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 公告通知
焦作市档案局 关于加强档案业务外包安全管理的通知
更新时间:2017-3-31

为深入贯彻落实中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》,积极支持和规范社会力量参与档案事务,加强档案外包安全管理,确保档案实体与信息安全,努力推进我市档案事业创新发展。根据《国家档案局办公室关于印发<档案数字化外包安全管理规范>的通知》,结合我市实际,现将有关要求通知如下:

一、明确档案安全,规范资质标准

将档案整理事务性工作引进市场机制,以业务外包方式向社会购买服务,是新形势下做好档案工作的需要,但档案整理也存在一定风险和安全隐患。因此,一方面档案业务外包委托方要按照《档案法》《保密法》《档案数字化外包安全管理规范》等法律法规和有关规定,对档案业务外包服务机构的相关资质、业绩、人员、场地、设备和加工软件等进行审核,牢固树立安全防范意识,坚决防止“一包了之”。另一方面,档案业务外包委托方在与档案中介机构签订合同或协议后10日内,须到当地档案行政管理部门办理业务外包备案手续,提交档案中介机构的营业执照、法人身份证明、保密资质证书、档案登记备案证书,以及档案业务外包合同或协议等材料,以便规范我市的档案业务外包市场,确保档案安全。

二、落实主体责任,强化全程监控

档案业务外包委托方应当及时跟踪,有效介入档案安全和服务质量管控工作,形成有效约束机制,保障档案业务外包安全、规范、有序开展。  

对违反《档案数字化外包安全管理规范》要求,私自将档案业务交给未在当地档案行政管理部门备案的中介服务机构,造成档案损毁、丢失、泄密的,档案行政管理部门将按照《档案法》和《档案管理违法违纪行为处分规定》,依法追究档案业务外包委托方领导和有关人员的责任。

三、强化行政监管,促进规范经营

(一)切实加强日常监管。档案行政管理部门将根据档案业务外包和中介服务的特点,着力加强事中、事后监管,建立档案业务外包服务项目实施中的检查制度,不定期开展专项抽查活动,并督促档案业务外包单位加强项目终验工作,抓好安全和质量评估验收。

(二)着力加强执法检查。各级档案行政管理部门要将档案业务外包列入档案行政监督检查范围,重点检查档案中介服务机构是否具有保密资质,是否在档案行政管理部门登记备案;档案业务外包委托方的档案管理主体责任落实情况;档案业务外包服务过程中档案的安全保障情况等。要加强对档案业务外包服务质量和档案安全风险的监督检查,对发现的问题,要及时通报,限期整改。

 

 

焦作市档案局          

2017329

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