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焦作市档案馆接收档案标准
更新时间:2013-1-22

为适应档案管理规范化、标准化、现代化建设的需要,科学有效地组织档案的接收工作,确保进馆档案质量,依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《焦作市档案管理办法》等有关规定制订本标准。

一、进馆档案基本要求

1、进馆档案应以全宗为单位,保持全宗的完整性。

2、一个全宗应按统一的档案分类方案分类。各单位应当按照全宗档案门类和载体的不同,根据单位内部机构的设置、职能范围、业务分工和文件多少及载体的不同等情况制定统一的分类方案。分类方案要求科学、合理并相对稳定。

3、档案整理应当遵循文件材料的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值、不同载体,便于保管和利用。

4、根据机关档案工作的历史情况,对不同时期档案案卷质量的要求予以区别对待。即对有关业务规范标准施行以前的档案,应当充分利用原整理基础,力求符合业务规范标准的要求。对完全不符合业务规范标准要求的要进行必要的加工整理。对有关业务规范标准施行以后形成的档案案卷质量,应按相应业务规范标准严格执行。

5、档号的编制应符合《档号编制规则》(DA/Tl3-1994)的有关规定,目录编号与实体编号必须一致。

6、各单位要根据国家档案局《关于机关档案保管期限的规定》、《文书档案保管期限表》、国家档案局和国家有关专业主管部门制定的有关科技档案、会计档案及专业档案的保管期限规定的精神,准确划分档案的保管期限。

7、涉密档案在进馆前必须由形成单位进行解密、调整密级和划分控制使用范围。

二、进馆档案质量标准

凡是反映本单位主要职能活动(包括党、政、工、团以及内设的各职能部门在工作中形成的材料)和基本历史面貌,并具有工作查考、科学研究价值的各个门类(文书、科技、专门等档案)各种载体(纸质、录音带、录像带、胶片、光盘、照片、影片等形成档案)需要永久、长期(30年)保存的档案均应收集齐全、立卷归档,保证全宗档案的完整,并按规定向档案馆移交。

(一)文书档案进馆质量标准

文书档案包括反映单位党务、政务管理活动的档案。

以案卷为单位实行立卷归档的,应当按照《机关档案工作业务建设规范》(国档发(1987]27 )、《文书档案案卷格式》(GB/  T9705-2008)有关要求编目。进馆前应对案卷质量再次把关,重点检查文件归属年度是否准确,卷内文件材料是否有序,页号有无漏编、错编,卷内是否残留金属物,装订是否有掉页、倒页、压文件字迹等妨碍阅读情况,卷内文件材料有无破损、虫蛀、霉变、字迹褪变等,发观上述情况应及时纠正或采取相应措施。卷内目录、备考表和案卷封面上的项目要填写齐全准确。

以件为单位进行整理归档的,应当按照《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)的有关要求整理编目。

整理档案所需装具,执行国家档案局《无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板》DA/T 24-2000(下同)。

(二)科技档案进馆质量标准

科技档案是反映单位科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案,包括科研档案、基建档案、设备仪器档案、产品档案。科技档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》( GB/Tll822-2008)有关要求整理编目。

(三)会计档案进馆质量标准

会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料。会计档案按照《会计档案管理办法》(财会字(1998]32)的有关要求整理编目。

(四)专业档案进馆质量标准

专业档案是反映专门领域活动的档案,包括审计档案、信用档案、诉讼档案、房产档案等,专业档案整理编目应符合国家档案局和国家有关专业主管部门联合印发的有关规定。

(五)特殊载体档案进馆质量标准  

1、照片档案按照《照片档案管理规范》(GB/Tll821-2002)的有关要求整理编目。

2、磁性载体档案按照《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/Tl5-l995)的有关要求整理编目。

3、电子文件按照《电子公文归档管理暂行办法》(国家档案局第6 号令)《电子文件归档与管理规范》(GB/Tl8894-2002)的有关要求整理编目。

4、实物档案包括各种荣誉奖品、宣传纪念品等不同载体和不同物质形态的实体原件,应当分类按件编写说明和编制目录。

(六)编制《全宗卷》

1、立档单位向市档案馆移交档案时,须同时移交全宗卷。

2、全宗卷应包括以下内容:(1)单位情况(2)档案收集(3)档案整理(4)档案鉴定与销毁(5)档案保管(6)档案统计(7)档案利用(8)档案管理新技术的应用(9)机关档案工作目标管理情况(10)全宗介绍。

(七)接收进馆档案要求及手续

1、市档案馆接收立档单位已经保存十年或五年具有永久、长期保存价值的档案。

2、为确保档案进馆质量,接收前移交单位应事先与市档案局(馆)取得联系,市档案局(馆)派人实地检查验收合格方能移交。

3、档案接收前,应按规定编制好《全宗卷》和按永久、长期编制好案卷目录、案卷文件级目录(全引目录)、归挡文件目录。档案移交时,应同时移交《全宗卷》和案卷目录、案卷文件级目录(全引目录)、归档文件目录(一式二套)。科技档案移交时必须编制科技档案总目录和分类目录,分别随同入馆档案移交市档案馆一式两份。

4、移交时,必须移交一份符合要求的案卷级、文件级机读目录、原文数据,用光盘报送。

5、立档单位应将本单位编制、编印的组织沿革、全宗介绍、大事记、报刊、年鉴、方志、文件汇编、成果汇编,本系统的各类基础数字汇编等资料随同档案一并移交。

6、移交档案时,移交单位应按市档案馆统一制发的进馆档案资料移交清册内容填报,同时交接双方应在档案交接单上签字盖章后各留存一份。

(八)附则

1、市档案局(馆)原有规定与本标准相悖的,以本标准为准。

2、中央驻焦的直属单位,按中央主管机关的规定执行,上级主管机关没有规定的,应执行本规范。
      3、经活动组和市档案局法规业务科检查验收,网上年检合格的单位,接收进馆时可免于检查验收。

 

焦作市档案局

2013122

 

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