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档案业务学习资料(第二期)
作者:新乡市档案局  更新时间:2011-4-20
 

档案管理学

一、   填空题

1、在我国迄今发现最早的档案是3000年前殷商时代的甲骨档案

2、档案整理工作的内容主要是区分全宗、全宗内档案的分类、组卷、案卷的排列和编制检索工具。

3、照片档案一般包括照片、底片、说明词三部分内容。

4、档号是由全宗号、案卷目录号案卷号和卷内文件页号(张、件号)组成的。

5、属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交。

6、常见的特殊载体档案主要有:录音磁带、录像带、磁带、光盘等。

二、单选题

1、划分古代档案、近代档案、现代档案的标志是(b

A.来源标准   b.时间标准   c.内容标准

2、全宗的补充形式有 (  c 

a.全宗群   b.国家档案全宗   c.联合全宗

3、鉴定档案价值的基本方法是(  a 

a.直接鉴定法  b.简接鉴定法   c.综合鉴定法

4、录音、录像磁带档案正确的存放方式是(  b 

a.横放   b.竖放   c.斜放

5、档案存放位置索引的编制单位为(  c 

a.文件   b.案卷   c.全宗

6、会计档案有会计凭证、会计帐薄和(  b  )三部分组成

a.财务报告   b. 财务报表   c. 财务决算

三、名词解释

1、档案:是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

2、全宗:是一个机关、团体或著名人物在社会活动中形成的全部档案。

3、归档:是指各机关文书部门或业务部门,将工作活动中形成并办理完毕的文件整理立卷,定期移交给本机关档案室集中保存的活动过程。

4、人物全宗:是社会知名人士(如社会活动家、科学家、艺术家、教育家、企业家、英雄模范等)在其一生活动中形成的档案整体。

5、国家档案全宗卷:是指归国家所有,由国家统一管理的

一切档案财富的总和。

6、档案著录:是指在编制检索条目时,对档案内容特征和形成特征进行分析、选择和记录过程。

7  大记事:是按照时间顺序简要记载一定历史时期的发生的重大的事件的一种参考资料,它系统扼要地记载一定事件的历史发展事实,揭示重要事件和活动的发生、发展的过程以及他们彼此之间的关系。

8、专门档案:是专门业务活动的真实记录,是机关团体,企业、事业单位档案的重要组成部分。如:会计、教学、人事等。

9、档案保管期限表:就是以表册形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的一种指导性文件,它是各档案馆(室)鉴定档案的价值,确定档案保管期限的依据和标准。

四、简答题:

1、简述文件转化为档案的条件是什么?

答:(1)只有办理完毕的文件才能转化为档案保存;

   2)只有对日后工作和科学研究具有考查价值的文件,才有必要作为档案保存;

   3) 只有按照一定规律集中保存起来的文件,才能最后作为档案。

2、简述立档单位的构成条件是什么?

   答:(1) 可以独立行使职权,并能主要以自己的名义单独对外行文;

      2) 设有会计单位或经济核算单位,自己可以编造预算或财务计划;

      3) 设有管理人事的机构或人员,并有一定的人事任免权。

3、简述档案保管工作的任务是什么?

答:(1) 防止档案的损坏;  2) 延长档案的寿命;

3) 维护档案的安全。

4、常见的检查工具有哪些?

答:有案卷目录、分类目录、主题目录、专题目录、文号目录、人名卡片目录和档案馆指南

5、档案馆档案的来源有哪些?

答:(1) 接收现行机关的档案;(2)接收撤销机关的档案;

3) 收集历史档案;(4) 档案馆之间交换档案。

6、简述档案馆接收现行机关档案的质量要求是什么?

答:(1)进馆档案要保持全宗的完整性;

2) 进馆档案必须是经过鉴定的具有长久保存价值的;

3) 要把与立档单位有关的编研材料和检索工具一并接收。

7、档案整理工作的原则是什么?

答:(1) 按照档案形成的特点和规律进行整理;

2) 充分利用原有基础;

3) 保持文件之间的历史联系;

4) 便于保管和利用;

8、简述档案提供利用的意义是什么?

答:(1) 档案利用工作体现档案工作的根本目的;

2) 档案利用工作是衡量档案部门成绩大小的主要标志;

3) 档案利用工作能够检验和推动基础工作;

4) 档案利用工作是对档案与档案工作最有效的宣传;

 

 

电子文件与电子档案管理

 

一、名词解释

1电子文件: 是指在数字设备及环境中生成,以代码形式存储和磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通讯网络上传输的文件。  

2物理归档:是把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上,向档案部门移交的过程。

3逻辑归档:是指在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。

4、电子文件的提供利用:是指采用多种有效的方式、方法,直接提供电子文件及其信息加工成果,及时、准确地满足用户的利用需求。

5、联机检索:是指过电子文件信息用户利用计算机终端,以人机对话的方式直接对文件信息进行检索查询、浏览、输出等操作。

6、迁移:将数字信息从一种技术环境(平台)转换到另一种技术环境上的复制就是迁移,它是随计算机软硬件变化适时改变数字信息格式的一种处理过程。

二、单项选择题

1下列关于电子文件的说法,哪个是不正确的?(D

A、电子文件对计算机系统具有依赖性

B、电子文件相对于纸质文件信息易丢失

C、电子文件的内容和载体可以分离

D、电子文件的内容和载体不可以分离

2使用数字设备采集或制作的画面,属于那种电子文件(C

A、文本文件  B、图形文件  C、图像文件  D、声音文件

3下列按照文件功能分类的电子文件为(D

A、命令文件  B、转换文件  C、多媒体文件  D、支持性文件

4 电子文件信息可以在不同的载体上同时存在或相互转换,这说明电子文件具有(A

A、信息和特定载体之间的可分离性   B、信息的非人工识读性   C、信息的易变性           D、系统依赖性

5、关于电子文件实行网络传输方式归档的正确说法是(C

A、电子文件的网络传输归档就是逻辑归档 

B、电子文件本身并没有移交到档案部门

C、电子文件的网络传输归档是物理归档的方式之一 

D、电子文件的网络传输归档应避免实时归档

6电子档案的正确保管条件是(C

A库房温度应控制在0以下B库房应尽量不通风

C存放应尽量远离强磁场   D、单片载体应避免竖立存放

7 采用随机存储方式但不能作为长期保存数据记录的介质是(B

A、磁带     B、软磁盘    C、硬磁盘    D、光盘  

8电子文件真实性和可靠性的内在依据是(A

A、原始记录性    B、可信度    C、集成性  D、有效性

9在完全办公自动化的文档一体化时代,电子文件的归档时机应为(A

A、文件形成时  B、文件利用阶段  

C、文件的历史阶段  D、文件的保存阶段

10、馆藏磁性载体电子档案抽样检测周期是(B

A、一年  B、二年  C、三年  D、四年

11磁性载体上的归档电子文件转存周期是( D )

A、一年  B、二年  C、三年  D、四年 

12电子文件管理特有的标准是(C

A、《档案著录规则》

B、《信息交换用的七位编码字符集》

CCAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》      

D、《归档文件整理规则》.

13电子文件利用的原则是(B

A、复用原则          B、经济原则

C、开放原则          D、共享原则

14电子文件编研与纸质档案编研相比(B

A工作效率低        B编研成品形式更为多样

C传播途径少        D更易保护信息安全

15不属于只读光盘的是(B

ACD-DA       B CD-R

CVCD          DCD-ROM

16、关于电子文件的收集积累,不正确的说法是( C )

A电子文件要与纸质文件之间相互建立准确、可靠的标识关系          

B“无纸化”办公产生的电子文件必须随时备份        

C专用软件产生的电子文件、只收集电子文件本身

D、记录了重要文件的主要修改过程,具有查考价值的电子文件应予保留

17、对电子文件载体采取抽样检验,抽样率不低于(A

A10       B30      C50    D70

18、不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程是( A )

A、逻辑归档           B、物理归档 

C、介质移交           D、实时归档

19、电子档案保管的双重使命是( C )

A、纸质、电子档案同时保管     

B、对电子档案进行备份 

C、对载有信息的载体和电子信息本身的保护

D、电子档案的在线管理和脱机保管

20、下列哪些不属于电子档案的信息保护问题 ( C )

A、系统升级带来的问题    

B、确保复制过程中的信息安全

C、存放时遇到的防水防尘问题

D、电脑病毒侵袭所产生的问题

21、下列哪些属于电子档案的物质保护 ( A )

A、归档载体作防写处理  

B、将电子文件连同运行其的软件一道保存

C、将电子文件转换成新格式 

D、对载体中的染毒电子文件进行杀毒

22、电子文件的著录标引工作应在何阶段完成 ( D )

A、电子文件的归档阶段    B、电子文件的鉴定阶段

C、电子文件的利用阶段    D、电子文件的形成阶段

23、技术文件、科研项目文件等,归档时机应为 ( A )

A、项目立项时    B、项目完成时 

C、文件利用阶段    D、文件形成时

24、以下关于电子文件的确认与采集说法正确的是 ( B )

A、划分文件与非文件界限时,应该考虑到该信息载体

B、纸质文件价值的判别标准同样适用于电子文件

C、电子文件归档之时,对其文件价值进行评估与确认

D、电子文件的确认与采集是文件归档完成的标志

25、归档电子文件保管环境的温湿度选定范围是 ( C )

A10-20/30-45 B25-30/50-65

C17-20/35-45D5-15/35-45

26、下列关于电子文档利用工作原则不正确说法是 ( B )

A、采用适当的控制技术   

B、不必限制利用方式,满足利用者要求  

C、文件和档案工作人员应树立效益观念 

D、最大限度地实现电子文件信息的多元价值

27、将文字、图形、图像、影像声音等各种信息形式加以有机组合形成的文件称为 ( B )

A、混合文件       B、多媒体文件  

C、超文本文件     DCAD文件

28、不兼容的计算机和应用软件生成的文件在交换使用时会遇到很大困难,这说明电子文件具有 ( D )

A、信息在载体之间的可转移性    B、信息的非人工识读性  

C、信息的易变性                D、系统的依赖性

29、对于以信息内容的保留作为首要目标的文件来说,( B )是最佳的可存取方案。

A、迁移  B、载体转换保护  C、仿真  D、脱机保存

30、下列哪些符合《电子文件归档与电子档案管理办法》规定。( D )

A、电子档案管理由电子文件形成部门负责,档案部门提供协助和支持   

B、档案部门负责电子文件的积累、保管和整理工作

C、对于电子文件的管理,档案部门要进行指导和监督

D、电子文件的管理由档案部门负责,电子文件形成部门要提供协助和支持

三、多项选择

1、以下哪几项属于电子文件的技术鉴定。( ADE )

A.对文件的迁移进行记录      B.鉴定期满文件

C.制定电子文件保管期限表    D.检查文件要素构成

E.检测是否携带病毒

2电子文件利用的新特点有(ACDE

A.共享性   B.完整   C.复用性    D.交互   E.开放性

3、电子文件的特点包括(ABCD

A.信息的非人工识读性     B.信息存储的高密度性

C.多种信息媒体的集成性   D.信息的可操作性

E.信息的真实性

4电子文件的整理,应注意的问题有(ABE

A.应按内容、保管期限、密级等因素相对集中

B.应按《档案著录规则》进行著录,并制成机读目录

C.电子文件必须采用双套制备份制度

D.电子文件形成之初就应对其文件价值进行评估与确认

E.整理的成果应以电子表格、文件标识等形式表达与固定下来

5、电子文件利用工作中的障碍主要存在于哪些方面(ABCDE

A.社会环境   B.法律、法规   C.信息技术  D.标准 

 E.观念

6下列哪些属于电子档案的物质保护(BDE

A.采用一定的独立于任何计算机系统的统一格式存储文件

B.磁性载体上的电子档案,每四年转存一次

C.坚持为命令文件以外的其他电子文件制作备份

D.保持计算机及其相关设备的良好状态

E.载体应直立存放,做到防尘、防变形

7针对电子文件的特殊属性制定的归档要求有(ABE

A.拷贝至耐久性载体上,至少2,一套封存保管,一套供查阅利用

B.一般禁止使用软盘作为归档电子文件长期保存的载体

C.采集电子文档利用过程中的各种数据并进行量化分析

D.电子文件应不断地转换成当前通用的新文件格式

E.存储电子文件的载体和包装盒上应贴有标签

8按计算机处理技术划分,电子文件检索可以划分为 ACDE

A.布尔检索  B. 卡片检索 C.加权检索

D.超文本检索  E. 截词检索

9、下列哪些方面属于电子文件鉴定工作的内容(ABCDE

A.电子文件的鉴别工作     B.电子文件的内容鉴定     C.电子文件的技术状况鉴定   D.电子文件的处置         E.对电子文件鉴定过程的记录

10下列哪些属于电子文件管理原则(ABDE

A.全程管理原则     B.前端控制原则     C.特色性原则    D.真实性原则   E.完整性原则

11、电子文件生命周期的三个阶段是(ACD

A.设计阶段     B.操作阶段    C.形成阶段    

D.维护阶段     E.利用阶段

12、接收电子档案进馆的方法有(BCDE

A.以纸质打印件进馆     B.以脱机载体形式进馆          C.双套制方式进馆     D.通过网络传输进馆        E.通过逻辑归档方式进馆

13、物理归档的方式包括  ( ABCE )

A.介质归档     B.在线式归档    C.卸载式归档          D.逻辑归档   E.网络归档

14、电子文件的处置工作包括  ( CD )

A.病毒检测   B.鉴别   C.脱机保存    D.迁移           E.介质状况检测

四、简答题

1、简述电子公文的发文办理程序

答:电子公文的发文包括以下程序:(1)、电子公文生成。(2)、审核。(3)、修改。(4)、内、外部会签。(5)、核稿。(6)、签发。(7)、编号。  8)、分发。(9)、登记。

2、简述电子文件的处置 

答:电子文件的处置工作主要分为两大类:销毁和保存。其中,保存有可分为保存在文件系统中、脱机保存、缩微、迁移等。

电子文件的处置方式多样,组织机构可根据本单位实际情况明确处置职责,档案部门一般应总体负责,一些具体工作可由文件形成部门或第三方执行。不管职责分工如何,应有相应的监控措施。

3、简述电子文件的特点

答:电子文件包括以下几种特点:(1.信息的非人工识读性。人无法直接识读和理解经过复杂编码的电子文件,只有通过计算机程序解码还原为人类器官可识别的文字、图像等,人工才能予以识读。(2.系统的依赖性。电子文件的管理必须依赖于计算机系统,包括以硬件系统、操作软件系统和其它软件。(3.信息与特定载体之间的可分离性。电子文件的信息摆脱了对载体的专一性的依赖,实现脱离原载体的运动。在同一载体中,信息可按某种逻辑关系进行自由组合。(4.信息的易变性。电子文件在形成过程中或作其他处理时,信息内容更改容易。(5.信息存储的高密度性。存储密度大大高于以往各信息存储介质,并高速发展。(6.多种信息媒体的集成性。应用多媒体技术,使电子文件组合了各种形式的信息,使表现功能和输出功能实现了巨大飞跃。(7.信息的可操作性。电子文件的数字信息是动态、可变、积极的信息,经过相应操作,十分容易使电子文件处于操作着希望的状态之中。

4、简述在数字环境下,电子文件编研具有的新特征

答:1.编研工作效率大为提高。(2.编研成品内容更为丰富。(3.编研成品的形式更为多样化。(4.编研成品的传播更为方便快捷。(5.编研人员的组成更为复杂。(6.知识产权的保护更为重要。

5、简述电子文件保管的难点

答:在数字环境下,电子文件保管难度增大,主要体现在五个方面:

1)电子文件保管和日常维护的难度增大。(2)电子文件管理成本增加。(3)真实性、完整性、系统性和有效性的维护。(4)电子文件的共享性给管理带来障碍。(5)电子文件原始性确认难度较大。

五、论述题

1、试述如何做好电子文件的归档工作。

答:电子文件的归档是指将具有保存价值和利用价值的电子文件有形成部门向档案部门移交的过程,标志着电子文件管理责任有文件生成部门向档案部门的正式移交。要想做好这项工作,必须从以下五个方面考虑:

1)电子文件的归档范围。确定电子文件的归档范围时,应参照执行国家档案局关于《机关文件材料归档和不归档的范围》的规定和其他有关科技文件、专门文件归档范围的规定,并结合电子文件的特点,将反映机构主要活动、具有查考利用价值的电子文件及其支持软件都列入归档范围。

2)电子文件的归档方式。电子文件的归档方式有两种:逻辑归档和物理归档。要正确选择归档方式,处理好两种归档那个方式的关系,做到既充分实现逻辑归档的优势,又要适时做好电子文件的物理归档。

3)电子文件的归档时间。电子文件的归档时间分实时归档和定期归档两种。一般来讲,逻辑归档尽可能实时进行,以免发生失控;网络归档中的网络归档即可实时进行,又可与介质归档一样,借鉴纸质文件归档的经验并遵照有关规定定期完成。双套归档的电子文件和纸质文件,归档时间应统一。在实际工作中,无论采取逻辑归档或物理归档的方式,都必须做到电子文件提前归档、实时归档,这在设计单位表现得尤为明显。

4)电子文件的归档要求。①电子文件归档工作的要求。档案部门对于电子文件管理工作的介入要向前延伸,从文件生命周期的“前端”就开始控制文件的归档活动;对于电子文件归档工作的前提准备不仅表现在系统设计方面,还表现在具体的业务活动中,主要是形成新类型电子文件的业务活动;电子文件归档中质量检查与技术鉴定工作要同步进行,归档前的技术鉴定工作,由电子文件形成部门负责;必须对归档前的电子文件进行质量检查,符合要求方能归档;除了检测技术状况外,还包括检查支持软件、配套纸质文件、电子文件登记表等相关材料是否齐全。②归档电子文件的质量要求。归档电子文件应齐全完整、真实有效、格式规范、一式两套并经过一定的整理和编辑。

5)电子文件的归档手续。电子文件归档要做到双方有据可依、有案可查。认真履行归档移交手续,并根据不同的归档方式做好归档移交。

 

 

 

 

 

 

    编:刘智勇

副 主 编:徐宪萍  李太有

责任编辑:李武锐  郭 媚  刘红兵陈 闻

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