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【科技档案管理】科技文件鉴别的具体内容与方法
更新时间:2018/12/7

【科技档案管理】科技文件鉴别的具体内容与方法

一、    完整性——归档的科技文件应能全面反映该项科技活动的全部内容和过程,必须有原始依据性、过程性和结论成果性文件。
  二、    准确性——归档科技文件应达到两个“一致”:科技文件应同所记载和反映的科技对象或科技过程一致;同一个项目的科技文件在内容上应该协调一致(如底图和蓝图一致,成果报告和实验记录或阶段小结衔接一致等)。
  三、    文件属性——判断文件的性质归属,正确区分科技文件、文书文件、科技资料和科技档案。
(一)科技文件与文书文件的区分原则与方法
1、内容原则 根据档案记载和反映的内容不同区分。应注意:
1)    不能以“科技内容”作为区分标准。同一活动中形成的文件相互之间有密切联系,是不可分割的整体,应统一处理。在科技活动中形成的文件即使不具有科技内容,也属于科技文件;而在非科技活动中形成的文件,即使具有科技内容,也不属于科技文件。
2)    不能以“文件名称”作为区分标准。文件名称是文件内容的高度概括,由于存在着技术性标题非技术性内容和非技术性标题技术性内容的情况,因此必须坚持内容原则,根据文件内容做出判断。
3)    不能简单地以“文书处理运转程序”和“文书形式”作为区分标准。科技活动中形成的文件,有些经过文书处理运转程序,具有文书形式,但属于科技文件。
2、整体原则 遵循不同门类档案的形成规律,不能把互有联系的文件硬性分开。区分时应注意:
正文与附件。来文与复文紧密联系是文书档案的特点之一。但当正文是文书性质的信函,而科技文件以附件形式出现时,由于行文的主旨内容在附件中,应将信函与附件作为一个整体,以主旨内容的性质为依据,整体判为科技文件。
在科技活动的特定项目中形成的文书形式的文件。如项目的审查、批复文件,合同或协议等,其形式不同于科技文件,内容上也没涉及到科学技术内容,但与整个科技项目有密切的联系,是科技项目得以开展的依据。因此必须坚持整体原则,将其作为此项目全部文件的有机组成部分,划为科技文件。
3、职能原则 根据职能活动性质的不同将本部门划分为技术性部门和非技术性部门,作倾向性判断。
区分科技文件与文书文件时,三个原则必须按照上述顺序依次使用,倾向性原则不得首先使用,必须在运用前二个原则后仍难于区分时才应用。
(二)科技文件与科技资料的区分方法和注意事项
1、    判断材料与本部门的关系。如果是本部门科技活动的直接记录,则为本部门科技文件,否则为科技资料。
2、    判断材料在本部门发挥的作用。本部门的科技文件在本部门中能够发挥历史查考作用和现实依据作用。科技资料一般是外来的,是为科技工作参考而收集、交流和购买的,只能发挥现实的参考作用。
1、    科技文件与科技资料在管理方式上可相互借鉴,也可实行一体化管理。
2、    科技文件与科技资料在一定条件下可相互转化。在科技活动或参考科技资料的过程中,如科技资料中部分或全部信息内容都符合该项科技活动所需,即可转化为本单位的现行科技文件或科技档案。
(三)科技文件转化为科技档案的条件
1、    科技档案是科技活动中直接形成的、具有保存价值的非现行科技文件转化而来的。科技文件真实的反映了科技活动的全过程,是科技档案的前身。
2、    科技档案是一组经过系统整理、具有有机联系的科技文件的集合体,而不是单份文件的简单组合。
3、    科技档案必须是经过整理立卷、移交归档的科技文件。因特殊情况实时归档而保存在档案部门的科技文件,仍属于现行科技文件。


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