的信息不对称容易产生风险,外包机构可能会实施偷工减料、放松管理、泄密信息等损害档案馆利益的行为。因此,在国内外包服务市场发展并不完善的环境下,正确选择外包商是档案信息化成功的关键第一步。对服务商的选择,除了价格外,还应当从公司实力、专业背景、客户口碑等方面进行全面的了解,并针对档案信息化建设的特点,选择可靠的外包商。[8]档案部门要尽量选择实力雄厚、有丰富经验、在档案信息化上具有专长、以及客户评价良好的外包商。

    2.外包时的协议

    签订外包协议,明确双方职责。确定外包商后,档案馆与外包机构的合作关系必须用具有法律效力的外包合同来约束双方的行为,明确双方的权利和义务,明确服务标准、质量标准、保密事项、费用结算标准和违约责任等。第一,充分考虑外包商未能识别的风险因素,并通过合同条款予以有效规避或降低;第二,合同的服务标准和质量标准方面,明确外包商提供的服务标准、服务内容、管理方式、管理期限、服务费用等细节;第三,合同上要明确外包商随时接受档案馆的监督,并就工作进度及时报告给档案馆;第四,限制成本增加,合同应指明服务的费用及其计算方法,并明确在成本结构改变的条件下,任何可能发生的情况以限制成本的增加;第五,终止合同的权利,必须在合同中提出终止合同的权利,包括成本的显著增加、服务水平多次未达标、不能对关键服务提供支持等;第六,合同上还应要求外包商严守档案机密,即使在档案馆与外包服务商终止外包关系后,也不能泄露机密。

    3.外包后的防范

    3.1加强对外包商的监管

    档案馆要把监督机制贯穿于档案信息化业务外包的整个过程中,重视对外包机构的持续监督,关注外包商的进程。主要做到:第一,成立专门的档案信息化工作组织,指派专人负责外包过程中的安全监管工作;第二,强化档案信息化業务外包安全监管的职责,在相关工作规定中明确相应安全保密要求;第三,档案部门应认真把关,对项目进行专门检查验收。另外,为了保障档案的安全,要做到三个方面:第一,加工场所的安全监管,外包机构的工作场所应符合档案安全管理要求,工作区域应配备视频监控并由档案部门专人管控,工作人员上岗、下岗要登记及安全检查,严禁擅自将信息化工作区域内的任何物品带离现场;第二,规范档案实体安全监管,落实安全管理机制和质量管理机制,对每个加工人员及工作环节规范操作,档案部门应与信息化外包机构人员对所调档案进行清点与核对;第三,加强档案信息安全监管,档案部门必须加强对外包全过程的档案信息安全监管,对档案信息化加工系统进行安全检查。

    3.2档案人员要加强学习

    档案信息化业务外包是档案馆在档案信息化过程中,为了降低成本,集中精力发展核心业务而实行的。虽然实行了外包,也不是说档案人员就可以不理不问,可以不学习了。外包后,档案人员依然要不断提高专业素质和专业化水平。如果忽视了学习,过分依赖档案馆以外的力量开展档案信息化工作,就很容易使档案馆丧失档案信息化工作的主动性和自主性。另外,许多档案馆原本的技术力量很薄弱,如果在档案信息化业务外包后仍旧缺乏学习,就很难获得主动权。因此,必须高度重视组织学习,不断提高档案人员的研发能力。

    4结语

    档案信息化业务外包目的是把繁琐复杂的工作交给外包机构处理,以缓解档案部门人少事多的矛盾,从而集中精力发展核心业务。但是,在外包过程中,会产生来自市场、档案馆自身和外包商的一些风险,为此档案部门要在外包前、外包时、外包后三个方面加强对档案信息化业务外包风险的防范,努力实现档案部门在信息化业务外包中的利益最大化。

(作者单位:上海大学图书情报档案系)


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