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纸质档案数字化加工中的几个问题
作者:焦作市档案局  更新时间:2011-4-19

    近年来,随着信息技术的广泛应用,一些档案馆开始实施数字档案馆计划,或开始对部分馆藏纸质档案进行数字化处理,为今后实现档案全文信息网络化查阅作准备。中央档案馆也开展了馆藏纸质档案数字化加工工作,现就馆藏档案数字化加工的实践中遇到的问题及解决的对策与档案界同行探讨。
    1、加工各个工作环节的资料存留问题
    为保证纸质档案数字化每个工作环节的正常进行,保证纸质档案数字化各工作环节的顺利衔接,我们制定了一系列纸质档案数字化加工流程表,如《纸质档案交接登记表》、《纸质档案数字化加工流程单》、《扫描图像质检单》、《目录录入、校对统计表》、《目录与图像检查对应表》等,这些登记表在纸质档案数字化加工流程和数字化加工管理过程中起了重要的保障作用。数字化加工完成后,我们怎样处理它们是废弃还是保留?笔者认为不应废弃,应及时将这些登记表整理、汇总,装订成册,并在此基础上详细编写这批档案或这一全宗档案的数字化加工说明,包括全宗号、目录号、年代、案卷总数、件数、总页数、加工环境、电子数据容量、存储方式以及加工中存在的问题及解决方案等形成一套完整、规范的资料,保存起来,以备未来之需。首先它是纸质数字化档案数据有章可循的依据。如果数字化后的数据在验收时或使用时发现问题,它们是回查问题解决问题的最重要的依据。其次这也是留给后人的文字记录,是保证档案数字化工作前后一致和衔接不同时期、不同全宗档案数字化工作的有效手段。
    2、扫描件和非扫描件的界定
    目前有一些单位对同时存有正本、定稿、草稿的档案进行数字化的扫描界定范围是只扫描正本,如果没有正本的,扫描定稿,无正本无定稿的,扫描草稿。笔者认为只要是在数字化范围之内,对同时存有正本、定稿、草稿的档案都应同时定为扫描件,不应该人为割裂档案的前后形成关系,人为造成档案数据的不完整。首先不利于查档利用。比如《中华人民共和国宪法》(简称《宪法》),如果利用者只想利用《宪法》内容本身,查找第几款第几条,只看正本就够了,再有《宪法》都有公开发行本,直接查找发行本就行了,根本不用到档案馆来查,所发扫描时只扫描正本,就能满足这部分利用者利用的目的。但如果利用者想详细了解《宪法》的形成过程、起草过程、修改过程等,仅看正本是远远不够的,还要看历次的修改稿及与形成《宪法》有关的档案,这就要求正本、定稿、草稿必须同时扫,否则会给利用工作带来很大麻烦。其次不符合文书立卷标准。文书立卷要求:“……正本与底(定)稿应立在一起,正本在前,底(定)稿在后,重要文件的历次稿,定稿在前,其他历次修改稿以此排列……”。数字化形成的档案数据是纸质档案存在的一种形式,是一种利用起来更方便、更快捷的一种存在形式,它的内容不应该被人为地简化或割裂开。在已往的工作实践中,我们也曾尝到诸如因人本身主观的认识、人与人的不同认识、不同历史时期的不同认识等人为因素带给我们的苦衷,所以我们一定要慎重行事。
    3、档案的拆卷(件)与装订
    国家档案局于2001年1月1日开始实施国家档案行业标准《归档文件材料整理规则》,对原有的归档文件整理方法——立卷进行了改革,推行文件级整理,免去立卷、装订案卷等复杂环节,大幅度简化了整理中的手工操作,节省了人力、物力,提高了工作效率。2001年以后立档的文件均按此执行。但2001年以前立档的文件大都是案卷级整理组卷,这些档案在数字化扫描时必须涉及拆卷、装卷问题。而且拆卷和装卷已是当前纸质档案数字化加工流程中不可或缺的主要工作之一。据不完全统计,现案卷级整理组卷的档案装订大体分为两种情况:第一种情况是卷内每份档案三点一线装订;第二种情况是卷内每份档案三点一线装订。目前通常的做法:不论是第一种情况还是第二种情况,在数字化扫描进行前是定要拆卷(件),拆除装订物的,扫描完成后再重新装订起来。对于第一种情况,扫描后的案卷档案还要不要装订?对于第二种情况,在数字化扫描进行前还要不要拆件?扫描完成后,拆件还要不要装订?笔者认为,档案案卷(件)的拆装应视情况而定,基本原则是能不拆的不拆,能不装订的不装订。如果是第一种情况,可不用装订;如果是第二种情况,在不影响数字化扫描的情况下,尽量不要拆件,即使拆了也不要再装订。首先装订费时费力,既然档案已经数字化变成电子数据了,以后检索阅览在计算机上进行即可,档案案卷及原件无需装订,只要按顺序摆放在原卷皮或案卷盒里就行。其次采取整卷(件)装订,不利于档案的保护,如果案卷中有一份或一页档案出现字迹退化或纸张老化破损等问题需要进行修裱,或举办展览、拍电影电视需提取档案原件进行仿真复制等,只要取出需要的档案即可,来回拆装有损档案寿命。再次,如确需利用的原件,整卷提取也不便于保密。
    4、刻录档案数据光盘的的选择
    纸质档案数字化完成后,为保证数据的安全,光盘大多做为备份的载体之一被使用起来。光盘质量的好坏直接影响到档案数据能否长期保存和使用。目前市场上光盘品牌众多,鱼龙混杂,购买时要注意鉴别。质量好的光盘有正规的包装和防伪标志。最为理想的是,与光盘生产厂家或光盘研究机构建立联系,让其根据档案数据特点专门研究和生产存储档案数据的光盘,为我们所用。但是这种方式不太现实,毕竟一条光盘生产线的投入很大,而存储档案数据的光盘用量又太小,又薄利,亏本买卖没人做。所以笔者认为最合理最现实的办法是档案档案的科研部门设立一个机构,设立一个专门检测光盘质量的机构,对市场上的各种光盘进行检测,有针对性地定期发布一个拥有各种检测数据的质量检测报告,并结合档案电子数据的特点向购买者和使用者推荐可用光盘,刊登在档案报刊上,让购买者做到有的放矢安心购买,让使用者做到心中有数放心使用。
    5、原有检索工具——薄册式或卡片式目录的存留问题
    档案目录一直以来是馆藏档案利用和保管的必备工具。目前许多单位纸质档案数字化完成后,新的目录就开始作为重要的检索工具被使用起来,新的目录是在原有目录基础上形成的,安更全面、更准确、更系统地揭示了档案的内容和成分,被使用起来合情合理,但原有的检索工具薄册式目录或卡片式目录是否还要保留呢?笔者认为,在过去很长一段时间内,原目录作为手工查找档案的重要检索工具之一,发挥了应有的作用。它是一代代档案工作者依据档案原件依据当时的整理规则做出的,带有时代痕迹,即使原有目录彻底废弃不用了,也应挑一些有代表性的有特点的目录作为一种档案永久保留起来,它毕竟是档案事业发展,档案检索工具演变的一个历史见证。

                                                                     摘自《中国档案》2006.11

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