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档案抢救与修复相关规范  第2部分:纸质档案保存状况的调查方法
来源:中华人民共和国国家档案局  更新时间:2017-4-21

档案抢救与修复相关规范 

第2部分:纸质档案保存状况的调查方法

 

1范围

   本部分规定了纸质档案的保存状况的调查方法。

   本部分适用于我国境内的各级各类国家综合档案馆、国家专门档案馆、部门档案馆、企业档案馆、文化事业单位档案馆、科技事业单位档案馆、高等院校档案馆、宗教单位藏经等。

   本部分适用于纸质档案。

 

2规范性引用文件

下列文件对于本部分的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本部分。

DA/T1—2000    档案工作基本术语

DA/T 11-1994    文件用纸耐久性测试法

DA/T 16-1995    档案字迹材料耐久性测试法

 

3术语和定义

DA/T1—2000、DA/T 11-1994、DA/T 16-1995及下列术语和定义适用于本部分。

3.1 修复  Restoring

指对破损或老化档案采取修裱、去污、加固、字迹恢复、数字化修复等工作,使其尽可能恢复原貌,呈现信息

3.2 档案保管情况调查   Survey for archives

全面了解档案保存现状、保存环境等相关信息的工作。

3.3 抽样调查  Sampling survey  for archives

抽取馆藏档案总体的一部分(即样品)进行调查和统计,从而分析并推断馆藏总体情况。

3.4 纸张酸化  Acidification

档案纸张酸性增加,pH值降低的现象和过程。

3.5 老化  Aging

档案制成材料在保存和利用过程中,性能逐渐降低的现象[1]

3.6 霉变  Mildew

霉菌作用于档案制成材料导致其理化性质下降的现象。

3.7  虫蛀  Moth-eaten

档案害虫蛀食、污染档案制成材料而造成的损坏。

3.8  撕裂  Tears

由于人为或者其他原因导致档案载体呈裂损状。

3.9  污染  Blotch

由于各种原因在档案制成材料上留下污斑或污迹的现象,包括水渍、油斑、墨斑、金属锈斑、蜡斑等。

3.10  残缺  Deformities

由于各种原因导致档案制成材料或信息缺失不全。

3.11  纸张粘连  Conglutination

由于潮湿、灰尘、霉菌、长期挤压等原因而造成档案纸张的粘结现象。

3.12 字迹洇化 Ink spreading

字迹遇水后,色素向四周扩散的现象。

3.13 字迹扩散Ink Diffusing

油溶性的字迹因油的流动导致档案字迹材料向四周漫延,使字迹模糊而影响识读的现象。

3.14 字迹褪色 Ink fading

各种原因引起的档案字迹色素减退而逐渐模糊,严重者无法识读的现象。

3.15 修裱Mounting

    使用粘合剂把选定的纸张修补或托裱在已破损的档案上,以恢复或增加其强度和耐久性的技术。包括修补和托裱等技术。

3.16 糟朽  rottening

纸张强度逐渐严重下降,成为片渣状。

3.17字迹酸蚀 Ink rottening

酸性字迹材料腐蚀纸张的现象。

 

4调查的主要内容

4.1 档案实体保存现状的调查

对档案个体的调查的主要目是对档案载体和字迹保存现状、损坏程度、老化状况、形成时间、记录形式、装订形式等相关问题进行全面调查,主要内容包括(见表1):

——档案形成时间;

——档案来源;

——档案纸张种类;

——档案字迹材料种类;

——纸张酸化情况;

——档案霉变情况;

——档案虫蛀情况;

——档案老化情况;

——档案污染情况;

——纸张撕裂情况;

——档案残缺情况;

——纸张糟朽;

——纸张粘连情况;

——纸张皱褶情况;

——档案字迹洇化或扩散现象;

——档案字迹褪色或酸蚀现象;

—档案字迹磨损(包括纸页中间和边缘)

——不规范折叠,如字迹处折叠;

——档案记录形式;

——档案不规范修复。

 

4.2档案保存环境条件的调查

档案保存环境状况的调查主要内容(见表2):

——档案馆的库房朝向和库房建筑情况;

——档案馆使用的档案装具;

——档案馆的消防和安防情况;

——档案库房的温度、湿度达标情况;

——档案库房防光措施;

——档案库房空气净化措施;

——档案库防有害生物措施。

4.3档案抢救大事记

历史上曾经发生的突发事件、重大安全事件,如虫害、发霉、水浸、火灾等;历史上曾经采取的抢救修复措施(见表3)。

 

5 档案调查方法

5.1 普查

对档案馆全部馆藏或者部分馆藏档案的保存状况进行普遍的、逐卷(件)的、逐页的调查。本方法适用于馆藏档案数量较少的档案馆。

5.2 抽样调查

档案馆根据自身情况进行分类,如按档案形成时间,按保管库房,按所属全宗,在分类的基础上可进一步开展随机或等距抽样,由抽样数据统计结果反映全馆馆藏档案的保存状况。一般情况,依据馆藏量来确定抽取的样本量。馆藏与抽取样本量的关系见表4。

5.3 重点调查

在馆藏中选择一部分重点档案进行调查,通过统计数据了解总体馆藏档案的保存情况。

5.4 调查规划的制定

调查中,档案馆可根据自身馆藏的数量、调查选用的方法。依据调查档案的损坏和珍贵程度、调查经费、参加调查的人员等方面,确定具体的抽样量。

调查结束后按数理统计方案进行数据统计分析。

馆藏量大的单位,可制定调查规划,分段调查,如按年代或库房或全宗,分若干年进行调查。

 

 

 

 

 

                    表1  档案保存现状调查表     填表时间    年   月   日

档号


全宗名称



临时号


卷内文件

起止时间

年 月 至   年  月

卷内文件张页数



案卷外

观状况

是否成为档案砖

卷皮是否破损或变形

装帧是否损坏

卷皮是否酸化

是否严重污染








 

 

 

 

 

 

 

卷内纸张情况

 

 

 

纸张页码

 

 

 

纸张情况

纸张种类

纸张酸化

霉变

虫蛀

老化

 

污染(水渍、油斑、墨斑、金属锈斑、蜡斑)

撕裂

残缺

糟朽

纸张粘连

皱褶

不规范修复

不规范折叠

其他


手工纸

机制纸

发黄

 

发脆


















 

第  页


 

字迹情况

字迹材料种类

字迹洇化或扩散

字迹褪色或酸蚀

字迹磨损

记录形式

其他


洇化

扩散

褪色

酸蚀

普遍

边缘








































抽样调查人:                审核人:                汇总人:

 

 

 

 

 

 

表2  档案保存条件调查表

 


保管

条件

 

 

 

库房

库房

建筑

情况

库房温

度达标

库房湿

达标

 

化措施

防有

害生

消防和安防

地上库

 

 

地下库

密集架

 

五节柜

其他

防霉

消毒

防虫措施

报警装置

监控

设备

门禁系统

消防设备
























































 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

表3档案保护大事记


突发事件

安全事故

抢救修复历史

其他


火灾

水灾

地震

泥石流

其他

丢失

损坏

修裱

缩微

数字化


时间












 受损程度












范围












 

表1-3的填表说明:以上各项调查内容如有发生或存在,请打“√”,没有则不填。

 

 

 

 

 

                     表4  档案调查样本量的抽取比例

馆藏量(卷、件)

<100

100-1000

1001-5000

5001-9999

1万—10万

10万以上

抽取样本量

50%

20%—50%

10%—30%

5%-10%

1%—5%

1%以下

 



[1] 《中国大百科全书》,中国大百科全书出版社。


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