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电子文件、电子档案知识讲座(六)
作者:新乡市档案局  更新时间:2011-4-20
电子文件、电子档案知识讲座(六)
 
十五 电子档案管理理论方法的创立
       电子计算机的应用在我国迅猛地发展,政府机关和社会各行各业都在积极创造条件采用电子计算机提高工作效率,加速现代化进程。电子文件如何归档?归档后的电子档案如何管理和开发利用?这些问题在我国还没有得到解决。
       电子档案在世界范围内也是历时不长的新鲜事物,国际上对电子文件及其归档后形成电子档案的管理非常重视。如加拿大人提出:档案工作者不仅要保管档案,而且要保管与档案相关的信息。加拿大国家档案馆与财政部联合开发政府机关办公自动化方面的软件及制定相关标准,在联邦政府内强行推广,其目的是方便电子档案的统一管理。美国学者提出虚拟档案的设想:认为在今后的十年内,社会所建立的几乎所有机构的档案,都将采用电子制作和传递。由于电子档案的存放位置和对它使用几乎毫无关系,无论放在哪儿都能同样容易地被用户利用。这样一来,现在以保管为目的的实态档案库将成为虚拟档案联结点。未来的虚拟档案不再用收集、保管和提供现场检索的方法来管理,而是控制有关档案的信息及其利用方法来确保它的保存、处置和利用。美国国家档案馆采取非常谨慎的态度,他们把大量的电子档案回到ASCⅡ代码、存储在工业磁带上。法国人强调电子档案处理要碰到一系列问题:如档案的定义、档案部门的职责、档案生命周期的概念、档案的评价和挑选、档案的分类和著录,以及档案的保存。电子档案的开发利用也要碰到一系列问题,如电子档案传播会发生法律障碍、经济上的困难、信息超越国界等。澳大利亚采用分布式管理方针,不主张电子档案集中保存,要求存放在各形成单位,但要受档案馆指导、监督。国际档案理事会电子档案委员会于1998年上半年制定出《电子档案管理指南》,它只讲述了技术发展的趋向,机构以及一些法律问题等,未描述电子文件及其归档后形成电子档案的具体管理方法和技术。总之,国际上对电子档案的管理认识不统一,也未形成一套管理理论、方法。
       我国的档案管理学是经过几代档案工作者的努力和长期实践、不断丰富而形成的一门完整的管理学科,但它不完全适用于电子档案的管理。例如:它强调“原件”才具有法律凭证作用。在电子档案中,由于技术原因,强调原件毫无实际意义,那么怎样才具有法律凭证作用?它强调档案集中保管,电子档案是集中保存好,还是分布式保管好?这是一个有争议性的问题,有待在实践中找出正确答案;纸质文件的归档完全可以不管文件的形成及承办过程中的具体情况,而电子文件的归档必须在电子文件的形成和设计阶段,档案人员就要进行参与,否则将无收集、整理、归档可言;纸质文件归档及其档案管理,不是以技术环境为前提,而电子文件的归档及其档案管理,必须在原有的设备和技术条件下进行,档案部门将会碰到一系列技术问题,必须要一一解决,方能达到管理和开发利用电子档案的目的;电子档案的管理是一项极其复杂的技术工程,与纸质档案管理截然不同,所以应充分注意到电子档案管理的各项标准、法规的建立,以防有长期保存价值的电子档案在形成、使用、归档过程中遭受损失,等等。我们要在坚持电子文件必须归档形成电子档案,电子档案是档案一个门类的基本指导思想的前提下,根据电子档案、电子档案的特性,及其所涉及到有关载体的理化性能和技术设备不断更新的实际情况,在认真研究不断实践的基础上,创立我国的电子档案及其电子档案管理理论;管理方法和技术;管理标准、法规和制度,形成我国的电子档案管理学科,促进档案事业进一步发展。
       十六 电子档案光盘信息的组织结构
        应用光盘作为载体,将电子文件(特别是CAD电子文件)。电子档案存放到光盘上,建立电子档案光盘库,是解决企业档案资料存放空间不足,提高档案利用率和档案管理水平的重要途径之一。与纸质载体相比,光盘具有存储量大、易于保管、便于检索浏览等特点。
       为了使各单位(特别是企事业单位)更好地建立以光盘为载体的电子档案,为了充分利用电子档案信息并使光盘成为易于交换档案信息的载体,需要明确地规定光盘存诸档案信息的组织结构,回答以下几个问题:
       1.每张光盘中应包括哪些文件?首先是电子档案本身。这是我们建立电子档案的主要内容,它又分图形、图象、文本等类型。其次是类目表,这是一种记录档案分类信息的文件,是档案检索的重要工具。通过类目表,我们可以迅速方便地检索电子档案具体内容。还有著录文件,是说明电子文件各种属性的文件。
       2.各个文件之间的关系是什么?存放在一张光盘中的电子档案之间都存在一定的关系。比如,它们都属于某一个工程或属于某一年的文件。在同一个工程中,它们又可能分属于不同的类目等;这些关系,在类目表和著录文件中都应该描述清楚,使这张光盘中的电子档案形成一个有机的整体。应用光盘时,通过这种描述,可以方便地了解各电子档案的所属及其相互关系,也可以通过这种描述,查找电子档案,了解其相关属性。
        3.文件格式如何规定?明确而又灵活地规定类目表和著录文件的格式是存放着电子档案的光盘适合保存、便于使用的关键。但这些格式一般要符合相应的国际标准和国家标准规定的格式。
       明确地规定光盘存储的档案信息组织结构后,可以达到如下目的:(1)便于光盘存储的档案信息交换。企业之间。企业内部各部门之间在交换电子档案时,可以按照这个规定制作和阅读光盘。(2)便于光盘归档。企业各部门向档案部门提交电子文件归档时,可以按照这个规定将电子文件存储在光盘上,档案部门可以按这个规定阅读和检查收到的光盘,并将其并到整个计算机档案管理系统中,供整个企业甚至外企业联网查询浏览。企业在向上级主管部门上缴电子档案时,也可以按照这个规定制作。(3)便于编制光盘信息管理系统。 CAD系统的开发单位可以根据这个规定,编写CAD电子文件光盘的制作软件、CAD电子文件的查询软件、CAD电子文件的阅读和浏览软件以及CAD电子文件光盘信息管理系统等。
       十七 电子档案管理人员的培养
       电子文件归档,电子档案保存及开发利用,都要靠管理人员。由于电子档案的信息内容是数字化,文、档处理需要一体化,电子档案保存是技术化,开发利用形式又是多样化,造成电子档案的管理与纸质档案的管理,有着截然不同的区别,形成了电子档案管理的特殊性。
       电子档案的管理人员,必须具备电子计算机应用及自然科学基础知识:如高等数学、物理学、化学、电子学、微电子技术、电子计算机技术,电子计算机软件技术、现代通信及电子计算机网络技术、办公自动化及电子计算机辅助设计技术、设备维护及标准化知识等。同时也要可掌握档案管理基础知识:如档案学概论、档案管理学、文书学、档案保护技术学等;还要熟练地掌握英语。
       电子文件归档及其电子档案保存及开发利用,是一件新生事物。其管理人员档案界没有,社会上也没有储备。培养和造就一批电子档案管理人员,是当务之急,必须引起档案界、教育界及社会各界高度重视。要采取各种措施,加以解决。我们认为,可采取以下三种途径培养电子档案管理人员。
        一是各高等院校的档案专业,要把电子档案管理人员的培养当作一件大事来抓。要按电子档案管理人员必备知识和技能的要求,拟定教学大纲,组织教材编写。要按“技术工程”的要求招收新生,进行系统的培训,要尽快造就成批的电子档案管理人员,以适应电子档案管理迅猛发展的需要。
       二是从社会上广泛招集具有理工专业的大学本科学历。懂电子计算机软硬件技术或数字通信技术的工程技术人员;由档案系统的教育部门组织,进行一年左右的短期集中培训,就档案学概论、档案管理学。文书学、档案文献编纂学、档案保护技术学等,进行系统教育,帮助他们提高档案意识,掌握档案管理的基本理论、管理环节、管理原则、方法及保护技术等,以适应对电子档案管理的需要。
       三是从档案战线抽调一批具有大学本科学历,并具备档案管理基础知识,且对电子档案有一定了解的档案人员,由档案系统的教育部门组织,进行一至二年的集中培训,要求他们对自然科学的基础学科、微电子技术、电子计算机软硬件技术、数字通信及电子计算机网络技术、电子计算机在档案部门应用技术等进行系统培训,以适应电子档案管理的需要。
       现在档案系统的各种工程技术人员少,而且不够稳定,这不利于档案事业进一步发展,尤其不利于电子档案的管理。这应该引起国家和档案行政管理部门的高度重视,应考虑设置电子档案管理及其他工程技术人员的相应专业技术职务,并制定相应的有利于吸引和稳定电子档案管理及有关工程技术人员的措施。总之,要采取多途径。多方法培养电子档案管理人员,扩大档案系统的工程技术队伍。
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