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电子文件、电子档案知识讲座(四)
作者:新乡市档案局  更新时间:2011-4-20

电子文件、电子档案知识讲座(四)

九 电子文件使用的载体及归档载体的推荐
       1、电子文件使用的载体介绍。随着电子计算机技术的发展,信息数字化记录技术也在不断地发展。目前,信息数字化记录载本育磁性、光学性和磁光性等类型。
       磁性记录应包括磁记录器和磁记录介质。其写入原理和过程是:从磁记录器的磁头缝隙里向外发散一个磁场, 它的强度和方向随着记录磁头线圈里的电流而相应变化。这电流本身是受一个电子系统控制,这个电子系统将信息的=进制数码转换成记录磁头里电流的正反方向。泄露的磁进入到磁记录介质中,使介质磁化,在记录介质上产生标志信息的二进制数码的饱和磁体,磁头从记有信息二进制数码的介质上读出信息的过程是写入的逆过程。磁带是最早出现的磁记录介质,在本世纪40年代前,磁带已作为录音介质出现,记录模拟信号。尽管信息数字化记录技术发展迅速,作为记录介质的电子计算机磁带仍大量用于数字存储技术中。磁带因宽度和形状不同而有很多种类,其相应的磁带机也有很多种类。磁带作为电子计算机外存。其存取速度慢,工作效率低,不能满足快速运行的的需要,因此,出现了硬磁盘存储技术。硬盘迅速成为大中小型电子计算机的主要外存。随着硬磁盘的微小型化,在微机中也得到广泛应用,成为微机的主要外部存储设备。硬盘因尺寸和磁层的不同,而有很多种类。磁带价格便宜,但由于采用串行的记录方式,数据存储时间长,不能满足电子计算机对外存设备高速存取的要求。硬磁盘可随机存储,加之高速旋转,所以数据存储很快,传输率高,但硬磁盘价格昂贵,一般不能脱机存储,所以作为大量存储数据的介质,非广大用户所能接受。软磁盘就是在上述两种介质的基础上吸取各自的优点而迅速发展起来的一种新型记录介质。按尺寸、记录面和记录密度分,软硬盘也有很多种类。
       光盘存储技术,是新发明的最重要的数字存储技术。它的写入和读出的基本原理是:把激光聚集成小于1um的微小光点。能量高度集中,使存储介质上被照射点产生物理。化学变化,从而进行物理标记。用这种方法来进行数字记录,例如凹坑记录,其物理标记就是记录薄膜上被熔蚀的小孔。再用微小的激光点在介质上扫描,根据反射光的变化就可读出记录的数据。光盘可分为只读式、一次写多次读、可擦写等三种类型。
        2、电子文件归档应选择记录载体。电子文件的存储及归档应使用记录载体。尽管从理论上讲,数字信息不随着时间而衰减,但载体的选择仍是一个重要问题,选择不当会造成信息很快丢失,甚至造成维护、转换的极大困难。
       选择载体的依据是:(1)尽量选择有国际和国家标准的载体;(2)有发展前途的,其使用的软硬件应有多个供应渠道;(3)载体内在性能稳定。耐久性得到公认;(4)能较方便地进行保护;(5)载体及其记录所必备的软硬件,价格便宜并为用户所能接受;(6)能较容易地检测出载体的质变现象,以便能在载体变化之前将文件复制到新的载体上。
       要根据实际情况选用载休。无论是办公自动化(OA)过程中还是辅助设计(CAD)中产生的电子文件,以及网络传输的电子文件,在其存储和下载时都是保存在载体上。在归档前的一段时期可存在软盘、磁带上,或存在大容量的可擦除光盘上,这样做比较经济。电子文件一旦作为电子档案长期保存,就应选择标准化程度高、性能稳定、有发展前途、价格便宜、容易检测、显示还原方便、能长期保存的载体。对于大量的CAD设计产品,可用一次写式光盘,对于OA产生的电子档案也可选用只读式和一次写入式光盘或磁带。软盘不能作为长期保存的电子档案的载体。对于永久保存的特别珍贵的电子档案,则应转到纸或缩微胶片上,因为电子档案载体不稳定性及相应的软硬件设备生命周期短是众所周知的。
       十 电子档案的保存与维护
       电子档案的特性不同于纸质档案,决定其在保存与维护方面的复杂性。如何保存,维护电子档案,使之安全、可靠并永久处于可准确提供利用的状态,是档案工作者急需解决的问题。
       第一,要保证电子档案载体物理上的安全。一般情况下,电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上,所以,要建立一个适合于磁、光介质保存的环境,诸如温湿度的控制,存放载体的柜、架及库房应达到的有关标准的要求,载体应直立排放,并满足避光、防尘、防变形的要求,远离强磁场和有害气体等。
       第二,要保证电子档案内容逻辑上的准确。电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的,在以后的利用中,必须依赖于电子计算机软硬件平台将电子档案的内容,还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。这对于电子档案而言是一个较为复杂的过程。因为,电子档案来自各个方面,往往是在不同的电子计算机系统上形成的,且在内容的格式编徘上也不尽一致,这种在技术和形式上的差异,必然导致在以后还原时,所采用的技术与方法的不同。而电子档案在形成时所依赖的技术,往往是已经过时的技术,这是科技进步所带来的必然结果。
       因此,除对电子档案本身进行很好的保存外,还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存,或采用其它方法和技术加以转换。
       第三,要保证电子档案的原始性。对于一些较为特殊的电子档案,必须以原始形成的格式进行还原显示。可采用以下三种方法:一是保存电子档案相关支持软件,即在保存电子档案的同时,将与电子档案相关的软件及整个应用系统一并保存,并与电子档案存储在一起,恢复时,使之按本来的面目进行显示;二是保存原始档案的电子图像;三是保存电子档案的打印输出件或制成缩微品,因为这是最为稳妥的永久保存方法。
       第四,要保证电子档案的可理解性。对一份电子档案的内容来说,常常有不被人完全理解的情况。为了使人们能够完全理解一份电子档案,就需要保存与档案内容相关的信息。这些信息应包括:元数据;物理结构与逻辑结构的关系;相关的电子档案名称、存储位置及相互关系;与电子档案内容相关的背景信息等。
       第五,要对电子档案载体进行有效的检测与维护。电子档案载体,特别是磁性载体,极易受到保存环境的影响。因此,对所保存的电子档案载体,必须进行定期检测和拷贝,以确保电子档案信息的可靠性。定期检测,应每年一次,采用等距抽样或随机抽样的方式进行,样品数量以不少于10%为宜,以一个逻辑卷为单位。首先进行外观检查,确认载体表面是否有物理损坏或变形,外表涂层是否清洁及有无霉斑出现等。然后进行逻辑检测,采用专用或自行编制检测软件对载体上的信息进行读写校验。通过检测发现有出错的载体,须进行有效的修正或更新。应每四年拷贝一次,且原载体继续保留的时间不少于四年。对于电子档案的检测与维护,必须进行严格管理,因为任何一次误操作,都可能使保存的电子档案遭到人为损害,甚至造成难以弥补的损失。必须建立相应的维护管理档案,对电子档案的检测、维护、拷贝等操作过程进行记录,避免发生人为的误操作或不必要的重复劳动。
       对电子档案的有效保存与维护,是一项极其重要而复杂的工作。因而,在对电子档案的保存与维护过程中,应    充分考虑环境、设备、技术、人员及电子档案的特点等综合条件,来制定技术方案和工作模式,并采取有效措施,以确保电子档案的安全可靠,能够永久地处于可准确提供利用的状态,使其在社会生活中发挥更大的作用。
       十一 电子档案的利用与管理
       电子档案的利用与纸质档案相比,显著不同的是更快捷、更方便。但这必须建立在电子档案所依赖的技术上,且必须满足必要的先决条件和采取相应的管理措施才能够实现。
        1、电子档案提供利用的方法。对档案部门来说,电子档案提供利用,一般有三种方法:即提供拷贝;通信传输;直接利用。
      (1)提供拷贝,档案部门向利用者提供载体拷贝时,应将文件转换成通用标准文档存储格式,由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时,也可以向这些用户提供打印件或缩微品。
      (2)通信传输。即用网络传输电子档案。这一方法比较适合馆际之间的信息资源互相交流及向相对固定的查档单位提供档案资料,可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。
      (3)直接利用。是利用档案部门或另一检索机构的电脑,在档案部门的网络上直接查询的一种方法。其特点是:可为利用者提供技术支援;同通信传输相比减少了大量的管理工作;可以使更多的读者同时利用同一份电子档案。这种方法的可能性,取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少,这是可以解决的问题。
       2、电子档案的利用管理。由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化,导致利用工作的复杂性。因此,加强电子档案的利用管理,就显得特别重要。利用管理的内涵很丰富,从信息安全的角度出发,主要有对用户及提供利用者的管理、对提供利用载体的管理及利用中安全保密措施等。
      (1)使用权限的审核。电子档案利用所涉及到的人员有:档案载体的保管人员;数据系统的管理人员;利用者及维护操作人员等。由于他们各自工作性质和责任的不同,因而对其进行使用权限审核是十分必要的。审核应由利用的决策者执行。首先,要根据各种人员级别、层次进行使用权限的认定,并依此向利用系统注册登录。在利用中,由系统自动判定当前使用者身份的合法性及其所使用功能的范围,并由系统自动对其使用各种功能操作的路径进行跟踪与记录。对涉及使用未经授权的功能,应能拒绝响应并给予告警提示。其次,在电子档案存储载体的使用上,要根据电子档案内容的密级和开放程度,来确定其使用控制程度,在使用中依据利用者背景情况和利用目的来决定对他的授权。
      (2)拷贝的提供与回收。提供电子档案拷贝是一种主要的利用方式,但必然带来利用时间与利用地点的分散,如果管理不好,将会造成档案信息无原则的散失。因而,必须采取有效的措施和方法,对其进行严格管理。应依据利用者的需求和确认使用权限后再进行拷贝的制作。原则上尽量避免把载体上存储的电子档案信息全部拷贝,并通过技术手段防止所提供拷贝的再复制。除经过编辑公开发行的电子出版物外,对那些提供利用的拷贝必须进行回收。要有完善的提供拷贝手续,提供者和利用者双方应对提供拷贝的内容进行确认,并对使用载体的类型、数量、使用时间、最后回收期限及双方责任人等情况进行登记。对回收来的拷贝,应作信息内容的消除处理。
     (3)利用中的安全措施。电子档案在利用中的保密与安全是十分重要的,而且同纸质档案相比,更加难以控制。因此,在电子档案的利用中,应特别注意以下几点:
       一是采用的利用方式,应视利用者的情况而定,不能无原则地向所有利用者提供全部利用方式;二是依据电子档案内容的密级层次,进行有效的管理。一般情况下,对于内容不是完全开放的电子档案,不宜用拷贝的方式提供利用,对于提供拷贝的制作,必须在有效监控下进行;三是采用通信传输或直接利用等利用方式时,对有密级的信息内容要进行加密处理,并对所使用的密钥进行定期或不定期的更换;四是系统应对利用的全过程进行有效的跟踪监控,并自动进行相关记录,作为对利用工作查证的依据;五是利用的系统应有较强容错能力,避免由于误操作所带来不可挽回的损失。
        对电子档案的利用与利用管理,是我们遇到的新课题,做好这方面的工作,就能准确、快捷、安全、完整地向用户提供各种方式的服务,满足用户的需求。
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