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电子文件、电子档案知识讲座(五)
作者:新乡市档案局  更新时间:2011-4-20

电子文件、电子档案知识讲座(五)

十二 档案馆管理电子档案的设备配置
       管理电子档案不同于管理纸质档案,管理电子档案要依赖电子计算机的软硬件环境。电子计算机的软硬件产品明目繁多,我们不可能以罗列产品的方式讨论管理电子档案所需要购置的软硬件设备。我们可以通过讨论电子信息处理技术对电子计算机的软硬件依赖情况,使使档案馆得到启发。 
       1、数据库管理系统。
       数据库是在电子计算机的外存储器上,按一定组织方式存储在一起的,相互有关且具有最小冗余度和可共享的、具有较高独立性的、能确保安全和完整的数据集合。数据库系统是用于组织和存取大宗数据的管理系统,它是有关电子计算机系统(硬件与基本软件)、数据库及其描述机构、数据库管理、用户及其应用程序、数据库管理员等几方面组成的总体。数据库管理系统是一组软件,它具有数据库定义功能、数据库管理功能、通信功能,通常由数据描述语言及其编译程序、数据操纵语言及其编译程序、数据库管理例行程序等三部分组成。关系性数据库管理系统是当前普遍采用的性能较好的数据库,如SYS-TEMR、dBASE、ORACLE SQL/DS和DB2等。分布式数据库管理系统是当今信息处理领域中愈益被人们重视的一个分支,它是一组结构化的数据的集合,在逻辑上属于同一系统,而物理上分布在电子计算机网络的不同结点上。80年代后期,人们力图把关系数据库系统和面向对象的方法结合起来,探讨新一代的数据库,以适用新的应用领域的要求,这种新一代的数据库系统称为面向对象式数据库管理系统。多媒体数据库管理系统,是指对以数据库方式在电子计算机存储设备上合理存放的相互关联的多媒体信息的管理,这些数据集合及管理的特点是语义丰富、信息量特别大、管理过程特别复杂,更需要有技术环境支持。一般的数据库管理系统不适合工程数据的管理,如复杂实体的处理、动态模式的修改与扩展等,人们又开发了工程数据库管理系统。数据库的种类今后还会不断地扩大和完善。
       2、存储及输出设备。
       信息数据的存储需要相应的电子计算机外部设备和存储介质。主要有:磁盘存储器、磁盘、磁带和磁带机,光盘和光盘驱动器等。信息擞据的利用需要相应的输出设备。主要有:终端(通常有一个键盘和一个显示装置的组成),打印机等。
       3、软件和程序。
软件,即电子计算机系统中使用的各种程序和文档。软件中最重要的是操作系统,它是对电子计算机软硬件资源进行管理和控制的程序,也是用户和电子计算机系统的接口。各种系统程序和应用程序都是在操作系统控制下运行。根据操作系统所管的资源不同以及提供服务方式的差别,操作系统大致可分为多道批处理、分时、实时、网络和分布式等五种类型。程序是为解决某一问题而设计的一系列指令。根据被解决问题的目的不同而又可分为系统程序和应用程序。
       4、数据结构和数据。
       为保存电子文件的可存取性、可理解性、可利用性,必须对电子文件数据结构及类型进行了解。数据结构,即数据的组织形式,它既描述数据对象,又描述这个集合中数据元之间的相互关系。数据又有格式数据、正文数据、时态数据、图形数据、图像数据、声音数据等之分。
各档案馆可根据自己现在保存和处理的或将要保存和处理的电子档案,参考上述四个方面的介绍,来决定自己选择的数据库管理系统,电子计算机软硬件平台、存储及输出设备、数据结构与数据以及元数据、背景信息等,购置所必须的电子计算机软硬件及外部设备,确保电子档案的管理和开发利用。 
       十三 电子档案相应设备过时的对策
       电子档案管理,必将遇到记录载体不耐久,读写档案信息的软硬件技术过时等大问题。现代信息载体的寿命相对于技术过时而言,显得并不十分重要。世界上几乎没有一个厂家可以保证,他生产的硬件和软件不会过时。技术过时使得各种信息的寿命受到威胁,几乎都不安全。数字信息技术是载体、记录格式、软件、硬件等有机的集合,即使记录载体完好,如果检索、输出或编辑它的软件中任何一项技术过时,都将影响电子档案信息的读出。而对技术过时问题,一定要采取相应对策,以免电子档案信息受损。到目前为止,这些具体对策还正在研究探索阶段,下面列出几种方法供有关人员参考。
       1、再生性技术保护。是指将技术过时的载体上的信息适时地转移到纸或缩微胶片上,不再使用电子计算机软硬件读出。这种方法为长期保存信息提供方便并避免技术过时带来的任何麻烦。同时也存在一定的问题:一是有些信息无法转移到硬拷贝上,如声音信息、超文本信息、多媒体信息等;二是失去了电子档案的原有的面貌,也失去了电子格式的传递和使用的灵活性。
       2、建立电子计算机技术档案馆。建立电子计算机技术档案馆,收集过时的电子计算机软硬件,提供利用,读取那些过时技术记录在载体上的信息内容。例如,收集过时的磁带驱动器和过时的操作系统等。这种方法要广泛收集、保管过时技术的全套软硬件,还必须保管操作这些过时技术的某些技能,还有老化和维护问题,代价十分昂贵。
       3、仿真。这是制造一种运行过时硬件及其软件的软件。在这个软件中对某一硬件与软件的模仿,使得认为原来的软硬件在形式上仍然可用。利用这种方法来挽救过时技术的当时记录,从技术上看虽然是可能的,但实际工作中还有很多问题,如兼容性不可靠,仿真器的耐用性维护等。
        4、拷贝和迁移。拷贝是在原来的技术环境下定时重写信息数据,防止由于记录载体理化性能变化而引起的信息丢失。这应该成为档案馆管理电子档案的一项基本方法。这种方法不能解决由于技术过时而引起的电子档案长期保存问题,但可用转换的方法。将数字信息从一种技术环境转换到另一种技术环境(包括硬件和软件)上的复制称为迁移。迁移是随技术变化适时改变数字信息格式的一种处理过程,这个过程使得信息在将来也可以被存取。迁移意味着基于字符的数据,可以从一个存取载体转移到另一个存取载体上,以进行电子信息的保护。迁移要求电子计算机既可读出旧格式,也可将它写在新格式上。迁移到不同操作系统时,可应注意优先维护信息内容与使用功能。
        上述四种方法,我们认为,再生性技术保护,虽然有些缺点,但它的优点也很突出,对于一些利用率较低的电子档案,也不失为一种好方法。建立电子计算机档案馆,不是我们档案部门力所能及的可采用的方法。仿真,在新型软硬件大量涌现的今天,制造一个执行过时硬件和其软件的软件,不太可能是永远有效的方法,软件制造商最终必然要放弃某些软件的向下兼容性。拷贝和迁移,是电子档案长期保存的一种可行的方法。
       十四 电子档案的传输
       电子文件的传输与纸质文件有所不同,由电子文件归档而形成的电子档案在传输方面也就具有了新的形式。就目前的电子计算机技术来说,电子档案传输主要有两种形式:
一种是利用存储介质传输。这里所说的存储介质包括磁盘、光盘、磁带等。传输前先把电子档案复制到存储介质上,利用人力送到目的地。这种方式只是利用了电子计算机的存储和读取技术,传送方式跟纸质档案并没有本质的区别。
       另一种方式是利用计算机网络技术进行传输。网络技术使得电子计算机应用的领域和作用都有了质的飞跃,电子档案的传输更具有纸质档案不可比拟的优点,使得档案传输不再受地理和人力的限制,传输速度也是纸质档案不可想象的。在网络传输方式中,根据传输区域的大小,又可以分为局域传输和远程传输。局域传输主要应用于单位内部,利用局域网技术,特点是传输速度快,对于一些有实时要求的用户来说非常适合。国内有很多单位目前已经实现了网上办公,各种文件的下发和签阅,工作的安排等都在网络上进行,所形成的电子档案也就可在网上传输。目前有很多单位都开始将纸质档案电子化,各种设计图纸、文书档案等都通过扫描仪进入电子计算机,存在档案馆室的服务器上,其它人员需要某份档案时,就不用再到档案馆室翻阅,直接在自己的电子计算机上进行查阅就行了。另外一种是远程传输,它是利用远程网络技术,现在也得到越来越广泛的应用。特别是近两年互联网技术的发展使得档案的异地传输变得简单易行。通过电子邮件的方式,即使是远在异国他乡,传输一份电子档案也可能只需几秒到几分钟的时间,并且可以在自己的办公桌上进行操作,大家不再共用一台传真机。
       利用网络进行电子档案的传输得到了越来越广泛的应用,也给人们的日常工作带来了越来越大的好处。但随着应用范围的推广,也暴露出一些技术上的问题:一是档案传输中的安全问题。
档案在传输过程中,数据很容易被他人窃取。对于一些高度机密的档案,这无疑是一个值得认真对待的问题。目前比较可行的方法是在档案传输前把数据加密,档案达到目的地后再进行解密,这样即使传输中的数据被窃取,也是一堆杂乱无章的数字码,很难直接应用。二是电子档案传输所使用设备可能会携带病毒,对接受单位的电子计算机造成有意或无意的破坏。这个问题一直受到人们密切关注,目前已有一些方法可以部分解决这一问题,主要是在电子计算机上安装防病毒软件,自动对来自网络上的文件进行病毒检测。三是电子档案的合法性问题。纸质档案上的单位盖章和领导签字,是有法律效力的,而在电子档案的签字(即所谓“电子签字”)目前并不受档案部门和其它法律部门的认可。现在有些单位全部使用电子计算机办公,生成的电子文件有没有法律效力,在法律上也还没得到解决。
       对于档案部门来说,电子档案的传输主要体现在电子文件的收集整理和电子档案的利用上。一方面把办公部门产生的各种电子文件和生产及设计部门产生的电子图纸通过网络收集到档案管理部门来,在电子计算机上进行分类、组卷、归档;另一方面当其它人员需要某份电子档案时要准确及时地提供给用户。当然,跟纸质档案不同的是,电子档案在网上被查阅后不需要归还,因为原来的的电子数据并没有被“拿走”,而只是“复制”了一份而已。
       总之,随着电子窘境和网络时代的的到来,档案生成的电子化,档案传输的网络化正逐步走入人们的日常工作中,利用新的技术来提高档案管理的效率也是档案工作面临的一个新的机遇和挑战。

 

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